Hoe verandering aanpakken? De essentie in 3 principes op 1 A4tje. De belangrijkste ontwikkelingen, met voorbeelden en tips. Geselecteerd uit onze kennisbank.

‘Werken’, ‘veranderen’, ‘managen’ en ‘organiseren’ raken vervlochten in een proces van continue resultaatverbetering.

Hoe veranderen? Drie principes

1. Houd of breng de verantwoordelijkheid voor verandering in de lijn.
   
   Laat de lijnorganisatie, tot en met de professionals in de uitvoering, de verantwoordelijkheid voor de verandering oppakken. Dat begint met de vraag 'Wie zijn er verantwoordelijk!' Welke bestuurders of managers zijn dat en wat doen ze om verandering te realiseren? Wat is de verantwoordelijkheid van de professionals in de uitvoering en van het operationeel management. Hol de verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie niet uit door een projectorganisatie. 

2. Volg het motto “Beleid omlaag, acties omhoog”.
   

   Voorkom mooie woorden op papier, maar ga over tot actie. Geef zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid de ruimte om met acties te komen binnen de kaders van het beleid. Bijvoorbeeld, werk als team aan acties ter verbetering van je prestaties voor klant of doelgroep. 'Wat kan of moet beter en hoe gaat ons team dat doen?'  

3. Focus op het primaire proces.
   

   Maak het proces van waardecreatie voor klant of doelgroep leidend bij verandering. Blijf de focus verduidelijken in de communicatie of u het nu missie, visie, strategie of beleid noemt. Houd de focus gericht op het verbeteren van prestaties en bedrijfsresultaat. “Begin bij het eind!” Waar gaat het om? Scoren bij klanten, snellere orderafhandeling, vlottere doorloop, minder uitval. Duurzamer werken. Integriteit versterken, sneller en beter innoveren?
   Goede ervaringen heb ik opgedaan met de focus op klantgerichtheid. Elk team komt  met concrete acties om te 'Scoren bij klanten'. Ook als het de interne klant betreft. Iedereen die leiding geeft pakt deze verantwoordelijkheid met zijn/haar team op. Meer hierover in: Zelforganisatie en zelfsturende teams. 

Met punt 1 'Houd of breng de verantwoordelijkheid voor verandering in de lijn' verandert ook de rol van consultants. Te vaak komen adviseurs met nader onderzoek, analyses en rapportages. Ze tonen zich ook bereid de aanbevelingen te implementeren door bijvoorbeeld deel te nemen in project- en stuurgroepen. Geleidelijk aan nemen ze steeds meer de verantwoordelijkheid voor de verandering over. Als ze vroeg of laat opstappen zakt het project in elkaar. Foute boel maar het gebeurt op grote schaal!

Kan het anders? De vragen waar het omgaat zijn volgens mij: 'Wie zijn verantwoordelijk voor de verandering?' en 'Wat doen de verantwoordelijken er zelf aan?'  Zie: Goed verandermanagement nog ver te zoeken: Voetangels en vuistregels.

Verandermanagement verandert

Ondertussen spoelt er een stroom van publicaties, events en seminars over ons heen. De productie van boeken over verandermanagement neemt elk jaar nog toe. Helpt dit of demonstreert dit onze onmacht en het naderend einde van deze discipline? 

Verdwijnt verandermanagement als aparte discipline?

Principes als ‘Meer zelforganisatie’, ‘Focus op verbetering van het primaire proces tot en met de klant’ en ‘Stuur op verantwoordelijkheid’ worden steeds vaker in organisaties als leidende organisatieprincipes gehanteerd. Het initiatief en de verantwoordelijkheid voor verandering liggen niet meer exclusief bij de top. Het reguliere werk wordt een zaak van continue verbetering. Scrum-Agile is daar een voorloper van. 

‘Werken’, ‘veranderen’, ‘managen’ en ‘organiseren’ raken vervlochten in een proces van continue resultaatverbetering.

Organisaties als beta-versies, voortdurend in een fase van leren en verbeteren. Geen gedoe over acceptatie of draagkracht. Het is niets anders dan je werk.

Zie de voorbeelden in: Sturen op verantwoordelijkheid.

De balans tussen sturing en zelforganisatie verandert in de dagelijkse praktijk. Het top down sturen en controleren verschuift naar het creëren van condities zodat onderdelen en teams zelf de verantwoordelijkheid oppakken om het gewenste resultaat te bereiken. Ook het horizontale proces naar de klant verandert met vuistregels als: 'Meer kracht door samenwerking. Met een eilandjes-cultuur redden we het niet'. Zie de 'next in line' als klant.' Er ontstaat aldus een ander interactie patroon. Zie ook Organisatieontwerp in 1A4tje

De context

Aandacht voor de context, systeemdwang of interactie patroon is belangrijk. Een beter begrip van 'weerstand' is het resultaat. Het wijst ook de weg naar een trefzekere aanpak. Het meest voorkomende interactie patroon is hoog versus laag. Dit kan elke verandering blokkeren. Wat ook niet helpt is het gedoe met managementmodellen. Al in 1992 constateerden Schaffer en Thomson dat tal van activiteiten en programma's wel veel kosten en inspanningen met zich mee brengen maar ondertussen wacht de klant. Een merkbare verbetering van de prestaties ontbreekt. De activiteiten hebben hooguit de functie van een rituele regen-dans. Zie Successful Change Programs begin with results 
(Schaffer, Thomson, HBR, 1992) 
Zie ook:  https://www.managementsite.nl/management-modellen-in-1-a4tje
HRM met Opleiding & Training doet het niet veel beter. O&T budgetten worden verspild aan modieuze onderwerpen. De koppeling met klant en bedrijfsresultaat is ver te zoeken. Zie 'The Great Training Robbery’ over het falen van Learning & Development, (L&D) en Draagt HRM met O&T bij aan prestatie-verbetering?

Ontluisterend, nietwaar. Geen wonder dat de advies- en trainingsbranche deze informatie al jaren lang negeert.

 Wellicht nog belangrijker zijn de constructieve patronen. Je zal wel gek zijn om die te negeren. De basis van zo'n patroon is  doorgaans een organisatie-ontwerp dat de autonomie en resultaat-verantwoordelijkheid van teams veel ruimte verschaft. 

Een overzicht  verschaft: Hoe omgaan met systeemdwang, interactie patronen en ongeschreven regels 

Auteur: Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredactie ManagemenSite.

_{Noot: Het bovenstaande is gebaseerd op de kennisbank-pagina Verandermanagement. Dit A4tje past in onze serie over de essentie van belangrijke onderwerpen.}