Heeft u al eens regels opgesteld omdat u er met uw huisgenoot niet uit kwam in het huishouden? Heeft u wel eens afspraken op papier gezet waar u vervolgens nooit meer naar omgekeken heeft? Heeft u in uw dagelijks leven wel eens omslachtige oplossingen bedacht die bij u zelf (administratie)druk veroorzaakten?

Ik wel. Zo heb ik tijdens mijn promotieonderzoek een literatuur (database) opgezet. Achteraf begrijp ik niet waarom ik dat heb gedaan en hoe het mij geholpen heeft. Het heeft me in ieder geval veel tijd gekost.

Bureaucratie: Blame the other

Ik merk als organisatie adviseur dat er in organisaties vaak geklaagd wordt over de grote mate van bureaucratie. De overheid krijgt de schuld. Zij zou administratiedruk veroorzaken. Als je dan voorlegt dat je als organisatie tot op zekere hoogte kunt kiezen om volgzaam te zijn of op je eigen manier volgend, komt er een hoop ‘gemor.’

Mijn stelling is: Door de oorzaak van bureaucratie vooral buiten onszelf te leggen, verandert er weinig aan de bureaucratie in organisaties en is het onmogelijk om te versimpelen en te vereenvoudigen. Ja, je kunt wel tijdelijk ‘dood hout wegsnijden’, maar het komt gewoon weer keihard terug.

Hoe veroorzaken we zelf bureaucratie?

We veroorzaken zelf bureaucratie doordat we oplossingen voor problemen zoeken die of geen oplossing zijn of omslachtig/duur zijn of nieuwe problemen veroorzaken. Een programmamanager aanstellen, omdat projectleiders geen samenhang tussen hun projecten kunnen aanbrengen. Of op jaarbasis 2 ton uitgeven aan het kopen en wassen van vesten voor verpleegkundigen die het in de nacht te koud hebben.

Het eerste probleem had ook opgelost kunnen worden door projectleiders te vragen om steeds de samenhang met andere projecten op te zoeken en daarover verslag uit te brengen. Het laatste probleem had ook opgelost kunnen worden door een definitieve klimaatverbetering of het aandoen van een thermoshirt onder het schort van verpleegkundigen.

Een belemmerende overtuiging

In veel organisaties is het wenselijk dat medewerkers snel met oplossingen komen en concreet zijn. Een bekende ‘oneliner’ van managers is: “ik wil dat mijn mensen met oplossingen komen en niet met problemen.” Ik zou liever de volgende oneliner horen: “Ik verwacht van mijn mensen een goede analyse van een probleem in plaats van een ondoordachte oplossing.”

Samengevat

Als individu zijn wij een belangrijke sleutel in het ontstaan en doorbreken van bureaucratie. We hebben meer te kiezen (gaan we mee of niet) dan dat we vaak denken. We bedenken vaak oplossingen die geen oplossing zijn en we hebben overtuigingen die veroorzaken dat we geen tijd nemen voor een goede analyse. We veroorzaken zelf onnodig papierwerk, regels, procedures en protocollen.

Kijk de komende dagen eens vanuit de bril: ‘Ik als veroorzaker van bureaucratie.’ Ik ben benieuwd naar uw ervaringen.

Dr. Marieke Wilke is partner bij 0-24 Research & Organization Development en gepromoveerd op samenwerkingsvraagstukken in organisaties