Managen: Praktische verandertips

Dit artikel gaat over het nét iets anders willen doen. Over het toepassen van eenvoudige innovaties in de praktijk van alledag. Slimmer, efficiënter én leuker. Gericht op het zichtbaar verhogen van onze performance. Waarin talent optimaal vanuit kracht wordt ingezet. Opdat we met z’n allen dagelijks kunnen doen waar we voor zijn: het aanwijsbaar creëren van publieke waarde! 

Wie zich niet verwonderen kan, ziet nooit een wonder …

In de zomer van 2004 dacht ik dat ik na twintig jaar consultancy wel toe was aan een nieuw hoofdstuk in mijn eigen ontdekkingsreis. En zo maakte ik de overstap naar een directiefunctie bij Rijkswaterstaat. Want daar was toen wel wat aan de hand. Van de toenmalige CFO Ab Lambarts kregen we als directeuren bedrijfsvoering bij binnenkomst allemaal een compact verwonderboekje. In feite gewoon een leeg schrift voorzien van een indrukwekkende en uitnodigende kaft. ‘Dat moet je zelf gaan vullen’ zo zei hij ons met pretoogjes. ‘Blijf je verbazen over wat je allemaal tegenkomt in deze omvangrijke dierentuin. Want als je fris binnenkomt, dan ben je nog niet zo besmet met die rare gewoontes van ons. En voor je het weet speel je de hoofdrol in je eigen toneelstuk’ zo betoogde hij op zijn geheel eigen wijze. En dat advies heb ik met plezier opgevolgd. Want ik ben me in de afgelopen jaren blijven verwonderen over wat ik zoal ben tegengekomen. Verbazingen in de sfeer van ‘maar dat kan toch ook ...’. Oorspronkelijk denken, maar dan wél in verbinding met praktische oplossingen. Want het is toch algemeen bekend dat je blijven verwonderen een basisingrediënt is voor het veranderen van gedrag. En met alle respect voor het belang van structuren en systemen: weten toch allemaal dat een organisatie verandert pas als er sprake is van een échte gedragsverandering!

Een paar van die verwonderingen …

• Van die zelfvoldane leidinggevenden die zich als ware Napoleon-achtigen gedroegen en die hun eigen koninkrijk met verve bewaakte, zich niet realiserend dat ze toevallig onderdeel waren van een groter geheel. Gewoon voor zichzelf begonnen als het ware.
• Of van die verandertrajecten waar vier van de vijf collega’s gewoon niet participeren. Met de handen over elkaar gretig snakkend naar het moment waarop die veranderwind ook wel weer zou zijn overgewaaid. Net als al die anderen overigens. En best begrijpelijk overigens!
• Of van die cultuurveranderingprogramma’s die volledig buiten de staande organisatie werden georganiseerd. In de vorm van een separaat project. Als een amusant gezelschapsspel. En dat terwijl iedereen weet dat dit soort zaken alleen gaan werken als ze volledig zijn ingebed in het dagelijkse werk, daar waar het daadwerkelijk gebeurt.
• Of van al die kalkoenen die allemaal wilde meepraten over het kerstfeest. Waarbij ze van hun eigen management geen enkele vorm van sturing meekregen. En maar lekker vrijblijvend polderen …
• Of van die verkwisting van het beschikbare talent dat dagelijks rondloopt in onze organisaties. En dat gemiddeld maar voor minder dan de helft wordt gebruikt. Omdat we onze collega’s gewoon onvoldoende in hun eigen kracht zetten. Gewoon die dingen doen waarin ze excelleren en die ze dus ook leuk vinden.
• Of van al die controleurs met dat rode potlood achter het oor die mij bij de opzet van een nieuw organisatieonderdeel kwamen controleren. Of ik alle procedures wel netjes had gevolgd. Als een échte ambtenaar (met de nadruk op die laatste lettergreep). En allemaal in opdracht van de hoogste baas; zo wisten ze me met veel enthousiasme te vertellen. En maar vragen stellen om werkelijk alle risico’s te minimaliseren! Om zo een schijnzekerheid te creëren. Wat een poppenkast!
• Of van die …

Klinkt als KMT: Keep Muddling Through. Of in gewoon Hollands: doormodderen. Ook wel eens doorrommelen genoemd overigens.

In panklare brokjes …

Veel van die verwonderpunten heb ik sindsdien met enige regelmaat verpakt in toegankelijke columns. In behapbare stukjes met een kritische noot. Over hoe het ook nét iets anders kan. Slimmer, dynamischer en flambayanter. Niet over ‘ver’ en ‘anderen’, maar gewoon dichtbij én natuurlijk over jezelf. Over jou. Want daar begint het. En uiteraard ook toepasbaar in de dagelijkse operatie. Daar gaat het toch om. Of niet soms? En het aardige is: veel van die columns zijn gepubliceerd op managementsite.nl. En het leuke daarvan is dat daar dan ook weer op gereageerd wordt. Door kritische lezers. Die een mening hebben. Die soms ook pittig kan zijn. En zo ontstaan dan hele discussies! En juist die feedback, die scherpt je eigen gedachtes natuurlijk ook weer. Een slijpsteen voor de geest zoals een bekend dagblad dat noemt. En dat levert dan weer voer voor nieuwe stukjes, uiteraard geïnspireerd door wat je dagelijks allemaal om je heen ziet gebeuren. In de academie van alledag. Want daar gebeurt het toch allemaal. En daarom dat je die feedback ook moet positioneren als een beloning voor je inspanning!

Maar natuurlijk wél oplossingsgericht …

Want het moet wel gefocust zijn op oplossingen. En dus niet op problemen. Gericht op de vraag wat er moet gebeuren om mensen - en daarmee ook de organisatie - in beweging te krijgen. En ze de gewenste dingen te laten doen. Die bij ze passen. Met de gedachte dat als iets niet werkt, dat je het dan ook anders moet doen. Gericht op die dingen die bewezen succesvol zijn geweest: proven technologie. Geen gezweef dus. En geen gefreewheel of tekentafel gezwets. Met aardse vragen zoals ‘hoe ziet het beloofde land er dan uit’, ‘wat staat er dan als het af is’ en ‘wat gaan jij nu doen om morgen de eerste zichtbare successen te realiseren’. En het leuke is: deze positieve energie werkt als een hefboom in een veranderingsproces. Als een koevoet. Tenminste in die trajecten waar ik bij betrokken was! Domweg omdat het past bij mijn eigen veranderstijl.

En de rode draad is vierledig …

Van ‘ik’ naar ‘wij’

Allereerst mijn fascinatie voor samenwerking. Om samen het werk te verdelen. Gezamenlijk dus. Of zoals een oud Afrikaans spreekwoord luidt: ‘als je snel vooruit wilt komen, ga dan alleen; maar als je echt ver wilt komen, dan moet je wel samen gaan’. En dan heb ik het over samenwerking met allerlei verschillende typen van stakeholders. Dus niet alleen met je collega’s in eigen huis, maar ook met je gebruikers of toeleveranciers. Of met andere belanghebbenden uit je directe omgeving. Want ook met hen kun je een partnership relatie opbouwen. Ketengericht dus, waarbij onderlinge afhankelijkheden zijn ingebouwd. En in cocreatie  natuurlijk. Gericht op dat gemeenschappelijke. En niet alleen met die witte boorden, maar vooral ook met de collega’s van de vloer: want wie weet nou niet beter hoe het werkt als zij die er dagelijks met twee benen midden in staan? Waar het feitelijke werk wordt gedaan. Stap dus af van die klassieke topdown benadering en betrek de collega’s van de shopfloor. Kies dus voor een gezonde balans tussen sturing én zelforganisatie. In de sfeer van ‘de top zet de lijnen uit, de vloer wordt geënthousiasmeerd om met concrete verbetervoorstellen te komen binnen die uitgezette kaders’. Er is alleen één cruciale randvoorwaarde om dat voor elkaar te krijgen: je moet elkaar kunnen vertrouwen. Je moet elkaar versterken, ieder van uit eigen rol en kracht. Want dat is het mooie van het acteren in het publieke domein: daar kun je namelijk sturen op complementariteit! En dit in tegenstelling overigens tot de private sector: want daar moet je steeds je concurrenten de loef afsnijden, daar moet je strijden om de gunst van de klant.

Als je zorgt voor het belang in ieder mens, dan zorgt het doel voor zichzelf

In het verlengde van dat samenwerken is het mijn ervaring om - op die onderdelen waar dat ook kan - gebruik te maken van hét eeuwenoude en beproefde mechanisme: het markmechanisme. Door mee te liften op die flow. Met de wind in de rug. En gebruik te maken van drivers en energie. Dan is dat zodanig attractief, dat men het eigenaarschap wel van zelf zal overnemen. Door bijvoorbeeld vraaggestuurd te werken waarbij de invloed van de afnemer ook direct voelbaar en merkbaar is. Waarbij je inspeelt op hun latente behoeftes. En hen betrekt die direct belanghebbend zijn. Want alleen zo creëer je een ‘coalition of the willing’. En laat die relevante signalen dan ook doorklinken tot diep in de catacomben van de bureaucratie! Zonder overigens klantgezwicht te worden. Geen push maar pull dus! Realiseer je maar eens wat het effect is van de toepassing van bestaande of nieuwe technieken op ons dagelijkse werk. Het instellen van een 0800 nummer bijvoorbeeld om suggesties van je gebruikers op te halen. Niet alleen om feedback te krijgen, maar ook om daarmee je outercircle te vergroten. Of de inzet van sociale media om mobiliteit te bevorderen. Domweg door vraag naar en aanbod van talent gewoon transparant te maken. Via een website die voor iedereen toegankelijk is. En waarbij de meest gekwalificeerde kandidaat wint. Moet je eens kijken hoeveel dynamiek dat oplevert! Of de toepassingen van het veelbesproken nieuwe werken. Want als je stuurt op output - waarbij je mensen bevrijdt van die verstikkende arbeidsklok - , dan doe je ook een appèl op een ieders eigen passie.

Uitgaan van je eigen verantwoordelijkheid

En dat brengt me bij mijn derde boodschap: het sturen op je eigen kracht. Zelf initiatief nemen. Geen getut om je te verschuilen achter regels en procedures, of om anderen de schuld te geven, maar gewoon de verantwoordelijkheid nemen die bij jou past. En niemand om naar te wijzen als iets niet lukt. Want als je met één vinger naar een ander wijst, dan wijzen er nog altijd vier naar jezelf! Pak dus zelf je eigen regie. Domweg omdat jij er zelf ook in gelooft. Omdat je intuïtie je dat influistert. En dus geen afwachtende houding met die armen over elkaar wachten totdat die ander met iets komt. Kortom: take personal responsibility! Want als angst is wat ons stopt, dan is moed wat we dienen te ontwikkelen. Dus: hoeveel moed heb jij vandaag?

Overstijg je eigen ego

En zo kom ik automatisch het vierde en laatste punt: leiderschap. Het is immers bewezen dat de kwaliteit van management allesbepalend is. Mensen met lef en durf. Die moedig zijn, die stevig zijn, die authentiek zijn en die zichzelf ter discussie durven stellen. En die hun status niet ontlenen aan hun plaats in het organogram. Geen leider als held, maar meer een leider als gastheer. Die het algemeen belang op de eerste plaats zet. Dus die met respect samenwerkt met zijn of haar mensen. Maar die wel out-of-the-box wil en durft te denken. Die soms ook tegengas geeft. Die aanspreekt en aangesproken wil worden. Die stuurt op vertrouwen op creativiteit en inzet van anderen door zelf als eerste dat vertrouwen te geven. Mensen dus die ergens voor staan - domweg omdat ze daarin geloven - en dat ook met flair weten te presenteren en uit te dragen. En keer of keer overigens! En een doeltreffend leider geeft zijn mensen het vertrouwen dat hij hen goed leidt - een groot leider geeft zijn mensen vertrouwen in hun eigen kunnen.

En wat is dat anders dan?

1. Acteer ketengericht en focus op het gemeenschappelijke: wat ons allen bindt. En maak dat gezamenlijke doel dan ook concreet. Want als je écht ver wilt komen, dan moet je wél samen gaan.
2. Werk vraaggestuurd: geen push, maar pull. Creëer nieuwe dingen in cocreatie: maak gebruik van de drivers en de energie. Als je namelijk zorgt voor het belang in ieder mens, dan zorgt dat doel wel voor zichzelf.
3. Stuur op eigen kracht: ga uit van je verantwoordelijkheid, neem de regie. Domweg omdat jij er zelf in gelooft. En dat dus ook uitstraalt, keer op keer.
4. Toon leiderschap: heb het lef om out-of-the-box te denken, om jezelf ter discussie te stellen, om authentiek te zijn. En ontleen je status niet aan je plek in het organogram: overstijg je eigen ego!

Problemen zijn immers geen stopborden, maar wegwijzers …

Doe dus even een stapje terug uit je jachtige leven. Breng de wind die langs je oren suist even tot rust en ga aan de slag met deze verandertips. Smeed die behoudzuchtige en veranderingsgezinde stromingen tot een ideaal evenwicht. En begin er vandaag nog mee. Want het is een no-brainer dat we midden in een fundamentele verandering zitten. En je hoeft helemaal geen ander mens te worden om dingen anders aan te pakken!