Succesfactoren bij het verbeteren van de interne communicatie en samenwerking. De samenwerking in de organisatie met collega’s en bazen. De rol van missie,visie en kernwaarden. Wat te doen bij verloederde communicatie. De kwaliteit van de interne communicatie en concurrentiekracht: trends en tips. Leren reflecteren op samenwerken. Interne communicatie en de nieuwe media. De communicatiestrategie. Vaardigheden, checklists en instrumenten

Interne communicatie & samenwerking

Waar gaat het om?

Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie. Fricties tussen teams, geharrewar binnen teams, slechte communicatie in de lijn en slopende vetes tussen afdelingen drijven de transactiekosten in de onderlinge afhankelijk­heidsketens omhoog. Mens en organisatie zijn de klos.
Als mensen overstuur raken op het werk en er slecht van slapen dan komt dat bijna altijd door gelazer met collega’s of bazen.”

Hoe verbeteren?

In Communicatie en samenwerken vindt u interventies, oefeningen en werkvormen om de samenwerking vlot te trekken en te verbeteren. Vertrekpunt is de verbondenheid met beter werken. ‘Beter werken’ in de zin van minder fouten, sneller, effectiever, tevredener klanten, minder kosten. Schaarse middelen en toenemende concurrentie zijn hierbij vaak dwingende factoren. We moeten wel of we nu willen of niet.

De relatie met ‘beter werken’ zou vanzelfsprekend moeten zijn maar is het vaak niet. Men leert dan in sessies op de hei beter vergaderen, feedback geven en ontvangen en andere mooie zaken maar op het werk verandert er niets.

Een apart vraagstuk betreft de interculturele communicatie binnen organisaties. Zie daarvoor Cultuurverschillen hanteren en Diversiteit.

Communicatie vaardigheden en samenwerken

Veranderen onze manieren van samenwerken en communiceren?

Gedrag verandert: Wat vroeger correct en deftig was doet nu formeel en houterig aan; wat vroeger stevig en ferm optreden was, krijgt nu het etiket ‘macho’. Wat moeten we denken van de modegevoeligheid en de telkens weer ‘nieuwe’ ontwikkelingen en ‘doorbraken’? Coaching, team-ontwikkeling, transactionele analyse, ‘new age’-management, intuïtief management, neurolinguistic programming, one-minute management, authentieke zelfpresentatie: is dit allemaal belangrijk of misschien wel allemaal onzin? Laat u niet vangen door de waan van de dag. In Communicatie en Emotie vindt u de trends die er toe doen.

Persoonlijke effectiviteit en samenwerken verbeteren, hoe?

De weg naar effectieve communicatie en samenwerking start met een essentieel vertrekpunt: Neem de verantwoordelijkheid voor uw eigen gedrag! Fricties en meningsverschillen doen zich voor in elke relatie. Maar “blame the other” maakt een mens alleen maar onmachtiger en gefrustreerder.

Goede samenwerking met collega’s

Goed samenwerking en goede communicatie zijn twee kanten van de dezelfde munt. Enige reflectie op de samenwerking helpt. Het betreft competenties  als “Fatsoenlijke feedback kunnen geven, ophouden met defensieve reflexen, luisteren en er wat mee kunnen!” In talloze trainingen, workshops en hei-sessies worden mensen hierin bekwaamd maar dat betekent nog niet dat men op het werk hiermee aan de gang gaat.
Het lijkt zo simpel. Toch lukt het niet. Voor velen is het dus helemaal niet simpel. Men heeft geen zin in verwijten, kritiek en irritaties. Onmacht, angst, agressie en onzekerheid spelen op. In Waarom is elkaar aanspreken toch zo moeilijk? leest u talloze redenen waarom het elkaar aanspreken op gedrag er niet van komt. Meer over teamontwikkeling.

Botsende communicatiestijlen

Samenwerken is niet altijd gemakkelijk maar als de communicatiestijlen botsen wordt het echt lastig. Stress veroorzaakt vaak uitwijkgedrag. Dat uit zich bij iedere stijl anders. We onderscheiden vier stijlen. Directieven gaan drammen, expressieven gaan over tot persoonlijke aanvallen, coöperatieven zijn geneigd te sussen, beschouwers vermijden de confrontatie. Zo ontstaan er steeds meer misverstanden, onbegrip en irritaties. Hier vindt u een korte toelichting op de vier stijlen van communiceren.

Ken uzelf! Het helpt als u een realistisch beeld heeft van uw sterke en zwakke kanten. Weet u hoe de mensen om u heen uw gedrag ervaren? U hoeft het echt niet iedereen naar de zin te maken maar weet wel wat voor indruk u kennelijk maakt.

Persoonlijke communicatie: tips

Een scan van deze checklists brengt u altijd op een paar ideeën.

Beter samenwerken: hoe ontwikkelen we dat?

De kwaliteit van de samenwerking is nauw verbonden met de kwaliteit van de communicatie.  In toenemende mate zijn belangrijke succes-factoren. Het vermogen van de uitvoerenden om snel te reageren op onverwachte problemen, de inzet en initiatiefkracht om continu de resultaten te verbeteren, de betrokkenheid om klantgerichter te werken, de samenwerking binnen en tussen teams en afdelingen.  Al deze zaken zijn gebaat met goede onderlinge relaties en vlotte communicatie zowel verticaal als horizontaal. Vandaar de volgende vier trends.

Vier trends en tips

1. Elkaar aanspreken op gedrag

Elkaar aanspreken op missers moet kunnen maar gebeurt het ook?

2. Blokkerende interactiepatronen doorbreken

Als tijdens het werk blijkt dat bepaalde interactiepatronen belemmerend werken moet men dit aanpakken.

3. Anders organiseren

Het organisatieontwerp en de manier van managen verschaffen condities voor beter communiceren en een vitaal relatie-netwerk gekenmerkt door betrokkenheid en resultaatgerichtheid. De kern is dat we een manier vinden om goede sturing te combineren met meer zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid. Meer informatie hierover in Organisatieontwerp en in Sturen op Verantwoordelijkheid.

4. Gedrag en houding ontwikkelen

Het spreekt niet vanzelf dat alle echelons deze drie trends oppakken. Een stimulerende rol vanuit de top is doorgaans een voorwaarde.  Maar zelfs dan….. Op de werkplek zien we vaak dat bestaande interactiepatronen de voortgang naar ‘beter werken’ belemmeren.  ‘On the job’ is de plek om dit dan aan te pakken; soms met enige assistentie. Waarom ‘on the job’? Omdat we anders van alles leren maar op het werk verandert er niets. Belangrijk om daar vanaf het begin duidelijkheid over te scheppen! Wat is de zin van feedback en elkaar aanspreken op gedrag als de klant er niets van merkt? Betere communicatie en feedback zijn middelen geen doelen!

Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren!

In de VS is al sprake van The great training robbery. Dat willen we in NL niet.  Zie ook de informatie over Continue resultaatverbetering.

Hoe samenwerking verbeteren? Samengevat in 4 regels

  1. Elkaar aanspreken op gedrag
    Schrap de beoordelingsgesprekken en vergeet de feedbackregels!
  2. Blokkerende interactiepatronen doorbreken
    Bespreek het patroon, niet het individu.
  3. Anders organiseren
    Faciliteer zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid.
  4. Gedrag en houding ontwikkelen
    Train/coach in beter presteren ‘on the job’, niet in beter samenwerken.

Wat te doen bij verloederde communicatie?

Veel van de bovenstaande inzichten en interventies gaan uit van situaties waarin mensen aanspreekbaar zijn op hun manier van communiceren. Wat als dat niet het geval is? Als er sprake is van verloederde communicatie: een houding van wantrouwen, cynisme en rancune; en gedrag van vermijden of openlijk geruzie, verwijten en intimidatie. We praten dan eerder over conflicthantering dan over verbetering van de communicatie.
In zo’n organisatie krijg je al snel met vijandigheid, woede en agressie te maken.

In Verwaarloosde organisaties (3) wordt een herstelstrategie beschreven. Hoe kunt u voorkomen dat destructieve krachten in teams de overhand krijgen? Frappante inzichten en goede voorbeelden!

In Cynisme en organisatierot gaat het over een verstarde organisatie. Cynisme regeert. Men is murw. De communicatie loopt vast in wantrouwen en verwijt. Hoe komt men hieruit?

De interne communicatie strategie

Interne communicatie is voortdurend van belang. Niet alleen als eenrichtings-verkeer, maar ook als wisselwerking: horizontaal tussen de onderdelen van de organisatie tot en met de klanten. Organiseer en faciliteer de wisselwerking, interactie en dialoog met en tussen de verschillende niveaus. Een actieve rol van het leiderschap is een voorwaarde. Zodra de uitvoerende professionals het idee hebben dat de leiding niet weet wat er speelt op de werkvloer is het foute boel. Nogmaals:

“Het ligt aan de communicatie!”  Tja…  “Het ligt aan de relatie!” is vaak de realiteit. Kijk ook naar ‘de relatie’ als je de communicatie wilt verbeteren.

Interne communicatie en de nieuwe media

Via de nieuwe media weten collega’s elkaar gemakkelijk te vinden. Steeds meer contacten worden onderhouden met steeds korter wordende berichten, in steeds minder tijd, vanaf smartphones.

De democratisering van de interne communicatie

Intranet, Wiki’s, groepsblogs, e-learining, communities of practice en social bookmarking brengen een brede democratisering van het mediagebruik in organisaties met zich mee. Ook het doel waarmee die media worden aangewend verandert.  De – vaak informele – interne communicatieprocessen in de context van de samenwerking laten zich niet meer voegen in strakke communicatie-keurslijven.
Is daarmee de rol van de communicatieadviseur uitgespeeld? Nee, maar die rol wordt wel anders, omdat het zwaartepunt bij de digitale interne communicatie ligt op het beter communiceren over  het werk op de werkvloer . De communicatiedeskundige krijgt daarbij de taak het interactieproces ruimte te geven en te faciliteren door de goede tools in te zetten. Daarbij draait het dus om het interactieproces en niet meer om boodschappen vanuit de top of vanuit staforganen.

Digitale tools voor interne communicatie en samenwerking

Bij micro-blogs als Yammer (een service die op Twitter lijkt waarbij je korte berichtjes kunt sturen) ligt het accent op de interne social network functie. Tegelijk kan het ook dienen als aanvulling op intra-net, biedt het ruimte voor social bookmarking en is de voortgang in projectgroepen ermee te onderhouden.

In de dagelijkse praktijk wordt er vaak onbekommerd gewerkt met wat men voorhanden heeft. WhatsApp kan dan al voldoende zijn; of Yammer‘Connect with your coworkers’ – speciaal gericht op het interne netwerk van relaties.Als de onderlinge communicatie er maar door wordt gefaciliteerd of het nu het dagelijkse werk betreft of ter ondersteuning van projecten, innovaties, issues van klanten of verandermanagement dient. Meer zakelijke tools die verschillende functies verenigen zijn: Kaiwa, Slack, Scrumwise, Basecamp en Podio. In Acht gouden regels voor kennismanagement 2.0 wordt betoogd dat we met de internetmedia nu ook het kennismanagement binnen organisaties terug op de kaart kunnen zetten. Zo krijgen de tools een steeds breder toepassingsgebied. De digitale transformatie rukt op.

De grens tussen interne en externe communicatie verdampt

Communicatie-professionals werken aan het imago van de onderneming: de buitenkant. Maar een sterk imago berust op een sterke identiteit. En identiteit komt van binnen! Je raakt dan aan de organisatie-cultuur en die is niet zo gemakkelijk te veranderen.  Een sterke organisatie-cultuur geeft kracht; communicatie begint niet aan de buitenkant, maar aan de binnenkant van de onderneming. Buiten een boodschap brengen die binnen niet wordt gedragen, dat gaat wringen.”  Bron.

De grens tussen in- en externe communicatie verdampt. Alles komt eerder naar buiten. Achterblijvende prestaties van het management, kwaliteitsproblemen en wangedrag zullen niet verdwijnen maar zijn steeds moeilijker te verbergen.

Een belangrijke succesfactor is een inspirerend doelstelling, missie, visie of kernwaarde. Maar ook dan blijkt de kwaliteit van de relaties verticaal en horizontaal doorslaggevend. De geloofwaardigheid van de leiding en het vermogen om elkaar erop aan te spreken zijn bepalend.

Zie ook zie de kennisbankpagina’s Missie & Visie en  Kernwaarden.

De nieuwe media dwingen tot meer externe communicatie

Het participeren in online netwerken is zeker voor kenniswerkers een must. Het is de manier om kennis en ervaring naar binnen te halen. Om de interne communicatie op niveau te houden moet men met de buitenwereld meedoen. En vice versa.  Niet meedoen, strakke regulering .… het keert zich tegen de organisaties die dit willen afdwingen. “The medium is the message!” Dat wil zeggen: Doe mee op een manier die bij het medium past of ga ten onder!
Maar dan. Wat is ‘de manier’?  Een ding is zeker: Afschermen werkt niet meer. De tijd van ‘Wat binnen is, blijft binnen, wat niet weet wat niet deert.’ is voorbij. Zie Transparantie noodzaakt tot verandering.
De rol van de communicatie-professional verschuift naar het regisseren, monitoren, faciliteren en assisteren van de manier waarop de organisatie i.c. de medewerkers omgaan met de nieuwe media.

Communicatie en Samenwerking: inzichten, tips & tricks

De ervaringen en inzichten in de selectie van de redactie alsmede ‘de tips & tricks’ nodigen u uit om nog wat dieper te graven in de mogelijkheden om communicatie en samenwerking te verbeteren.