Onderhandelen: technieken en vuistregels. Omgaan met emoties, tijdsdruk, de machtsbalans, de achterban. Het voorzitten van onderhandelingen. Wat doen we met impasses, stress, gezeur, intimidatie en manipulatie?

Definitie van onderhandelen

Onderhandelen is de communicatie over de verdeling van schaarse middelen tussen partijen met verschillende belangen; partijen die van elkaar afhankelijk zijn om tot een oplossing te komen.

Gedrags-model van onderhandelen

Onderhandelen bestaat uit vier typen van activiteiten:
1. De communicatie over de inhoud: belangen, argumenten, oplossingen en concessies.
2. Gedrag dat erop gericht is de machtsbalans te beinvloeden.
3. Gedragingen die sfeer en klimaat beinvloeden.
4. Het zogenoemde exploreren dwz het gedrag en de procedures die flexibiliteit en creatieve ‘packagedeals’ mogelijk maken.

Elk type gedrag kent een dilemma. In de communicatie over de inhoud is er bijvoorbeeld de spanning tussen concessies doen enerzijds en blijven vasthouden aan het eigen belang anderzijds.

Onderhandelen: de 4 belangrijkste activiteiten

Een compact overzicht van de vier typen activiteiten vindt u in dit schema

Inhoud/belangen
toegeeflijk                                                                                     hard

Macht
weinig                                                                             kemphanerig,
verweer                                                                       willen domineren

Klimaat
joviaal,                                                                            koel, formeel,
persoonlijk                                                                    snel geïrriteerd

Flexibiliteit
explorerend                                                        vermijdend, herhalend

Hier volgen de vier activiteiten iets uitgebreider:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Met deze schema's kunt u het gedrag van onderhandelaars scoren. U kunt er ook een bepaalde onderhandeling mee typeren. De schema's worden gebruikt in workshops en in evaluaties van onderhandelingen.

Hoe flexibel blijven bij het onderhandelen?

  • Blijf flexibel door niet te snel met een oplossing te komen. Wees wel duidelijk over uw belangen, ideeën en wensen.
  • Exploreer de belangen aan de tafel door vragen en ‘hardop denken’.
  • Laat u niet vangen in een ‘nietes welles’ debat, vraag bij kritiek op uw voorstel met welke aanvulling het wellicht acceptabel zou worden.
  • Herken en gebruik de fasering van het onderhandelen.

Wat zijn de fasen van het onderhandelen?

Er zit een structuur in het onderhandelingsproces. Het procesmodel van onderhandelen kent een opeenvolging van fasen. Elke fase bevat mogelijkheden tot exploreren. Maar herhaling van zetten en impasses zijn ook onderdeel van het spel. Een bruikbare indeling is:
Fase 1: Voorbereiding en Opening
Fase 2: Discussie en Exploreren
Fase 3: Impasse en Compromis

U moet weten wat u lelijk kan opbreken bij de voorbereiding. En wat moet u doen als men u vraagt als eerste met een voorstel te komen? Met inzicht in de fasering van het onderhandelen weet u beter wat u kunt verwachten; u kunt er ook beter op inspelen.

Alle begin is moeilijk. Wat wordt uw openingszet? Lees over De ideale openingszet bij onderhandelingen. In de opening legt u het fundament!

Impasses horen bij de onderhandeling! Hoe hanteren?

Onderhandelingen zitten af en toe vast. Men treedt in herhaling; de sfeer wordt grimmiger. Drie tips om eruit te komen:

  1. Gebruik impasses! Ze hebben een belangrijke functie. Ze geven aan dat de grenzen van het haalbare in zicht komen. Sommige onderhandelaars vinden impasses wenselijk. “Geen impasse? Dan had er waarschijnlijk meer voor ons ingezeten!”
  2. Schorsen en informeel een kleine concessie in het vooruitzicht stellen mits …….!
  3. Als er  een blijvende impasse dreigt te ontstaan, verken met elkaar de verschillende alternatieven bij het voortduren van de impasse. Zie De zaak zit muurvast en Vastgelopen besprekingen, impasses en crisissituaties.
Vasthoudendheid demonstreren is prima maar concessies horen bij het spel! Klopt dat wel? Hoe doe je eigelijk een concessie? En wie doet het eerst een concessie. Zie de Acht vuistregels voor effectief concessiegedrag.

Hoe de sfeer positief beïnvloeden?

Manieren om het onderhandelingsklimaat constructief te houden zijn:

  • Luisteren, respect tonen voor iemands argumentatie, ook als men het er niet mee eens is.
  • Humor, eigen gedrag kunnen relativeren.
  • Informele gesprekken, waarbij men zich met meer persoonlijke zaken of met toevallige actualiteiten bezighoudt.

Soms zit het tegen dan ontstaat er Een sfeer om te snijden.

Hoe de machtsbalans beinvloeden?

Door kennis van zaken, goed exploreren en een positieve sfeer kan men de eigen overtuigingskracht aanzienlijk versterken. Door manipulaties wil dat ook wel eens lukken. De relatie lijdt eronder maar de buit is binnen.
Hoe groter het machtsverschil hoe meer constructief onderhandelen in de knel komt. De meer machtige komt al gauw autoritair over, de minder machtige als een zeurpiet die geen open kaart speelt. Deze dynamiek leidt van kwaad tot erger tenzij de deelnemers zich hier scherp van bewust zijn en niet gevangen willen raken in dit spel.

Dirty tricks bij het onderhandelen

Herken tijdig voetangels en slimme foefjes om overwicht op te bouwen en de buit binnen te halen. In een serie van 3 artikelen over dirty tricks verschaft Van Houtem u het nodige houvast.

Het voorzitten van onderhandelingen

Voorzitters van onderhandelingen hebben een eigen verantwoordelijkheid om de kans op het vastlopen van onderhandelingen te vermijden. Drie tips:

  • Begin met een verkenning door middel van een inventariserend rondje.
  • Houd discussie en debat beperkt.
  • Praat meer over voorstellen dan over argumenten.

Voorzitters kunnen een goede wending geven aan de onderhandelingen door De fasering en Vijf tips voor de voorzitter te koppelen.

Hoe omgaan met de achterban?

  • Zie de relatie met de achterban ook als een onderhandelingsrelatie
  • Wek van te voren niet teveel verwachtingen bij uw achterban. Zie: De achterban onderhandelt mee! Het matigen van verwachtingen en tegelijk elkaar in de gelegenheid stellen bij de eigen achterban te scoren zijn onderdelen van het spel.

Onderhandelen als emotiemanagement

Vuistregels en technieken voor vaardiger onderhandelen helpen maar
 de onderstroom van emoties overspoelt nog vaak genoeg een goede deal. Daar waar meningen verschillen en ieder eigen belangen nastreeft, loopt de spanning op. Fricties, machtspelletjes, impasses en pressie van achterbannen horen erbij. Als je er oog voor hebt zie je telkens weer weer talloze uitingen: Mokken, prestigieus geklets, lichtgeraakt en defensief optreden, krampachtig in de plooi blijven, eindeloos gedram, dichtklappen, cynische opmerkingen, nijdig in de rede vallen, zeuren over procedures.
Is het mogelijk handiger met spanning, stress en opvlammende emoties om te gaan? Lees verder over emotiemanagement en over Onderhandelen onder druk - Hoe met spanning en frustratie omgaan.

Tips en technieken voor het onderhandelen

Hier volgen een paar tips waar u uw voordeel mee kunt doen:

  1. Straal rust uit. Echte kracht komt van binnen.
  2. Laat mensen lachen. Humor is de kortste afstand tussen mensen.
  3.  Impasses horen erbij; af en toe zit het vast.

Technieken en tips zijn in velerlei vorm beschikbaar, bijvoorbeeld:
I will make you an offer you cannot refuse?

De 10 Geboden voor Onderhandelaars
Zie ook de Tips en Tricks in de linkerkolom op deze pagina

Technieken helpen. Begrip van de onderliggende processen, door middel van de hier aangereikte modellen en concepten, helpt ook. Reflectie en feedback over uw gedrag blijken ook belangrijk. Het instrument Persoonlijke onderhandelingsstijlen kan u daarbij helpen.