Onderhandelen met een lastige achterban

Soms lijkt niet jouw onderhandelpartner de lastigste horde om te nemen maar zijn achterban. Hoe ga hiermee om? Heeft hij echt geen ruimte van zijn achterban of is het bluf en slechts een onderhandeltactiek om jou onder druk te zetten.

• ‘Sorry, mijn achterban geeft me geen ruimte, ik kan je helaas niet tegemoetkomen.’
• ‘Het spijt me, maar mijn baas keurt het compromis toch af.’
• ‘Ik heb het voorgesteld, maar men is niet bereid tot een concessie op dit onderdeel.’
• ‘Dat blijft een harde eis, daar kan ik niets aan veranderen.’

Met dergelijke opmerkingen geven je gesprekspartners aan dat ze geen ruimte van hun achterban krijgen om je tegemoet te komen. Oftewel: je moet aan hun eisen voldoen. De achterban wordt hier als wapen ingezet om je tot inschikkelijkheid te dwingen. Hoe kun je je hiertegen verweren?

Zie het als onderdeel van het spel

Ga er niet voetstoots van uit dat het waar is wat je gesprekspartner zegt. Test de hardheid van zijn opmerking. En zelfs als het waar is dat hij geen ruimte heeft, kan het een bewuste tactiek van zijn achterban zijn om geen ruimte te geven. Schermen met de ruimte van de achterban is vaak een onderdeel van het onderhandelingsspel.

FNV-voorzitter Ton Heerts: ‘Onderhandelaars beginnen meestal met vertellen dat ze geen ruimte van hun achterban hebben. Maar je leert elkaar in mijn wereld goed kennen. Je hebt de tijd om met mensen te praten, ook over persoonlijke dingen. En als je iemand kent, weet je of zo’n mededeling echt is of gespeeld.’

Alexander Rinnooy Kan: ‘Wanneer je weinig ruimte krijgt van je achterban, moet je dat omhelzen als een kans. In Het dagboek van een onderhandelaar schrijft Ed van Thijn over de aanpak van Dries van Agt. Dries van Agt is een fantastische onderhandelaar die slim gebruikmaakte van dit instrument. Na elke onderhandeling zei hij: “Ik vond het geweldig waar we het allemaal over gehad hebben, maar sorry, mijn achterban wil het niet.” Ed van Thijn had daar een even lastige achterban tegenover moeten stellen, maar wat doet hij? Hij gaat naar zijn achterban en komt terug met een beetje concessieruimte.’

Probeer met de achterban in gesprek te gaan

Je kunt de hardheid van zijn opmerking testen door te checken of hij echt geen ruimte heeft. Vraag hem om met zijn achterban in gesprek te gaan. Hoe reageert hij op dat voorstel? Vraag hem bijvoorbeeld om zijn achterban mee te nemen naar het volgende gesprek of stel voor dat jij op bezoek komt om zijn achterban te ontmoeten.

Ga om de onderhandelaar heen

Wanneer er geen schot in de onderhandelingen zit en een impasse wordt niet doorbroken, dan is het tijd om het hard te spelen – zeker als je het huidige resultaat niet kunt accepteren en de onderhandeling afbreken ook niet wenselijk is. Je kunt testen of je gesprekspartner de waarheid spreekt of bluft door hem te passeren en rechtstreeks contact op te nemen met zijn achterban.

Ga niet te snel tot deze interventie over. Je gesprekspartner zal deze manoeuvre niet waarderen. Als het alternatief echter een mislukking van de onderhandelingen is, dan moet je kiezen tussen twee kwaden en is het passeren van je onderhandelingspartner de minst slechte optie.

Zeker bij onbekwame onderhandelaars kan het een reële interventie zijn. De achterban heeft er niet altijd weet van dat hun vertegenwoordiger het spel zo slecht speelt dat een mislukking in het verschiet ligt. Soms weet de onbekwame onderhandelaar het verschil niet tussen de need to have en de nice to have omdat hij zich hier niet goed op heeft voorbereid. Door de belanghebbenden in zijn organisatie te informeren over de status van de onderhandeling en mogelijk negatieve consequenties te communiceren, geef je de onderhandelingen mogelijk een tweede kans. Of er wel of geen nieuwe ruimte komt, zul je snel genoeg doorhebben.

Alexander Rinnooy Kan: ‘Wat vrij geniepig is, maar wel heel effectief als je denkt dat de ander bluft: leg een lijntje naar de achterban van je gesprekspartner en koppel dat gesprek tijdens de volgende onderhandelingsronde weer terug. Dan zeg je “Nou, ik kwam vorige week Henk tegen op een receptie en toen hadden we het erover, en toen viel er best over dit onderwerp te praten.” Maar hiermee moet je wel uitkijken, het kan een relatie ernstig schaden.’

Maak het een probleem van de ander

Wanneer iemand zegt dat hij geen ruimte van zijn achterban heeft om in stemmen met jouw voorstel of dat jij moet voldoen aan de eisen van zijn achterban omdat hij anders niet tot accorderen kan overgaan, legt diegene zijn probleem bij jou neer. Jij moet vervolgens aan het werk om dat probleem op te lossen. Ook hiervoor geldt: het zweet moet niet op jouw rug staan, maar op die van hem. Het is immers zijn probleem dat hij een nauw mandaat heeft.

Jaap de Hoop Scheffer: ‘Een onderhandelaar die geen mandaat zegt te hebben, heeft een probleem. Dan zeg ik: “Ga het eerst maar halen.”’

De ander verwacht dat jij zijn probleem oplost door in te schikken. In plaats van toe te geven kun je begrip tonen voor de lastige situatie waarin de ander verkeert en bied je hem je hulp aan.

1. ‘Zal ik met je baas gaan praten?’
2. ‘Nodig je achterban de volgende keer uit.’
3. ‘Welke argumenten heb je nodig om je achterban te overtuigen?’

Het niet-gevoerde gesprek

Een manier om te toetsten of een nauw mandaat echt zo nauw is of toch wat ruimte kent, is het inzetten van het instrument van ‘het niet-gevoerde gesprek’. In het niet-gevoerde gesprek praat je met elkaar in een informele setting waarbij je afspreekt dat wanneer de uitkomst beide partijen niet bevalt, het gesprek nooit heeft plaatsgevonden en je er nooit meer naar kunt verwijzen; alles zal dan ontkend worden.

Tijdens het gesprek kun je vragen onder welke voorwaarden de ander eventueel bereid is toch wat toegeeflijker te zijn. Wat wil de ander terug in ruil voor een wat minder harde opstelling op een bepaald punt? Uiteraard kun je je kaarten zelf ook wat laten zakken en zeggen waar bij jou onder bepaalde voorwaarden nog wat ruimte zit. En met een beetje geluk ontstaat er dan plotseling ruimte, bereik je iets en heeft het gesprek toch plaatsgevonden.

Jaap de Hoop Scheffer: ‘Je hebt het zogenaamde non-paper. Dat is een tekst op papier die geen enkele status heeft. De Engelsen hebben hiervoor een mooie uitspraak: een stalking horse. Dat is een paard dat boven de loopgraven wordt gestoken en waarop door iedereen kan worden geschoten zonder dat het voor jou nadelig is. Een non-paper heeft geen status, als het verscheurd wordt, is dat prima. Maar het wordt wel gelezen.’

Vraag wat echt nodig is om hem te laten tekenen

Door op de man af te vragen wat je nog moet aanpassen om de ander te laten tekenen, krijg je het echte pijnpunt op tafel. Je weet dan waar je aan toe bent.

FNV-voorzitter Ton Heerts: ‘Wat soms helpt, is vragen of iemand in tien regels op wil schrijven wat hij wil. Daarmee dwing je die persoon om tot de kern te komen. In die korte teksten lees ik altijd wat hard is.’

Doe een kleine concessie

Soms is een kleine concessie genoeg om de achterban van de andere partij te bewegen het mandaat wat te verruimen. Door jouw toezegging kunnen ze zonder gezichtsverlies hun vertegenwoordiger toestemming geven om jou op een onderdeel tegemoet te komen. Her principe van wederkerigheid rechtvaardigt hun handelen. Beperk je wel tot een kleine, eenmalige concessie, anders ben je de volgende keer weer de klos. De andere partij weet dan dat je gevoelig bent voor de tactiek van het beperkte mandaat en zal niet nalaten dit instrument weer in te zetten.

Bepaal een deadline

Op het moment dat het tussenresultaat dat er ligt te mager is om te accepteren en de ander niet beweegt, kun je een deadline bepalen. Daarmee voer je de druk op de achterban op. Wanneer de deadline nadert, zullen zij een keuze moeten maken: inschikken en een onderhandelingsresultaat bereiken of vasthouden aan het krappe mandaat met het risico dat ze geen resultaat bereiken?

Deze tactiek zet de onderhandelingen op scherp en vraagt om een rechte rug. Buk je namelijk op het laatste moment en geef je toch toe aan hun eisen, dan ben je je geloofwaardigheid tijdens de volgende onderhandelingen kwijt. Het stellen van een deadline is daarom aan te raden wanneer je hoe dan ook niet akkoord kunt gaan met de stand van zaken op dat moment. Je hebt immers niets te verliezen.

Haal er een neutrale derde bij

Wanneer beide partijen geen genoegen kunnen nemen met het voorlopige resultaat en het afbreken van de onderhandelingen geen wenselijke optie is, dan kun je ervoor pleiten om een neutrale bemiddelaar in te schakelen. Deze kan gebruikmaken van diverse instrumenten.

Jaap de Hoop Scheffer: ‘Alles kan. Je kunt een groep onderhandelaars zo groot of zo klein maken als je wilt. Je kunt medewerkers eruit sturen of erbij halen. Je kunt een informele sessie beleggen, een sessie zonder status. Je kunt mensen ook apart op kantoor uitnodigen. Vooral troublemakers nodig ik vaak apart uit: dan zeg ik: “Jullie zijn de troublemakers: hoe gaan we dit oplossen?”