Tips en tricks voor vaardiger onderhandelen. Succesfactoren en valkuilen bij het onderhandelen. Onderwerpen: Onderhandelingsklimaat, impasses, onderhandelen met de achterban, spanning, emoties, tijdsdruk, beinvloeden van de machtsbalans, manipulaties, het voorzitten van onderhandelingen, exploreren en faseren.
Definitie
Onderhandelen is de communicatie over de verdeling van schaarse middelen tussen partijen met verschillende belangen; partijen die van elkaar afhankelijk zijn om tot een oplossing te komen.
Gedrags-model van onderhandelen
Onderhandelen bestaat uit vier typen van activiteiten: 1. De communicatie over de inhoud: belangen, argumenten en oplossingen 2. Gedrag dat erop gericht is de machtsbalans te beinvloeden 3. Gedragingen die sfeer en klimaat beinvloeden en 4. Het zogenaamde exploreren dwz het gedrag en de procedures die flexibiliteit en creative ‘packagedeals’ mogelijk maken. Elk type gedrag kent een dilemma. In de communicatie over de inhoud is er bijvoorbeeld de spanning tussen concessies doen enerzijds en blijven vasthouden aan het eigen belang anderzijds.
Onderhandelen: 4 typen activiteiten
Inhoud/belangen
toegeeflijk hard
Macht
weinig kemphanerig,
verweer willen domineren
Klimaat
joviaal, koel, formeel,
persoonlijk snel geïrriteerd
Flexibiliteit
explorerend vermijdend, herhalend
Met dit schema kunt u het gedrag van onderhandelaars scoren. Het wordt gebruikt in workshops en in evaluaties van onderhandelingen.
Hoe flexibiliteit bereiken?
- Blijf flexibel door niet te snel met een oplossing te komen. Wees wel duidelijk over uw belangen, ideeën en wensen.
- Exploreer de belangen aan de tafel door vragen en ‘hardop denken’.
- Laat u niet vangen in een ‘nietes welles’ debat, vraag bij kritiek op uw voorstel met welke concretisering of aanvulling het wellicht acceptabel zou worden.
- Herken en gebruik de fasering van het onderhandelen.
Wat zijn de fasen van het onderhandelen?
Er zit een structuur in het onderhandelingsproces. Het procesmodel van onderhandelen kent een opeenvolging van fasen. Een bruikbare indeling is:
Fase 1: Voorbereiding en Opening
Fase 2: Discussie en Exploreren
Fase 3: Impasse en Compromis
U moet weten wat u lelijk kan opbreken bij de voorbereiding. En wat moet u doen als men u vraagt als eerste met een voorstel te komen? Met inzicht in de fasering van het onderhandelen weet u beter wat u kunt verwachten; u kunt er ook beter op inspelen.
Impasses horen erbij! Hoe hanteren?
Onderhandelingen zitten af en toe vast. Men treedt in herhaling; de sfeer wordt grimmiger. Drie tips om eruit te komen:
- Gebruik impasses! Ze hebben een belangrijke functie. Ze geven aan dat de grenzen van het haalbare in zicht komen. Sommige onderhandelaars vinden impasses wenselijk. “Geen impasse? Dan had er waarschijnlijk meer voor ons ingezeten!”
- Schorsen en informeel een kleine concessie in het vooruitzicht stellen mits …….!
- Als er een blijvende impasse dreigt te ontstaan, verken met elkaar de verschillende alternatieven bij het voortduren van de impasse. Zie De zaak zit muurvast en Vastgelopen besprekingen, impasses en crisissituaties.
Het voorzitten van onderhandelingen
Voorzitters van onderhandelingen hebben een eigen verantwoordelijkheid om de kans op het vastlopen van onderhandelingen te vermijden. Drie tips:
- Begin met een verkenning door middel van een inventariserend rondje.
- Houd discussie en debat beperkt.
- Praat meer over voorstellen dan over argumenten.
Voorzitters kunnen een goede wending geven aan de onderhandelingen door De fasering en Vijf tips voor de voorzitter te koppelen.
Hoe de sfeer positief beïnvloeden?
Manieren om het onderhandelingsklimaat constructief te houden zijn:
- Luisteren, respect tonen voor iemands argumentatie, ook als men het er niet mee eens is.
- Humor, eigen gedrag kunnen relativeren.
- Informele gesprekken, waarbij men zich met meer persoonlijke zaken of met toevallige actualiteiten bezighoudt.
Soms zit het tegen dan ontstaat er Een sfeer om te snijden
Hoe de machtsbalans beinvloeden?
Door kennis van zaken, goed exploreren en een positieve sfeer kan men de eigen overtuigingskracht aanzienlijk versterken. Door manipulaties en dirty tricks wil dat ook wel eens lukken. De relatie lijdt eronder maar de buit is binnen.
Hoe omgaan met de achterban?
- Zie de relatie met de achterban ook als een onderhandelingsrelatie
- Wek van te voren niet teveel verwachtingen bij uw achterban. Zie: De achterban onderhandelt mee! Het matigen van verwachtingen en tegelijk elkaar in de gelegenheid stellen bij de eigen achterban te scoren zijn onderdelen van het spel.
Tips en technieken
Hier volgen nog een paar tips waar u uw voordeel mee kunt doen:
- Straal rust uit. Echte kracht komt van binnen.
- Laat mensen lachen. Humor is de kortste afstand tussen mensen.
- ‘Als …. dan ….’ is een perfecte techniek. Stel dat wij… komen we dan tot zaken?
Technieken en tips zijn in velerlei vorm beschikbaar:
10 onderhandeltips
6 fouten bij prijsonderhandelingen
I will make you an offer you cannot refuse?
De 10 Geboden voor Onderhandelaars
Zo’n lijstje met tips en technieken scannen kan op ideeën brengen en het kost niet veel tijd. Technieken helpen; begrip van de onderliggende processen, door middel van de hier aangereikte modellen en concepten, helpt vaak nog meer. Om dat te bereiken zijn reflectie en feedback over uw gedrag belangrijke impulsen. Het instrument Persoonlijke onderhandelingsstijlen kan u daarbij helpen.
Conclusie
Onderhandelen is een psychodrama van communicatief gedrag, emotiemanagement en proces-structuur. Technieken helpen, begrip van de geschreven en ongeschreven regels helpt nog meer.
