De ideale openingszet bij onderhandelingen

Je zit eindelijk tegenover elkaar, de onderhandeling wordt geopend. De opening is een belangrijke fase. Hier leg je het fundament waarop je in de verdere onderhandeling voortbouwt. Je krijgt een beeld van elkaar. Je schat je eigen positie in en die van de ander en beoordeelt al snel de haalbaarheid van elkaars belangen en doelstellingen. Het is dus van belang de perceptie die de ander van de situatie heeft direct in jouw voordeel te beïnvloeden. Dit beïnvloeden begint al bij de start. Partijen willen weten wat ze kunnen verwachten: hoe stelt de andere partij zich op? Hoe gaat deze onderhandeling verlopen, wat is de procedure? Maar vooral: hoe groot is de kans dat ik mijn doelstelling ga halen?

De volgende tactieken zorgen voor een goed start.

Inventariseer je kansen

Begin de onderhandeling met contact maken. Start met een voorstelrondje en deel dan de agenda of procedure die je wilt hanteren. Vraag de ander partij daarbij om instemming. Check tevens de bevoegdheid van de onderhandelaar. Mag hij beslissen of moet hij het resultaat nog voorleggen aan anderen? Geef daarna de andere partij als eerste de gelegenheid om zijn wensen en belangen uiteen te zetten. Vraag hier op door. Zorg dat je helder hebt wat de achterliggende motieven en beweegredenen zijn. Wat zijn de prioriteiten, welke uitgangspunten zijn van belang? Ga nog niet in discussie over deze belangen. Laat de ander uitpraten. Het is in deze fase vooral belangrijk dat je helder krijgt waar de ander belang aan hecht en dat je het juiste klimaat creëert. Vaak opereren onderhandelaars echter onhandig bij de opening.

Vier teamleiders van een verzekeringsmaatschappij zitten in overleg over de indeling van de nieuwe flexibele werkruimte. De teamleider Schadeverzekeringen zet zijn verwachtingen uiteen. ‘Gezien de toename van het aantal fte’s binnen mijn team zou ik graag de grote ruimte willen bemensen.’ ‘Pardon!’ reageert de teamleider Levensverzekeringen. ‘Het zijn flexibele werkplekken, jij gaat helemaal geen claim leggen. Weet je wat, ik neem alle plekken aan de raamkant.’ ‘Jij hebt al helemaal geen recht op vaste plekken want jij werkt voornamelijk met deeltijders,’ reageert de teamleider Hypotheken. ‘Ik wil minimaal twaalf vaste plekken, de overige plekken mogen flexibel worden bezet.’ De teamleider Autoverzekeringen reageert direct. ‘Ik vind dat jij niet meer dan zes vaste plekken verdient, jouw team neemt eerder af in fte’s dan toe.’

Nog voordat de teamleiders elkaars wensen en belangen kennen en een toelichting hebben aangehoord, zit de zaak al muurvast.

Hoewel het verleidelijk kan zijn om direct te reageren op wat de ander naar voren brengt, is het verstandiger om deze rustig zijn verhaal uiteen te laten zetten. Inventariseer eerst alle behoeften, verwachtingen en uitgangspunten. Zorg dat je alle informatie op tafel krijgt. Na de opening van de ander kun je jouw belangen en verwachtingen uiteenzetten. Voorkom in deze fase dat de onderhandeling meteen over concrete voorstellen en eisen gaat. De kans is dan groot dat tegenstellingen gaan overheersen. Verken in deze fase of er overlap te vinden is in belangen en uitgangspunten. De precieze invulling van ieders belangen en de discussie daarover komen later.

De ideale openingszet

Na de inventarisatie komt het moment waarop jij en de tegenpartij met concrete voorstellen moeten komen: de openingszet. De openingszet is een belangrijk moment. Het bepaalt je startpositie en je onderhandelingsruimte en het beïnvloedt bij de andere partij de perceptie omtrent de haalbaarheid van diens doelstellingen.

Het is van belang om bij de opening de verwachting over de haalbaarheid van de doelstellingen bij de andere partij naar beneden toe bij te stellen. Onderhandelaars die verwachten dat ze hun doelstellingen kunnen realiseren, komen dichter uit bij hun gewenste eindresultaat dan onderhandelaars wier verwachtingen bij aanvang getemperd worden. Door je opening lok je een reactie bij de andere partij uit en beïnvloed je het verwachtingspatroon. Andersom lokt de opening van de ander een reactie bij jou uit. Als je weet welke openingszet welke respons uitlokt, kun je verwachtingen en gedragingen van jezelf en de ander bewust beïnvloeden.

Als eerste het openingsbod neerleggen
Door je eigen voorstel als eerste naar voren te brengen plaats je een psychologisch anker bij de andere partij. Weinig mensen zijn ongevoelig voor zo’n piketpaaltje en zullen hun tegenvoorstel indien mogelijk aanpassen richting jouw openingsbod. Andersom kan natuurlijk ook: een piketpaaltje is zomaar ‘in jouw hoofd geslagen’. Wees hierop verdacht. En heb uw verweer klaar. Een goed verweer is vaak om uw eigen voorstel er doodleuk en ‘onverdund’ naast te zetten.

Een fiscalist zit in de afrondende fase van een acquisitiegesprek. Het betreft een doorlichting van een werkmaatschappij: één dagdeel voorbereiding, zes dagdelen interviews, twee dagdelen rapportage schrijven en één dagdeel bevindingen presenteren.

De vergoeding van de werkzaamheden wordt besproken. De directeur van de werkmaatschappij vraagt om een raming van de kosten gezien het beperkte budget en de offertes van andere kantoren. De fiscalist twijfelt: zal hij het initiatief nemen en een kostenraming afgeven of zal hij vragen welk budget beschikbaar is?

Hij besluit geen raming af te geven maar vraagt naar het budget. De directeur glimlacht vriendelijk: ‘Ons budget is beperkt en bedraagt € 5500,-.’ De fiscalist voelt zich ongemakkelijk. Zijn normale tarief bedraagt € 800 per dagdeel, maar een offerte van € 8000,- zit ver boven budget. Hij besluit zijn tegenbod aan te passen naar € 6000,-.

Door het initiatief aan de ander te laten zette de fiscalist zich op achterstand. Is het verschil tussen het openingsbod van de ander en het eigen voorstel groot, dan past de onderhandelaar vaak zijn oorspronkelijke voorstel richting het eerste aanbod aan. De eerste concessie is daarmee al gedaan. Door zelf het initiatief te nemen voorkom je dit.

Leg het scherpst verdedigbare bod neer
Uiteraard zal in de meeste gevallen het definitieve onderhandelingsresultaat afwijken van jouw oorspronkelijke openingsbod. Concessies horen er immers bij. Waar je op uitkomt, hangt nauw samen met de inhoud van je openingsvoorstel. Hoe hoog of laag zet je in, qua prijs, volume, marge, termijnen? Welke eisen of voorwaarden durf je te stellen? Hoe scherper je durft in te zetten, hoe meer onderhandelingsruimte je voor jezelf creëert.

Vaak durven onderhandelaars dit niet. ‘Ze zullen dit toch niet accepteren,’ is vaak de gedachte en dan opent men met een lager voorstel dan verdedigbaar zou zijn. Sommige onderhandelaars openen zelfs direct met een compromis. Doe dat nooit! Als je opent met een voorstel dat al minder is dan je eigenlijk wilt, eindigt je onderhandeling in een compromis van een compromis. De tegenpartij zal een compromis overigens niet eens als zodanig ervaren. Hij weet immers niet dat je je openingsbod al hebt bijgesteld. Dientengevolge zal hij je later alsnog om een concessie vragen. Als je dan weinig onderhandelingsruimte meer hebt en daardoor niet bereid bent tot concessies, zal de ander je als onredelijk en star ervaren. Kom je de onderhandelaar toch tegemoet, dan komt het door jou gewenste eindresultaat (verder) onder druk te staan.

Kom niet met een compromis, maar vraag evenmin per definitie de hoofdprijs. Je voorstel moet wel verdedigbaar zijn. Waar baseer je je voorstel op? Welke argumenten, cijfers, wetgeving, vergelijkbare onderhandelingen of alternatieven voer je aan ter onderbouwing en legitimering? Kun je de inhoud van je voorstel niet onderbouwen, dan overvraag je. Laat je hierbij niet verleiden tot liegen of bluffen. Een professionele partij zal altijd om onderbouwing en bewijs vragen en bij twijfel stevig doorvragen. Vertrouwen is essentieel bij onderhandelingen. Voorkom dat je door je handelwijze de onderlinge relatie en je reputatie onnodig onder druk zet.

Presenteer je wensen in de vorm van een voorstel
Sommige onderhandelaars leggen geen voorstel, bieding of eis op tafel. Ze verpakken alles wat ze willen bereiken in de vorm van een (gesloten) vraag aan de andere partij. Zit er korting op dit product? Is het mogelijk dat je de formulering in de tekst aanpast? Doe dit niet: je maakt het de ander wel heel gemakkelijk om nee te zeggen. Het is een stuk lastiger voor de ander als je een concreet voorstel doet, al dan niet in de vorm van een bod of een eis: ik wil graag tien procent korting op dit product, ik accepteer de tekst op voorwaarde dat de formulering in de tekst op de volgende wijze wordt aangepast…

Accepteer nooit het eerste voorstel van de andere partij
In situaties waarin de andere partij als eerste met een voorstel komt, doe je er verstandig aan om dit niet te accepteren, zelfs niet als het voldoet aan je wensen of beter is dan je gewenste eindresultaat. Ook voor je tegenspeler geldt dat deze meer vraagt dan hij verwacht te krijgen. Door het openingsbod direct te aanvaarden roep je bij de ander een van deze twee reacties op: hij zal denken dat hij zichzelf te kort heeft gedaan of dat er een ‘addertje onder het gras zit’. In plaats van een tevreden gevoel overheerst teleurstelling of wantrouwen. De volgende keer zal deze partij verhaal halen en scherper inzetten.

De vertegenwoordigers van een projectgroep overleggen met de voorzitter van het schoolbestuur over de hoogte van het budget en de benodigde tijd. ‘Voor het ontwikkelen van de gevraagde nieuwe lesmethodiek en de invoering van het nieuwe onderwijssysteem hebben wij zestigduizend euro nodig en twaalfhonderd besteedbare uren.’ ‘Oké, dit vind ik acceptabel,’ reageert de voorzitter het schoolbestuur.

Hoewel aan het verzoek is voldaan, blijven de vertegenwoordigers van de projectgroep met een ontevreden en onrustig gevoel achter. Ze denken: we hadden meer budget en manuren moeten vragen; zien we iets over het hoofd? Dit ging te gemakkelijk.

De opening is een belangrijke fase! Maar er is meer; hoe verder? Met inzicht in de daarop volgende fasen weet u beter wat u kunt verwachten; u kunt er ook beter op inspelen. Meer informatie over de do’s en dont’s  bij de verschillende fasen van het onderhandelen vindt u in de kennisbank van ManagementSite.