Onderhandelen in 1 A4tje

Bekijk voor een snelle oriëntatie het filmpje. Vervolgens leest u over het wat en hoe van de essentie.

Vuistregels

Vuistregels zijn er in overvloed. Zie onze kennisbankpagina bij de ‘Tips en tricks’. Ik noem er twee.
- Zie de relatie met de achterban ook als een onderhandelingsrelatie.
- Impasses horen erbij, maak er gebruik van.
En nog een ‘nadenkertje’: Als eerste met een oplossing of een voorstel komen. Uiteraard een voor u voordelig voorstel maar niet onredelijk. Als daar kritiek op komt vraag dan met welke aanpassing uw voorstel acceptabel zou worden.

Vier typen activiteiten

- De communicatie over de inhoud, zoals belangen, argumenten en concessies.
- Gedrag dat erop gericht is de machtsbalans te beïnvloeden.
- Gedragingen die sfeer en klimaat beïnvloeden.
- Gedragingen die flexibiliteit en creatieve ‘package-deals’ mogelijk maken.

De ware onderhandelaar gebruikt 'een gemengde stijl': Hard op de inhoud, zacht op de relatie. Assertief én tactisch. Als het misgaat of vastloopt dan weet hij/zij waarop het vast zit. Ik noem er een paar: Er worden machtsspelletjes gespeeld. Het is een nietes-welles discussie geworden. De sfeer is om te snijden. We blijven om de ‘hete brij’ heendraaien.

Onderhandelen verandert

Minder formeel, spontaner en directer

De ware onderhandelaar laat zich niet vangen. Men bekommert zich minder om ‘het zich groot houden’ of ‘net doen of het je niet raakt’. Dat betekent bijvoorbeeld dat men gemakkelijk schorst om even intern te overleggen of geen moeite doet om eigen teleurstelling te camoufleren. Men signaleert vrijelijk dat de boel vastzit of dat het doorgaan op dezelfde manier alleen maar tot meer frustratie leidt. “Dit schiet niet op; herhaling van zetten! Wat kunnen we doen? Heeft iemand een idee?  Hierbij is men in staat om ongenoegen wel te laten blijken maar niet op een beschuldigende of venijnige manier. Enige humor en zelfrelativering helpen daarbij. Dus niet steeds bozer of gefrustreerder worden maar 'Als we op deze manier met elkaar verder gaan begin ik te twijfelen of dit nog zinvol is'.  Of nog beter: 'Mensen, ik begin af te haken. Heeft dit nog wel zin?' Of nog beter 'Ik raak teleurgesteld want ik krijg het idee dat we geen centimeter vorderen. Ik wil even schorsen.'

Dat klinkt simpel maar dat is het niet. De geschiedenis van het onderhandelen maakt duidelijk waarom ons dat zoveel moeite kost. We zijn eeuwenlang bezig geweest een gietijzeren potdeksel op onze emoties te schroeven.  ‘No emotion in public’ en ‘Bite the bullet’. Dat had goede redenen.

Leniger en weerbaarder

Het onderscheid tussen de vier typen van gedrag betekent dat u uw eigen emoties beter kunt plaatsen. Het betekent dat u beter doorheeft waar het misgaat en wat u op de kast jaagt. In het bijzonder machtsspelletjes en manipulaties zult u sneller herkennen. Leniger betekentneit

Twee voorbeelden van hoe men kan reageren op irritaties.
- “Ik zie dat u nog overlegt met uw collega’s. Zullen we even schorsen voor intern beraad?”
- “Uw agenda houdt kennelijk uw aandacht gevangen. Even pauzeren misschien?”
Nog steeds tactvol, maar tegelijk niet mis te verstane signalen over wat u wel of niet van plan bent te pikken. Dergelijke signalen zijn vaak al voldoende om irriterend gedrag te beperken. Gaat men toch door dan kan altijd nog zwaarder geschut ingezet worden. Bijvoorbeeld: “Op deze manier wil ik niet verder praten. Geef mij maar een seintje wanneer dit voorbij is. Ik stap op."

Ken uzelf

Hoe komt het dat  eenvoudige vuistregels, zoals 'Speel de bal en niet de persoon' in de praktijk vaak vervliegen? Spanning, onzekerheid en onmacht maken ons krampachtig. Ons ego speelt ons parten. We klappen dicht. We trekken de spijkerkist met machtsspelletjes open of we doen van alles om de lieve vrede te bewaren.
Met de hier beschreven hulpmiddelen voorkomt u die verknoping en speelt u verder op de vier velden! Maar vergis u niet. Elkaar soms de maat nemen hoort er bij. Impasses, machtsspelletjes, tegenvallers of pressie en getier vanuit de achterban zetten u onder druk. Emotie is vaak sterker dan ratio.

Neutraal gedrag is voor beginners
Weerbaarheid leren we combineren met een meer ontspannen gespreksklimaat. Meer directer optreden en enige onbevangenheid helpen daarbij en worden in NL positief gewaardeerd. Voorzichtig en neutraal gedrag is voor beginners.

Weet u hoe uw stijl van onderhandelen gezien wordt?

Willem Mastenbroek, hoofdredacteur ManagementSite.nl

Noot: Dit A4tje past in onze serie van kennisbank A4tjes zoals:
- Management modellen in 1 A4tje 
- Goed verandermanagement op 1A4tje
- Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje
- Cultuurverandering in één A4tje

Het A4tje over leiderschap is uit de hand gelopen. Toch in dit rijtje opgenomen:
 - Leiderschap als civilisatieproces
 Dan maar in 2 A4tjes: Gedragsverandering: de essentie in 2 A4tjes