Grenzen stellen als manager: noodzaak of zwaktebod?

Het valt mij op dat managers regelmatig worstelen met de vraag: hoe ga ik netjes om met lastig gedrag en weerstand van mijn medewerkers? Wat kan ik doen om dat gedrag bij de ander om te buigen? Naar mijn idee slaat men hierbij vaak een heel essentiële vraag over: wat vind ík eigenlijk van dat gedrag? Wil ik dat mensen zo met mij omgaan? Waar ligt eigenlijk mijn grens? In deze column beschrijf ik een praktijkvoorbeeld waarin een manager met bovenstaande vragen worstelt. Aan de hand van het voorbeeld wil ik de antwoorden op de vragen scherp krijgen.

Abel is sinds een jaar kantoormanager bij een grote bank. Hij is nog hard bezig om voor zichzelf scherp te krijgen waar hij voor staat als manager. Eén ding weet hij wel: hij vindt het belangrijk om onderdeel van het team te zijn en als gelijke geaccepteerd te worden. In managementtrainingen heeft hij vooral geleerd om goed door te vragen, zeker als mensen weerstand tonen. Hij geeft zijn medewerkers ruimte om mee te denken. Toch is Abel niet 100% tevreden over hoe het gaat. Een aantal medewerkers komt regelmatig te laat en er wordt vaak onzorgvuldig met bankprocedures omgesprongen. Laatst was de kluis niet naar behoren afgesloten. Abel besloot zijn medewerkers bij elkaar te roepen. Hij hield een naar gevoel aan de bespreking over. Het leek wel of niemand het echt serieus nam. Er werd doorheen gepraat, er werden grapjes gemaakt en iemand liep midden in de bespreking weg om koffie te halen.

Tijdens een managementtraining bracht Abel deze casus in en we hebben de situatie nagespeeld. Abel’s doel was om ervoor te zorgen dat hij zijn verhaal zó bracht dat men het verhaal serieuzer zou nemen.

Tijdens het observeren van de nagespeelde situatie vielen een aantal dingen op:
- Abel gebruikt veel aarzeltaal: “Jongens, zouden jullie misschien eerst even hier willen komen? Ik ben gisteravond op wat probleempjes gestuit en die wil ik eventjes met jullie bespreken? Effect: ze kregen niet de indruk dat het echt belangrijk was én zochten automatisch grenzen op. Op mijn vraag of dat prettig voelde voor de medewerkers was het antwoord eenduidig: Nee, we voelen ons er ongemakkelijk en onzeker bij.
- Abel was enkel bezig met de vraag: wat kan ik doen om de ander mee te krijgen? Hij vergat zich af te vragen: tot waar blijf ik in de ander investeren en waar ligt mijn grens?
- Tot slot hebben we Abel’s doel opnieuw geformuleerd. Het team neemt niet alleen Abel’s verhaal niet serieus. Het team lijkt Abel niet volledig serieus te nemen. Dit was voor Abel confronterend en een eye-opener. Het doel werd nu: ik wil ervoor zorgen dat mijn team mij serieuzer neemt.

In dit team voeren de medewerkers de regie. Zij bepalen in hoeverre regels én de manager serieus genomen moeten worden.Marcus Buckingham heeft onderzoek verricht naar de succesfactoren van managers, ofwel wat zorgt ervoor dat managers succesvolle teams neerzetten? De eerste voorwaarde voor succes én medewerkerstevredenheid is dat de manager glashelder maakt wat hij verwacht van zijn medewerkers.

Voorkom dat grenzen stellen nodig is
Hoe kan Abel zijn doel, serieuzer genomen worden, bereiken? Allereerst door ervoor te zorgen dat men minder de grenzen opzoekt.

Praktische tips:
1. Zorg voor een visie op jouw rol als manager: wie ben je, waar sta je voor en hoe zie je dat graag vertaald in je eigen gedrag en dat van je medewerkers? Als het goed is heeft de organisatie een visie op hoe ze de managersrol ziet. Als deze ontbreekt of onduidelijk is, zul je op onderzoek uit moeten;
2. Stellen in plaats van vragen: als je iets echt nodig vindt, wees dan stellig en geef geen ruimte (zouden jullie willen…?). Gebruik ‘ik wil-taal’ Bijvoorbeeld: “Ik wil 10 minuten van jullie tijd, want ik heb iets belangrijks te bespreken”;
3. Vermijd aarzeltaal: om de ‘ik wil-taal’ kracht bij te zetten is het belangrijk om woorden als ‘wellicht’, ‘eventjes’, ‘misschien’, ‘een beetje’, e.d. te vermijden;
4. Wees hard op de inhoud, zacht op de relatie: een veel voorkomende valkuil is dat we de inhoud gaan verpakken met het doel om de relatie prettig te houden. Het is belangrijk aan beide aandacht besteden, maar nooit in 1 zin, want dan doe je zowel de inhoud als de relatie schade aan! Hoe wel: “Ik wil 10 minuten van jullie tijd, want ik heb iets belangrijks te bespreken. Laten we hier gaan zitten (hard op de inhoud). Ik realiseer me dat ik hiermee onverwacht tijd van jullie vraag. Ik zal het kort houden.”

En als je dan toch grenzen moet stellen …
Tja, hoe doe je dat op een effectieve manier met behoud van een prettige relatie? Hierover meer in mijn volgende column.