Grenzen stellen als manager begint bij jezelf

Grensoverschrijdend gedrag kun je vóór zijn door jezelf stevig te positioneren. In mijn vorige column gaf ik vier praktische tips om te voorkomen dat je als manager grenzen moet stellen. Maar wat als het wél nodig blijkt om grenzen te stellen omdat het gedrag van medewerkers te ver gaat? Hoe doe je dat dan op een manier die duidelijk is, zonder dat je de relatie schade aan doet?

In de vorige column maakten wij kennis met Abel, een startende manager die onvoldoende serieus genomen werd door zijn medewerkers. Zij zochten continu grenzen op (te laat komen, door zijn verhaal heen praten, regels overtreden e.d.). Inmiddels begint dat te veranderen. Abel is duidelijker in wat hij van zijn medewerkers verwacht. Daarnaast heeft hij grenzen gesteld aan het gedrag van een medewerker die in zijn ogen te ver ging. De medewerker was midden in een meeting, tijdens een belangrijk gesprek, weggelopen.

Wat Abel geholpen heeft, lees je hieronder.

Tips voor het stellen van grenzen

Als je een grens stelt, kun je daarin het beste de volgende drie stappen volgen. Vaak is de eerste stap al voldoende om het gedrag te laten stoppen.

1. Stel een grens
- Benoem zo feitelijk mogelijk wat de ander doet: “Je loopt midden in mijn verhaal weg”.
- Formuleer een ik-boodschap en geef aan wat je van het gedrag vindt: “ik vertel iets heel belangrijks en ik vind het onacceptabel dat je wegloopt”. Niet: “vind je dat normaal?” of “dat doe dat toch niet?!”
- Zeg wat je wel wilt: “ik wil dat je weer komt zitten”.
- Doe het op tijd. Wacht niet totdat jouw grens overschreden is. Dan ben je minder effectief.
2. Verbind consequenties aan gedrag.
Meestal is de eerste stap voldoende. Zo niet, dan is het belangrijk consequenties te verbinden aan het gedrag. Anders blijft het vrijblijvend. Hoe deed Abel dat: “Je kunt kiezen: je komt nu zitten, anders hebben straks een ánder gesprek. Zeg maar wat je wilt”.
3. Voer de consequenties uit.
Bij volwassenen werkt het net als bij kinderen. Als we blijven waarschuwen, worden we ongeloofwaardig. Doe dus wat je zegt.

Maar wat als ik mijn grenzen niet ken?

Allemaal leuk en aardig die tips, maar Abel had in eerste instantie helemaal niet door dat de medewerkers te ver bij hem gingen. Hij was het al min of meer normaal gaan vinden. Om grenzen te kunnen stellen moet je je continu bewust zijn van het gedrag van anderen en het effect van dit gedrag op jou.

Vaak zijn we zo bezig met ons doel, het overtuigen van de ander en het oplossen van problemen, dat we vergeten onszelf vragen te stellen als: hoe verloopt dit gesprek eigenlijk?, hoe voel ik me nu?, hoe komt het gedrag van de ander bij mij binnen? Door ruimte te maken voor dat soort vragen heb je veel eerder in de gaten hoe het gedrag van de ander bij jou binnenkomt. Hou dus contact met jezelf!

Tips om contact met jezelf te houden in gesprekken

1. Maak gebruik van stiltes.
   Ze helpen de ander om te verwerken wat je vertelt en ze helpen jou om even afstand te nemen; Luister ook eens naar andere dingen dan de inhoud: hoe kijkt de ander, wat vertelt zijn toon mij? Welke woorden gebruikt hij? en welk effect heeft dat op mij?
2. Maak gebruik van toilet en pauzemomenten om te reflecteren.
   Reflectie hoeft niet zoveel tijd te kosten. Belangrijker is dat het regelmatig gebeurt en een automatisme wordt. Blik terug op je gesprekken, je eigen gedrag en emoties en dat van anderen.
3. Stel jezelf de vraag: wil ik zo behandeld worden?
   Dat klinkt als een voor de hand liggende vraag en toch stellen we die onszelf te weinig. Abel nam continu de medewerkers als uitgangspunt, nooit zichzelf.

"Help: nu weet ik wel hoe ik grenzen moet stellen, maar toch doe ik het niet." Ken je dat: je bent naar een training geweest en daar heb je allemaal nuttige tips gehad over hoe je je boodschap steviger en overtuigender over de bühne moet krijgen en in de praktijk merk je dat je maar niet aan de slag gaat met het geleerde.

Vaak heeft dat te maken met allerlei stemmetjes in ons hoofd die ons vertellen waarom we vooral op de oude manier moeten doorgaan. Wat in de casus van Abel ook een rol speelt is de mate waarin Abel zichzelf serieus neemt. Vaak nemen anderen ons niet serieus omdat we dat zelf eigenlijk ook niet voor de volle 100% doen. In dat geval begint de remedie bij onszelf. Daarover meer in mijn volgende column…