Aansturing door een operationeel manager!

De titel geeft aan dat we van een operationeel manager aansturing mogen/moeten verwachten. Toch zie je op dit gebied veel problemen. Tijdens meerdere opdrachten hoor ik aan de kant van het management: het aansturen van mijn mensen is mijn hoofdtaak. Aan de andere kant geven medewerkers aan: ik weet niet wat hij doet, maar ik zie hem nooit.
Hoe kan dit toch? Het heeft volgens mij alles te maken met het volgende vergelijking:

De perceptie van de leidinggevende over hoeveel tijd hij kwijt is met daadwerkelijk aansturen van zijn mensen versus de werkelijkheid.

Bovenstaande vergelijking zorgt ervoor dat er verschillende beelden ontstaan. Om ervoor te zorgen dat het beeld dat de manager zelf heeft overeenkomt met de werkelijkheid, moet de manager inzicht hebben in zijn daadwerkelijke tijdsbesteding. Dit inzicht kan verkregen worden door middel van een zogenaamde aansturingstudie.
Tijdens een dergelijke studie worden volgende zaken gemeten:

1 Proactief leidinggeven
2 Vergaderen
3 Administratie / plannen
4 Meewerken
5 Reactief leiding geven
6 Aanwezig zijn

Zelf heb ik meerdere malen met behulp van een dergelijke studie managers geholpen inzicht te krijgen in hun tijdsbesteding. Door één of meerdere dagen met een manager mee te lopen, kun je de hem het nodige inzicht geven.

Uitvoering

Leg zijn tijdsbesteding in blokken van 5 minuten vast op de genoemde items. Herhaal dit indien nodig één of meerdere dagen. Verwerk de verkregen informatie en tel de bestedingen van de verschillende items bij elkaar op. Hiermee heb je inzicht verkregen in de totale tijdsbesteding gedurende een dag. Vraag daarnaast aan de manager of hij een inschatting kan geven van de zaken waaraan hij denkt zijn tijd te hebben besteed. Koppel vervolgens de daadwerkelijke tijdsbesteding terug. Het levert voor de manager vaak verrassende resultaten op. Bijvoorbeeld

- Leidinggevende is maar 10% bezig met proactieve sturing terwijl hij zelf ervaart dat hij de helft van zijn tijd hiermee bezig is. Vaak wordt aanwezig zijn verward met proactief leidinggeven
- Leidinggevenden die meer dan 50% van hun tijd bezig zijn met administratieve taken, maar aangeven geen administratiekantoor te willen worden
- Senior medewerker die leidinggevende is geworden maar nog altijd alle moeilijke gevallen oppakt en daardoor 40% van zijn tijd bezig is met meerwerken en niet met het aansturen van de afdeling
- Het maken van rapportages wordt meer gezien als een administratieve plicht dan als een manier om inzicht te verkrijgen in werkvoorraden en gegevens die te gebruiken zijn voor dagelijkse sturing

Door een manager te confronteren met de “harde cijfers” en hem het verschil te laten zien tussen de werkelijkheid en zijn perceptie, zorg je ervoor dat een manager zich bewust wordt van zijn gedrag. Daarnaast wordt ook het verschil van inzicht tussen hem en zijn medewerkers een heel stuk duidelijker.

Algemeen beschouwend zijn het aansturen en proactief handelen van groot belang voor het bereiken van betere resultaten en bijvoorbeeld groei in productiviteit. Het is dan ook van belang dat een manager een goed inzicht heeft in zijn eigen handelen en gedragingen. Dit inzicht is noodzakelijk om tijdig te kunnen bijsturen als de situatie daar om vraagt en op de langere termijn zullen resultaten achterblijven als het inzicht van de manager geen reële afspiegeling is van de werkelijkheid.

Freek Hermkens is werkzaam als organisatieadviseur bij O&i (www.oi.nl) in Utrecht. Hij heeft jaren ervaring in het verbeteren en optimaliseren van bedrijfsprocessen bij grote dienstverlenende bedrijven.