Channels

‘Vertrouwen is goed, maar controle is beter’. Zeker de overheid vervalt snel in deze Pavlov-reactie. Zo worden bijvoorbeeld in de zorg en het onderwijs tientallen procenten van de tijd besteed aan bureaucratie.

Een voorbeeld: 
Horeca en ziekenhuizen hebben zowel te maken met een toezichthouder die verordonneert dat de vloer van de keuken een profiel moet hebben om uitglijden te voorkomen, als met een toezichthouder die vanuit het perspectief van hygiëne eist, dat de vloeren volledig vlak zijn. Een boete krijg je dus als organisatie altijd.

Vertrouwen lijkt op de achtergrond te geraken. Meer toezicht en meer procedureel verantwoord werken, zijn het antwoord op allerlei onzekerheden en mogelijk menselijk falen. We zien een toename van interne verantwoordings-, kwaliteits- en certificeringsystemen. Echter deze leiden wel af van de core business van ondernemingen. Bij elkaar opgeteld wordt het bureaucratische gehalte erg zwaar, zonder dat effectiviteit en opbrengsten toenemen. Integendeel!

Van der Veer voormalig bestuursvoorzitter van KPMG stelt: ‘In essentie gaat het er om, dat we het vertrouwen controleren. Zo verzoenen we het dilemma tussen controle en vertrouwen. Ruimte geven aan vertrouwen is ongelooflijk belangrijk; het is een cultuurvraagstuk. Er moet meer ruimte komen voor de eigen verantwoordelijkheid. Dat vergt vertrouwen en kan alleen maar als alle betrokken partijen – bestuurders, commissarissen, toezichthouders, politici en accountants – erachter staan en samen een cultuur creëren die eigen verantwoordelijkheid stimuleert en waarin we elkaar niet in een wurggreep houden.’

Lees ook:

Vertrouwen als fundament voor beter resultaat...

We gedijen het best als we veel ruimte, vrijheid en weinig toezicht hebben. Zelf nemen we precies gedetailleerde instructies en regelgeving niet langer echt serieus. We gaan er echter wel van uit dat anderen er nauwgezet en gehoorzaam mee omgaan. In de tijd van de baas moet je de regels opvolgen. En voor het geval dat niet gebeurt, moeten het toezicht en de controle dichtgetimmerd zijn.

Requirements excellence

Controleren is niet altijd makkelijk. Komt het wel op tijd af, levert het genoeg op? Vaak zorgen veranderingen of nieuwe inzichten voor extra kosten en tijdsverlies. Met de methodiek ‘requirements excellence’ bent u meer in control. Kortweg staat ‘requirements excellence’ voor het managen van eisen en wensen van stakeholders. Klinkt heel logisch maar toch gaat het vaak fout. Bekende faalfactoren, zijn te weinig inbreng van gebruikers (stakeholders), incomplete eisen, wensen en specificaties en tot slot het niet goed bijhouden van veranderingen. De noodzaak om goed en professioneel de requirements in beeld te krijgen, wordt nogal eens onderschat.

Requirements dragen bij aan de doelstellingen van een organisatie om op strategisch, tactisch of operationeel niveau veranderingen mogelijk te maken betreffende product, proces of organisatie- en systeem. Ze moeten daarbij voldoen aan een aantal voorwaarden:

  • universele taal: begrijpelijk voor alle betrokken afdelingen;
  • formuleren: ondubbelzinnig;
  • volledig: alle stakeholders moeten tijdig worden betrokken;
  • relatie naar proces en bron: de verantwoordelijke proceseigenaar moet helder zijn;
  • administreren: goede traceerbaarheid werkt kosten- en tijdbesparend;
  • rol: requirements moeten los van projecten worden beheerd door een functionaris;
  • changeprocessen: expliciete aandacht voor requirements.

Meer risico accepteren

We hebben nu toezicht en regels genoeg. We moeten beter worden in het goed laten werken en uitvoeren ervan. Dus: wetgever, toezichthouders en bewakers aan de slag en met zijn allen gewoon een beetje meer risico accepteren en weten hoe wezenlijk het is om toezicht en controle te doseren. Het geconditioneerd symbolisch blijven grijpen naar nog meer toezicht en controle zal uiteindelijk ondernemerschap, reactievermogen en flexibiliteit verminderen, zonder dat de risicoloze samenleving een stap naderbij komt.
 Gelukkig zijn er ook positieve ontwikkelingen, die steeds meer doordringen in bedrijfsculturen en steeds breder navolging vinden.

Bijvoorbeeld de mogelijkheid om thuis te werken. Mensen die thuis werken zien niet hoe hard anderen werken. Bovendien worden ze gestuurd op resultaat. Zelfs het ziekteverzuim is onder thuiswerkers lager. (bron: TNO)

Organisaties hebben er altijd belang bij samen te werken met hun stakeholders, zoals klanten, financiers, medewerkers en andere betrokkenen. Beschaming van vertrouwen leidt vrijwel altijd tot beëindiging van de samenwerking, wat per definitie een sanctie is voor alle samenwerkende partijen. Dus geef elkaar de ruimte en vertrouw elkaar. Afspraken over een exit-scenario in combinatie met vertrouwen zijn daarom een betere basis voor samenwerking dan een bureaucratie van regelgeving, controles en verplichte verantwoording.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bronnen:  
J. Bolweg, ‘Verstrikt in overdosis aan toezicht’. B. van der Veer, ‘Controleer het gegeven vertrouwen’.

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x