Veel gemaakte fouten in een verzuimgesprek

Stel je voor… Jouw medewerker Eddy, een gozer van 22 een fanatieke voetbalsupporter is af en toe een dagje ziek. Toevallig is dit steeds op maandag, direct nadat zijn club een grote wedstrijd heeft gespeeld. Wat doe je? Gaat je in gesprek? En hoe? Welke gedachten heb je bij Eddy’s verhaal?
Veel leidinggevenden vinden het knap lastig: een goed verzuimgesprek voeren. Als trainingsacteur heb ik de afgelopen jaren veel leidinggevenden zien zoeken naar de juiste woorden. Ik speelde vele malen ‘een Eddy’, en heb een scala aan redenen gehad om een dag, een week of soms hele maanden niet aan het werk te gaan:
Ik heb een chronische niet te verklaren pijn aan mijn meniscus gehad, waardoor ik absoluut niet kon komen werken, ik heb maanden in het ziekenhuis gelegen met een ernstige ziekte en kwam daarna weer terug, in gesprek met de manager, ik had griep, mijn hond was overleden, ik was gebeten door een slang op safari in Afrika; een mens kan heel wat overkomen.

Wat het lastigst is aan verzuimgesprekken? Managers vinden het knap lastig om aannames uit te spreken en om grenzen te stellen. Een effectief verzuimgesprek is én betrokken én direct. En ook weer niet te direct. Je stelt grenzen, vraagt door op wat er precies aan de hand is, je bent tegelijkertijd niet de huispsycholoog. Je maakt heldere afspraken. Worstel je zelf of je organisatie met verzuim?

Herken je je in onderstaande voorbeelden?
‘Zo beste Egbert, je zuster is een half jaar geleden overleden, je meldt je nog steeds bijna elke week ziek met migraine, maar het wordt tijd dat je je schouders er weer onder zet. Ik bedoel, een half jaar! Als ze nu afgelopen weekend was overleden… Door te gaan zitten simmen komt je zus echt niet terug onder ons.’
Echt gebeurd? Ja, natuurlijk!
Nog een voorbeeld.
‘Zo Martine… Je kat is overleden. Jeetje, ik weet zelf nog wel dat onze kat overleed. De kinderen waren er helemaal kapot van. Doe nog maar een dagje rustig aan… En als je morgen weer kan werken: ik zie je graag, maar kijk maar…’
Echt gebeurd? Zeker. Sommige managers zijn echte dierenliefhebbers.

En hoe vind je dat Masja wordt aangesproken?
‘Masja, hi, goeiemorgen. Fijn je weer te zien. Je was een maandje afwezig. Nou… ik hoop dat het goed gaat. Soms is het leven niet makkelijk. Ik weet natuurlijk niet wat er mankeert, of het lichamelijk is of enfin, het gaat me ook helemaal niks aan. Goed. We hebben je gemist. De collega’s geloven dus niet dat je echt ziek bent, dat je je aanstelt, maar dat hebben ze jou zelf al gezegd neem ik aan. Oh, niet? Eerlijk gezegd begrijp hen ook wel een beetje: zij moesten nu al het werk doen. En dat in die hitte, terwijl nu alle klanten met hun bestelling komen. Ja, het kwam ronduit slecht uit dat je ziek was… Wat een timing! Ha. Nee, niet dat jij er wat aan kan doen. Masja? Waarom huil je nu? Masja, stop daar mee. Je weet dat ik daar niet tegen kan. Niet tijdens het kopiëren, alsjeblieft.’

Ruimte voor gesprek
Hierboven zijn al enkele suggesties genoemd die tot succes leiden, en daarnaast heb ik ervaren dat hardop durven denken de kracht van elk goed gesprek is, zeker van een effectief verzuimgesprek. Hardop durven denken hielp mij (in de rollen) om te zeggen wat er echt aan de hand was.
Ook ervoer ik dat de kunst ‘hard op de inhoud en zacht op de relatie’ mij als zieke medewerker uitnodigde om zelf verantwoordelijkheid te nemen en niet direct met de hakken in het zand te gaan.
‘Mijn gedachte is dat je op maandag ziek bent omdat je op de zondag net iets te hard feest hebt gevierd bij je voetbalclub. Klopt dat of zit ik er helemaal naast?’
Op die manier voelen de meesten zich niet al te fors aangevallen en ontstaat er ruimte voor gesprek.
Nog even terug naar Eddy, de voetbalsupporter. Wat zou u doen? Stel je zegt dat je het vermoeden hebt dat hij ziek is vanwege het voetbal. En stel nu dat hij je dan aankijkt met een bleek gezicht en stottert:
‘ Voetbal? Mijn moeder is ziek. Ze heeft kanker. Ze gaat dood. Ik slaap nauwelijks meer. Daarom ben ik er niet!’
Wat zou u dan doen?

Johan Stevens ontwikkelde  de trainerstoolbox met video’s over werkdilemma’s.