Hoe voer ik emotioneel beladen gesprekken met de handrem eraf?

Nog steeds ontmoet ik veel managers die heilig geloven dat het succes van hun organisatie wordt bepaald door beeldbepalende elementen zoals strategie, structuur of systemen van een organisatie.Daar stoppen ze dan veel energie in en raken vervolgens behoorlijk teleurgesteld, omdat ze moeten concluderen dat deze energie (lees: geld!) nauwelijks heeft geleid tot enige prestatieverbetering. Iets wat toch wel zinvol is, lijkt mij, zeker in deze moeilijkere economische tijden…

Deze prestatieverbetering wordt  grotendeels bepaald door de kwaliteit waarmee u en uw leiders lastige gesprekken durven en kunnen voeren.  Onder ‘lastige gesprekken’ versta ik dan bilaterale gesprekken waarbij veel op het spel staat, omdat de meningen behoorlijk uiteenlopen, en daardoor de emoties hoog oplopen. Als zo’n gesprek verkeerd afloopt, kan dat vernietigende- en zelfs verstrekkende gevolgen hebben voor het resultaat van uw organisatie. En dat wilt u toch niet!?

Veel van deze emotioneel beladen gesprekken lopen verkeerd af omdat we er eenvoudig weg verkeerd mee omgaan!  Nu niet onmiddellijk tegen uzelf zeggen dat u dat niet doet.  Eigenwijs Leiderschap is juist eerlijk tegen uzelf durven bekennen dat óók u regelmatig het volgende patroon bij deze beladen situaties toepast: u ergert zich aan bepaald gedrag of -eigenschappen van uw collega, en kiest er in eerste instantie voor om eerst zo lang mogelijk om de hete brij heen te communiceren, onder het mom van tolereren.  Maar omdat u steeds meer op die negatieve eigenschap van uw collega begint te letten en de emotionele lading alleen maar toeneemt, begint u toch voorzichtig naar hem te klagen…. Uw collega wordt daar ook klagerig en chagrijnig van.

Het gevolg is uiteindelijk dat de onderlinge werkrelatie en ergernissen alleen maar verder verzuren: kortom, één grote negatieve spiraal! Dus hoe lang blijft u uzelf én uw omgeving nog voor de gek houden dat t vluchten of vechten iets oplost…Vluchten is in deze het eromheen blijven praten en klagen met als gevolg nog meer onderlinge ergernissen. Vechten betekent dat u vanuit uw buik gaat praten (dus de emotie de vrije loop laat) en de verbale aanval opent. Aanval roept verdediging op en ziedaar, de negatieve spiraal verergert zich alleen maar.

Als u in staat bent om deze emotioneel beladen gesprekken aan te gaan én effectief te voeren levert dat relatie, begrip en uiteindelijk betrokkenheid op. En dat is prettig werken voor u en de ander maar ook zeer effectief voor uw organisatie. Hoe bereikt u dat?

Drie tips voor lastige, emotioneel beladen gesprekken

1. Maak duidelijk wat ú werkelijk wilt  Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk, dus richt u zich tijdens de voorbereiding voor een lastig gesprek op úw motieven. U weet namelijk heel goed wat ú met deze gesprekken wilt bereiken. Dus stel uzelf echt de vraag: ‘Wat wil IK hier nu eigenlijk mee?’  Dat betekent namelijk dat u heel dicht bij úw motieven kunt blijven, en hierop te blijven focussen tijdens het gesprek, wat er ook gebeurt.Behalve de vraag ‘Wat wil ik echt voor mezelf?' is het ook belangrijk om de volgende vragen te beantwoorden in de voorbereiding op een lastig gesprek: ‘Wat wil ik echt voor anderen?’ en ‘Wat wil ik echt voor deze relatie?’Als u weet wat u voor uzelf, voor anderen en voor uw relaties wilt, dan bent u ook in de positie om geen genoegen te nemen met een verkeerde keuze. Deze verkeerde keuze richt zich namelijk te vaak op: kiezen voor de aanval op onze gesprekspartner (vanuit te lang opgeklopte emoties), of juist het verzwijgen van de waarheid omdat we aardig willen zijn.
2. Ga op de 3^e stoel zitten tijdens het gesprek en herken het patroon  Uw hersens maken u vervolgens wijs dat het opkomen voor uw belangen ongetwijfeld zal leiden tot een aanval-verdedigingspatroon in het gesprek, en dus tot winnen of verliezen. Want het is toch altijd rechts of links, wit of zwart? Maar gebeurt dit nu ook echt?Door in gedachten op de zgn. 3^e stoel te gaan zitten kunt u uzelf vragen stellen zoals ‘Hoe zitten wij nu eigenlijk met elkaar te praten?’ en ‘Wat gebeurt er nu tussen ons?’.Mocht dan inderdaad toch blijven dat het gesprek die kant op gaat van aanval-verdediging dan heeft u dit ook in de gaten. U herkent het patroon en u gaat er nu actief mee aan de slag in het gesprek. Dit doet u door dit patroon te benoemen én daarna aan te geven dat u daar  niet op uit bent en waar u wel naar op zoek bent: een zeer waardevolle interventie.
3. Zoek met elkaar naar alternatieven in plaats van vechten of vluchten  Nadat u tip 2 heeft teogepast is er ruimte om met elkaar op zoek te gaan naar creatievere- en productievere opties dan het vluchten of vechten. Dit doet u dus niet alleen in het gesprek, maar deelt u hardop met uw gesprekspartner zodat u tevens kunt testen of hij/zij dit ook wilt. Zo ontstaat er immers een gedeelde verantwoordelijkheid om hieraan te gaan werken in het gesprek. Bijvoorbeeld door hardop de vraag te stellen: ‘Hoe kunnen we nu openhartig naar elkaar zijn, zonder dat we er chagrijnig of kwaad van worden en elkaar vliegen gaan zitten afvangen?’
   U zult vervolgens merken dat door deze openheid proactief te geven (over uw intenties met dit gesprek en de onderlinge relatie) u ook die openheid zult krijgen.

Met behulp van deze tips bent u beter in staat om  lastige gesprekken te voeren.