Hoe kan jij als werknemer efficiënter functioneren?

Werkgevers willen twee dingen van hun werknemers: of kostenbesparing of het maken van inkomsten. De nadruk ligt op geld! Een bedrijf wil op zijn minst "break even" draaien en haar personeel kunnen behouden.

Veel werknemers zijn bang hun baan te verliezen en gaan daarom steeds harder werken, met andere woorden, meer uren werken. Meer werken en langere dagen maken betekent echter niet dat je efficiënt werkt. Werknemers maken vaker fouten doordat ze hun tijd inefficiënt indelen, dan doordat ze hun doelstellingen niet kunnen behalen. "Verstandig" werken is de boodschap wanneer je niet wilt bezwijken onder de steeds toenemende werkdruk en een chronisch slaaptekort.

Wees bewust van je eigen limieten en durf 'nee' te zeggen. Neem niet meer werk aan dan je aankunt; dit leidt eerder tot inefficiëntie, frustraties en stress, dan dat het een eventuele promotie bevordert.

Om efficiënter tewerk te gaan moet je als eerst je taken indelen op prioriteit en urgentie. Vervolgens kan je een dag-, maand en -jaarschema opstellen waaraan je jezelf zo goed mogelijk probeert te houden. Geef jezelf duidelijke taken en zet deze op papier. Loop deze lijst regelmatig door en doorstreep de taken die je al hebt volbracht.

Medewerkers kunnen hun functie beter vervullen als zij precies weten hoe ze hun dag doorbrengen. De nieuwste technologieën maken dit mogelijk. Allerlei software en gadgets kunnen gegevens verzamelen, analyseren en verbeteringen voorstellen. Organisaties kunnen hun medewerkers wel aanmoedigen maar niet dwingen. Medewerkers moeten de ruimte krijgen om zelf te experimenteren en in hun eigen tempo gebruik te maken van de mogelijkheden die er zijn. Organisaties moeten benadrukken dat privacy gerespecteerd wordt.

3 soorten auto-analytics die steeds populairder worden onder medewerkers:

1. Computertijd bijhouden
   Medewerkers doen dat zelf met behulp van tools om te voorkomen dat ze een 'Big brother is watching you-gevoel' krijgen. De software analyseert hoe je je computer gebruikt. Hoe lang heb je een bepaalde pagina open staan? Hoe lang doe je niets op de computer? Hoe vaak wissel je van venster? De software geeft dit in grafieken weer, zodat je kunt zien waar je je tijd aan spendeert. Vervolgens kun je alerts instellen om te voorkomen dat je bepaalde handelingen doet of dat je te lang met een bepaalde handeling bezig bent. (www.rescuetime.com , www.TallyZoo.com , www.SimpleOlogy.com)
2. Gedachten verzamelen
   Het vastleggen van computergedrag is één, maar de mentale prestaties meten en verbeteren is een volgende stap. Medewerkers kunnen speciaal ontwikkelde games spelen tijdens werktijd die onder andere helpen het geheugen te verbeteren en de denksnelheid te bevorderen. Het verschil met 'normale' games is de tracking. De games houden scores bij en vergelijken deze met eerdere prestaties. Op basis daarvan wordt bepaald welke vaardigheid, zoals bijvoorbeeld het onthouden van zaken, verbeterd moet worden.
   Een ander voorbeeld is cognitieve mapping software. Als je een idee hebt kun je dit intypen en bij gerelateerde ideeën plaatsen door gebruik te maken van een visuele kaart waarin ideeën geclusterd worden. Hieraan kunnen foto's, links van websites en notities gehangen worden. Op deze wijze kunnen ideeën en gedachten vastgelegd worden waar een medewerker uit kan putten of op kan voortbouwen.
3. Fysiek
   Op dit gebied is al heel veel verkrijgbaar. Zo kunnen medewerkers een polsband dragen die kwantiteit en kwaliteit van slaap vastlegt. Een analyse van de data kan aantonen wat het effect van slaap is op het functioneren.Ook is het mogelijk gedurende de dag te meten hoe het lichaam 'werkt', bijvoorbeeld door naar de hartslag te ijken. Zo kun je te weten komen welke situaties voor de meeste stress zorgen. Het programma kan suggesties doen, zoals ademhalingsoefeningen, om onrust en stress te verminderen.

Werk is alleen waardevol als het een toegevoegde waarde heeft.

Als werkgever ben je verantwoordelijk om transparantie en duidelijkheid te creëren en efficiënte bedrijfsprocessen op te stellen. Als werknemer moet je leren prioriteiten stellen, te delegeren en te organiseren. Iedereen kan hard werken. Als je jezelf van de massa wilt onderscheiden moet je diegene zijn die het slim aanpakt. Werk niet hard, werk efficiënt!

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in de media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: StepStone en P&O Actueel