Presenteren valt te leren

Een presentatie… menigeen wordt al onrustig en zenuwachtig bij alleen de gedachte eraan. Eigenlijk is dat helemaal niet nodig, want presenteren valt te leren. Zoals met zoveel zaken lijkt ook voor presentaties te gelden dat men dit vooral leert door het te doen, maar er zijn handvatten die helpen bij het presenteren. Op deze kennisbankpagina treft u een aantal van deze handige hulpmiddelen aan.

Het succes van een presentatie hangt af van drie factoren; inhoud, structuur en vorm/performance.

Inhoud

Dit aspect is voor mensen het meest vanzelfsprekend en krijgt in verhouding ook veel aandacht van (beginnende) presentatoren. Men verwacht nu eenmaal een goed verhaal. Een duidelijke boodschap, goed onderbouwd met argumenten en bij voorkeur ook met onderzoek, feiten en cijfers. Met een inhoudelijk sterk verhaal laat u zien dat u verstand van zaken heeft en kunt u uw publiek overtuigen van uw standpunten.

Structuur

De structuur van uw presentatie bepaalt voor een groot deel of mensen u kunnen volgen. Zorg voor een verhaal met een duidelijke kop, romp en staart. Deel bij aanvang de onderdelen die u gaat bespreken met u toehoorders en geef gedurende uw presentatie steeds duidelijk aan op welk punt u zich bevindt. Vat geregeld samen en geef uw kernboodschap zowel een plaats in uw inleiding als afsluiting.

U sluit af met een samenvatting en opnieuw uw kernboodschap.
Begin en eind zijn hetzelfde: uw kernboodschap. De tussenliggende toelichting en bewijsvoering ondersteunen de kernboodschap; die mag men, bij wijze van spreken vergeten, als men uw kernboodschap maar onthoudt.

Vorm en performance

De werkinng van uw presentatie wordt voor een groot deel bepaald door de manier waarop u uw verhaal en uzelf presenteert. Gebruikt u PowerPoint of juist een hele andere creatieve manier als bijvoorbeeld mindmappen? In het geval van PowerPoint: hoe zijn de sheets opgesteld? Voorkom in ieder geval te veel tekst op één sheet en zorg ervoor dat u niet teveel sheets in beperkte tijd wilt behandelen.

Uw performance wordt sterk bepaald door uw houding en lichaamstaal. Wat straalt u uit? Uw non-verbale communicatie spreekt veelal boekdelen! Door u hier bewust van te zijn en hier extra op te letten kunt u de kracht van uw presentatie vergroten.

Uit het bovenstaande valt al op te maken dat zowel een goede voorbereiding als het optreden tijdens de presentatie zelf van groot belang zijn. Vooral aan de voorbereiding wordt echter nogal eens weinig aandacht besteed. Hieronder komen verschillende ideeën aan de orde die u zowel kunt gebruiken bij uw voorbereiding als tijdens uw presentatie.

Vorm vs. inhoud vd presentatie

Presenteren is meer dan het overbrengen van informatie. Het is vooral de manier waarop de presentator zichzelf en zijn boodschap brengt die bepaalt of het publiek geïnteresseerd en enthousiast is. Uw optreden bepaalt daarmee de mate waarin mensen aandacht hebben voor de inhoud en deze opnemen. Welke mogelijkheden zijn er om de vorm te laten werken voor de inhoud?  Hier vindt u diverse goede tips om persoonlijk en verbindend te presenteren.

Kort en krachtig

Natuurlijk moet een presentatie voldoende inhoud bevatten. Uiteindelijk gaat het om het overbrengen van een boodschap. Maar voorkom saaie lijstjes met bullits en stapels sheets, anders verliest u de aandacht van uw toehoorders snel. Geef uw kernboodschap kort en krachtig weer, is niet voor niets een presentatie basisregel. Bedenk daarbij dat uit onderzoek is gebleken dat mensen zaken beter onthouden als deze 3 keer herhaald of in groepen van 3 gepresenteerd worden. Herhaal uw boodschap dus 3 keer, behandel (maximaal) 3 onderwerpen, kom met 3 argumenten, etc.

Persoonlijke overtuiging en zekerheid

Bent u zelf overtuigd van uw verhaal? Nee? Dan is de kans zeer klein dat uw publiek dit wel raakt. Zorg dat u achter uw boodschap staat en u zo zelfverzekerd mogelijk kunt presenteren. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, aangezien uit onderzoek is gebleken dat veel mensen meer angst voor presenteren dan voor de dood hebben. Kijk voor tips om hieraan te werken op: ‘De 3 grootste misverstanden rondom spreekangst’ en ‘Overtuigen doe je zo!’.

Verder wint uw verhaal aan kracht als u dit persoonlijk weet te maken met eigen ervaringen, anekdotes en voorbeelden (“Ik heb dit meegemaakt en ben er zo mee omgegaan.”). Dat is voor mensen herkenbaar en blijft goed hangen. Door u als persoon te laten zien maakt u verbinding met uw toehoorders. Zie de volgende tips voor persoonlijk en verbindend presenteren.

Betrek uw publiek!

Probeer uw publiek zoveel mogelijk uit de rol van toehoorder te krijgen. Stel vragen, wees nieuwsgierig naar de mening van mensen en biedt ruimte voor interactie. Besteedt hier ook al aandacht aan in uw voorbereiding. Op welke manier kunt u aansluiting vinden bij de (dagelijkse praktijk) van uw publiek? Wat zijn aansprekende voorbeelden en cases? Op welke momenten is het interessant om mensen actief te betrekken en de dialoog aan te gaan? In Presenteren: Glazige blikken of interactie volgen enkele tips om de interactie met uw gehoor te stimuleren.

Lees meer over boeiend presenteren met overtuiging, kracht en hart.

Lichaamstaal

We komen voor mooie, echte verhalen, die we ons voor kunnen stellen. Als we het ons niet voor kunnen stellen, letterlijk voor ons uitgebeeld zien, dan begrijpen we er niets van. Dat uitbeelden, dat moet de spreker doen, met handen en voeten, met klankwendingen en met zijn of haar motoriek.

Woorden worden slecht onthouden. Het gaat om lichaamstaal, emotie en gevoel. Ga in het midden staan van het podium, op de plek van de natuurlijke leider. En wees niet bang als het even stil is in de zaal. Dan gebeuren er juist dingen. Het is een uitstekend moment om contact te maken met je publiek.

Lichaamstaal komt ook zeer van pas bij het acquisitiegesprek. Zie bijvoorbeeld: ‘Tien non-verbale communicatie tips’. Meer tips ten aanzien van lichaamstaal treft u hieronder aan bij het kopje ‘Tips’.

Weg met PowerPoint presentaties…  De alternatieven

Powerpoint-presentaties lijken het ideale middel om de zenuwen van de presentator te beheersen, maar de toehoorders zijn veelal minder enthousiast.

Met een Powerpoint presentatie verspeel je een groot deel van je mogelijke geloofwaardigheid. Powerpoint helpt je niet tijdens je presentatie, het hindert je. Het leidt af. Door de volgorde van je sheets zit je muurvast tijdens je presentatie. In de voorbereiding verprutsen mensen enorm veel tijd met het maken van veel te veel sheets met veel te veel tekst. En mensen die uw sheets lezen, kunnen niet naar u luisteren! Een half duister zaaltje met een zachtruisende beamer wekt een enorme slaap op. Powerpoint, het is net een slaappil.

De bijdrage Presenteren zonder plaatjes van een jaar terug zorgde voor veel reacties. Veelal eensgezind. ‘Eens, maar hoe moet het dan wel?’ was de strekking. In de discussie die daarop volgde werden heel wat goede voorzetten gedaan.

Mindmappen

Presenteren: Minder is meer. De kern van een geslaagde presentatie zonder PowerPoint heet mindmappen. Zet je kernboodschap in het midden en bouw daar de zaken omheen die verder nog een rol spelen. In plaats van een lineair verhaal met sheets die allemaal achter elkaar staan, kun je zo op ieder moment terug naar de kernboodschap. Begin met de kernboodschap, want nu zijn mensen nog wakker. Daar eindig je ook mee. Tussendoor heb je ruimte om deze boodschap te onderbouwen.

Variatie

Wijk eens af! Doe iets wat toehoorders niet verwachten. Verander bijvoorbeeld de zaalopstelling, geef cadeautjes weg of introduceer een nieuwe term. Maak daarbij gebruik van originele presentatievormen als foto’s, muziek en video. Met metaforen, concrete voorbeelden en one-liners zorgt u voor nog meer afwisseling en originaliteit.

Meer variatie krijgt u ook door uw verhaal niet volledig uit te schrijven. Noteer alleen de structuur, eventueel aangevuld met enkele kernwoorden. Op deze manier vertelt u uw verhaal ter plekke in uw eigen woorden.

Kortom: sta wat langer stil bij de vorm, want die inhoud die beheerst u wel.

Stiltes en vragen

Over het algemeen zijn mensen geneigd stiltes snel op te vullen. En menig presentator houdt het tempo er stevig in. Toch zijn stiltes krachtige momenten. Bij presenteren is stilte altijd raak, vanaf het eerste moment. Stil zijn, totdat je publiek stil is. Stil zijn tussen je zinnen. Stil zijn om de spanning op te voeren. Stil zijn om te luisteren. Stil zijn als contrast met je woorden. Zonder contrast is er niets te horen of te zien. Zonder stilte is er niets te horen of te ontdekken. Stil zijn om de juiste woorden te vinden. Stil zijn om je emotie te delen. De stilte is cruciaal in je presentatie. Kijk voor concrete technieken bij ‘De stilte in je presentatie’.

Interactie met het publiek door vragen te stellen. Het klinkt logisch en vanzelfsprekend, maar in de praktijk ervaren veel presentatoren belemmeringen om dit daadwerkelijk te doen. De redenen lopen uiteen van ‘minder zendtijd om mezelf te profileren’, ‘het verliezen van controle over het gesprek’ tot ‘dan moet ik eerst zelf voldoende kennis paraat hebben’. Deze bezwaren zijn ongegrond. Het stellen van vragen kan de impact van uw presentatie juist vergroten. Maar hoe doet u dat?

4 Stappen om verschillende soorten vragen in uw presentatie te verwerken

  • Vragen die opwarmen
  • Vragen die de huidige situatie valideren
  • Vragen die verder bouwen en peilen naar de onderliggende behoeften en wensen
  • Vragen die de hoofdboodschap introduceren

Iedere presentator weet het; de laatste indruk die je achterlaat is van groot belang. Veelal is deze laatste indruk gebaseerd op de vragen en discussie na afloop van de presentatie. Hoe zorgt u voor een goede discussie? Enkele vuistregels en tips om dit deel van uw presentatie te verbeteren:

  • Besteed in uw voorbereiding nadrukkelijk aandacht aan het ‘vragenuurtje’. Ga na welke vragen u kunt verwachten en welke antwoorden u daarop zou willen geven.
  • Jaag (indien nodig) de discussie zelf aan door bijvoorbeeld vragen te stellen. Elke reactie uit de zaal biedt nieuwe aanknopingspunten voor het vervolg.
  • Vat (lange) vragen kort samen. Herformuleer daarbij zaken waar nodig.

Klaar voor het maken van verfrissende en originele presentaties? Kijk dan eens naar de volgende handvatten voor de perfecte presentatie in tien stappen.

Valkuilen bij het presenteren

Wat zijn de valkuilen waar we steeds weer in trappen als we presenteren? Voor een belangrijk deel ligt het probleem in de voorbereiding, maar er zijn meer knelpunten. Kijk bijvoorbeeld eens naar de volgende zaken:

  • Het belang van een efficiënte communicatie wordt onderschat.
  • Kijk uit met improviseren. Er is altijd een tijd en een plaats om hardop te denken, maar tijdens een formele presentatie is het ontoelaatbaar. Duidelijkheid is de boodschap.
  • Liever niet om moeilijke vragen heen manoeuvreren. Geef eerlijk antwoord, ook als u het niet weet. Oprechtheid is essentieel
  • Niet weten wie uw publiek is en daardoor een standaard in plaats van een aangepast verhaal vertellen.
  • Beginnen met een grapje om uw publiek op te warmen werkt. Tot blijkt dat uw grap niet grappig is. Te Laat!

De top 5 presentatie blunders

  • Spreker gebruikt te veel PowerPoint sheets (met te veel tekst)
  • maakt geen contact met het publiek
  • blijkt onvoldoende voorbereid
  • heeft de hand-out reeds voor de voordracht op de stoelen van de toehoorders gelegd (aandacht weg)
  • leest lappen tekst voor, al dan niet verstaanbaar

Meer presentatie blunders

  • Tijdens de opkomst begint de spreker al te spreken.
  • Spreker verstopt zich achter spreekgestoelte of laptop.
  • Spreker staat voor of naast een fel verlicht beeld en is dus niet goed zichtbaar.
  • Spreker bedankt publiek niet en neemt applaus niet in ontvangst.

Presenteren in het kort: Tips en Tricks

Doe uw voordeel met de volgende tips en verbeter uw presentatievaardigheden:

Een speech of toespraak met kerst of  nieuwjaar? Hier volgen de tips die uw welbespraaktheid zeker stimuleren. Ook bruikbaar bij meer zakelijke gelegenheden.
Speech met stijl: Versier je speech met de stijlmiddelen-top10
Wees een leider van vlees en bloed: Voorkom de vijf meest gemaakte fouten in (Kerst- en nieuwjaars)toespraken.

Geen tijd. En dan?

Een boel suggesties voor beter presenteren en speechen hierboven! Ziet u tussen de bomen het bos nog?  Gebruik de suggesties die u aanspreken. En dan aan het werk. Voor als het niet vordert en het u ontbreekt aan tijd, volgt hierbij een opzet waar u altijd mee uit voeten kan:

 Begin en eind van de presentatie zijn hetzelfde: uw kernboodschap. De tussenliggende toelichting stelt u op met behulp van mindmaps (Zie hierboven onder het kopje Mindmappen) Voorbereidingstijd: Mik op 2 mindmaps x 5 minuten; duur van de presentatie 10 - 20 minuten. De tijdwinst kunt u goed gebruiken voor vragen, discussie en interactie met uw publiek. Bedenk wel: De presentatie is de reactie.

De  winst van deze werkwijze is groot. Minder voorbereiding, geen wijdlopig verhaal, meer interactie en daardoor een betere aansluiting bij uw publiek. Geef uw publiek aan het einde van uw verhaal een hand-out mee met de kern boodschap. Handig als 'reminder'.