Beter presenteren: hoe bereid je je speech voor?

Columns

Het honderdjarig bestaan van een bedrijf, een collega die met pensioen gaat of een reorganisatie. Zo’n gebeurtenis vraagt natuurlijk om een goede speech. Het punt is: Hoe maak je er een goed verhaal van. Hoe ga je je publiek boeien.

Herkenbaar? Geen zorgen. Met dit handige stappenplan lukt het jou ook

Stap 1 - Bereid je voor

Een succesvolle speech begint met een goede voorbereiding. Eerst verken je je onderwerp: wat wil je precies vertellen? En – misschien nog wel belangrijker – aan wie? Vakgenoten zijn in andere dingen geïnteresseerd dan mensen die helemaal geen kaas hebben gegeten van je werk. Breng je doelgroep in kaart door jezelf vragen te stellen als: 

  • Waar lopen ze warm voor?
  • Wat willen ze weten over mijn onderwerp?
  • Wat voor voorbeelden, verhalen of anekdotes spreken aan?

Een beeld van je publiek helpt om met een goed verhaal te komen.

Stap 2 - Bepaal de inhoud 

Wat wil je dat je luisteraars na afloop van jouw verhaal onthouden? Dát is de kernboodschap. 

Bij voorkeur vat je de essentie van je verhaal samen in één korte, kernachtige zin. Die vormt de kapstok voor de rest van je verhaal. Doe dit op een positieve manier. Met negatieve woorden zet je je luisteraars in een negatieve modus. En dat wil je niet. 

Dus niet: Deze reorganisatie is noodzakelijk omdat we anders niet kunnen blijven voortbestaan.
Maar: Deze reorganisatie biedt ons de kans om efficiënter te werken en weer winst te maken.

Om je kernboodschap te onderbouwen, heb je feiten, cijfers en argumenten nodig. Deze informatie kun je op verschillende manieren verzamelen. Bijvoorbeeld door een mindmap te maken of door een brainstorm te organiseren. Je kunt ook Google of ChatGPT raadplegen. Verzamel het liefst zo veel mogelijk informatie. Schrappen kan altijd nog.

Stap 3 - Kies de juiste structuur 

Voor je luisteraars is de structuur van je speech hun enige houvast. Daarom schrijf je een speech niet voor het oog, maar voor het oor. Luisteren is iets heel anders dan lezen. Je publiek kan niet even terugbladeren als iets niet duidelijk is. Neem je luisteraars daarom aan de hand en zorg voor een inleiding, een middenstuk en een slot.

Deze onderdelen verbind je aan elkaar met bruggetjes en signaalwoorden. Een bruggetje maak je bijvoorbeeld door het vorige punt kort samen te vatten. Zo help je je publiek om de informatie te verwerken en te begrijpen hoe alles samenhangt. Bijvoorbeeld: 

Zoals we hebben gezien, is het belangrijk om duurzaamheid onderdeel te maken van onze bedrijfsstrategie.

Met signaalwoorden leg je een verband tussen zinnen of alinea’s. Omdat je luisteraars dit zelf niet hoeven te doen, kunnen ze zich volledig concentreren op jouw verhaal. Voorbeelden van signaalwoorden zijn: daarna, nadat, maar, bijvoorbeeld en bovendien.

Stap 4 - Start met schrijven

Na al het voorbereidende werk kun je echt gaan schrijven. Maak daarbij gebruik van de 3 s’en: samenvoegen, schuiven en schrappen. Zet alle informatie die je in stap 2 hebt verzameld, in één document. Dan ben je meteen van dat lege beeldscherm en die knipperende cursor af. Laat je in deze fase niet tegenhouden door angst voor kromme zinnen of taalfouten. Want dan weet je zeker dat je geen letter op papier krijgt. Begin gewoon met schrijven. Je speech hoeft niet in één keer perfect te zijn. De finishing touch volgt in stap 5.

Stap 5 - Kies de juiste stijl

In deze laatste stap verfijn je je ruwe versie. Dit doe je door aandacht te besteden aan de volgende punten:

  • Schrijf actief – Vermijd worden, kunnen en zullen

Dus niet: Een reorganisatie wordt gezien als de oplossing voor onze dalende cijfers.
Maar: Wij zien een reorganisatie als de oplossing voor onze dalende cijfers.

  • Schrijf actiegericht – Zo zorg je ervoor dat je luisteraars na afloop van je speech in actie komen.
    Bijvoorbeeld: Wil je weten wat de organisatie voor jouw afdeling betekent? Maak dan een afspraak met je afdelingsmanager.
  • Kies voor eenvoudige, veelgebruikte woorden – Hiermee vergroot je de kans dat je publiek je verhaal goed begrijpt. 

Dus niet: trachten, ofschoon, wellicht
Maar: proberen, hoewel, misschien

  • Maak korte zinnen – Je schrijft voor het oor, niet voor het oog. Met korte, duidelijke zinnen houd je je luisteraars bij de les. 

Dus niet: Ik voel me vereerd dat ik vandaag, op het afscheidsfeest van onze gewaardeerde collega Hans, in het bijzijn van zijn vrouw en kinderen, een speech mag houden.
Maar: Ik vind het een eer dat ik vandaag een speech mag houden op jouw afscheidsfeest, Hans. Wat leuk dat je vrouw en kinderen er ook bij zijn. Elly, Dion en Sanne: van harte welkom!

  • Gebruik verzorgde spreektaal – Niemand wordt blij van hoogdravende, wollige taal. Doe daarom alsof je je verhaal aan je buurvrouw vertelt.

Dus niet: Gegeven de aanhoudende, onvoorziene fluctuaties in de mondiale marktdynamiek, die in combinatie met de voortdurende inflatoire druk en de daaruit voortvloeiende stijgende operationele kosten leiden tot een cumulatieve afname van onze concurrentiepositie, is het onontkoombaar om, met inachtneming van zowel interne als externe factoren, een strategische herstructurering van onze organisatie door te voeren teneinde toekomstige continuïteit te waarborgen.
Maar: Door de stijgende kosten en veranderende markt kunnen we niet meer concurreren. Daarom is een reorganisatie nodig.

Volg deze 5 stappen en je schrijft gegarandeerd een toespraak die raakt, inspireert en overtuigt. 

Martina Langeveld-Huigen (1974) is neerlandicus, zelfstandig copywriter en communicatietrainer. Met haar bureau Langeveld Communicatie maakt zij zich sterk voor begrijpelijk Nederlands.

Meer over Presentatie