Managen is presenteren

Over presenteren is weinig wetenschappelijke literatuur voorhanden, maar dat het voor velen een nachtmerrie is, dat is duidelijk. Bruskin Associates onderzocht in 1973 waar Amerikanen het meest bang voor waren. Spreken in het openbaar scoorde hoger dan de dood. Nederlanders zijn banger voor spreken in het openbaar dan voor een terroristische aanslag bleek uit een onderzoek van de Presentatiegroep uit 2004 onder 4000 Nederlanders.
In universitaire kringen wordt vrees voor spreken in groepen door zowel studenten als docenten onderschat en is met schaamte beladen, aldus de universiteit van Leiden op haar eigen website. Toch is presenteren een noodzakelijke vaardigheid in een werkend leven. Zeker als directeur of manager zult u geregeld, zo niet dagelijks, een groep medewerkers, klanten of shareholders toe mogen (!) spreken.

• Twee dramatische missers
• Is presenteren te leren?
• Checklist van 9 punten

Twee dramatische missers

Een psycholoog in een zaal met zestig vakgenoten. Aardige inleiding, behalve dat de man voor zijn eigen powerpointpresentatie stond, zodat we in de zaal vooral een silhouet zagen. Toen de dia’s zelf kwamen, bleken het er veel te veel, met te kleine lettertjes, een herhaling van de inleiding en door de ontstane tijdnood werden de laatste tien dia’s afgeraffeld, terwijl de zaallampen al aangingen.

Tweede drama was nog erger. Een manager van een groot bedrijf deed in de kantine verslag van een bezoek aan de Amerikaanse eigenaar. Hij was ’s ochtends vroeg teruggekeerd op Schiphol en liep al grappen makend met enige medereizigers het podium op. Wij konden de grappen niet volgen. Dit kwam misschien omdat de presentatie in de lunchpauze was, en de manager intussen ook een stokbroodje wegwerkte. Om ons heen het standaard repertoire kantinegeluiden. Men had beelden meegenomen van de reis, maar de laptop en de beamer bleven conflicteren, zo bleek gaandeweg de lunchpauze. Toen er eindelijk een geconcentreerd presentatiemoment ontstond was de tijd op en zei de manager dat een schriftelijk verslag binnenkort via het intranet zou worden verspreid. Terloops voegde hij er aan toe dat een van de resultaten van het overleg was dat er volgend jaar 10 % bezuinigd ging worden. Meer info dus later op het intranet. In die twee minuten had de manager vooral voor veel onrust gezorgd. Einde lunchpauze, welkom thuis.

Twee recente voorbeelden uit een eindeloze reeks van slechte presentaties.

Is presenteren te leren?

Des te eerder u dit leert, des te meer plezier u er van heeft. En u kunt het leren. Hiervoor geldt overigens hetzelfde als voor sporten. Je leert het niet uit een boek, maar je leert het door het te doen én je moet regelmatig trainen. Hier volgen negen punten die u op weg kunnen helpen.

Checklist van 9 punten

Je thuis voelen
Een presentatie moet boeiend zijn, leuk, afwisselend, inspirerend, anders wordt er niet geluisterd. Klinkt logisch, maar lukt dit iedereeen?

Het tweede punt is nog lastiger. De luisteraar moet zich veilig, geborgen en betrokken voelen. Hij of zij moet zich eerst thuis voelen, dan pas kan de boodschap overkomen. In alle andere gevallen wil de luisteraar weg. Als de spreker zich niet veilig voelt, dan voelt de luisteraar dat ook. Angstige sprekers worden niet geloofd.

Bij heel veel presentaties wordt onvoldoende aandacht besteed aan de primaire noodzaak van een plezierig samenzijn. Een spreker begint gewoon te praten, of nog erger, voor te lezen, sheets te vertonen.

Lichaamstaal en stemgebruik
Veel belangrijker dan de feitelijke woorden zijn uw lichaamstaal en uw stemgebruik, de intonatie. Afwisseling tussen hard en zacht spreken, krachtig en warm, lange en korte zinnen, hoge en lage tonen. Rustige ademhaling, goede articulatie voor in de mond.

Een neutrale houding is een voorwaarde om ruimte te krijgen voor uw verhaal. Een angstige of juist agressieve houding komt veel sterker over dan de woorden, die slechts een klein percentage vormen van datgene dat wordt onthouden. De lichaamshouding en de klank zijn veel belangrijker. Zegt u het op een vriendelijke manier? De manager uit het begin van dit verhaal nam ons (even) niet serieus. Dat blijft hangen.

Een goede spreker is enthousiast, maar niet opdringerig, zoals een goede gastheer of gastvrouw, vol aandacht voor de gasten. Vergelijk presenteren gerust met het doel van een feestje, een fijne tijd voor de gasten. Als presentator is dat uw verantwoordelijkheid! Het is dus van primair belang om er voor te zorgen dat luisteraar en spreker zich op hun gemak voelen. Dan pas is constructieve communicatie mogelijk. Maak het gezellig. Neem bloemen en cadeaus mee, maak praatjes met mensen, verwelkom je gasten en verstop je niet achter laptop of lessenaar.

Zorg voor rust in de zaal, doordat u zelf rustig bent en ga zo snel mogelijk de dialoog aan met uw publiek. Vragen stellen en vragen laten stellen! Geen monoloog, maar een dialoog. Waar wordt u zelf blij van? Een goed gesprek aan de keukentafel is duizend keer leuker en effectiever dan een monoloog van de baas.

De juiste houding
Stevig staan. Uw benen op zijn minst schouderbreed uiteen. Uw handen naast uw lichaam. Niet op uw rug, daar zitten ze klem, niet voor u, dat is angst. Zorg dat u rechtop staat. Schouders naar achteren. En dan diep inademen, laag in uw buik. Zorg dat u uw voeten voelt. Even wippen van tenen naar hakken, totdat u een goede balans ervaart. Grijp uzelf niet vast aan en verberg u niet achter een lessenaar, maar ga gewoon midden tussen of voor uw publiek staan.

Minimale afstand
Zorg dat de afstand tussen u en uw publiek zo klein mogelijk is, dus geen lege eerste rijen, niet op een podium als het niet nodig is en bij voorkeur niet vanachter een lessenaar spreken. Bij kleinere groepen de stoelen gewoon in een kring zetten. Dat kan prima tot dertig, veertig mensen. Op deze manier hoort u wat uw publiek er van vindt. Aandacht geven is aandacht krijgen. Het kringgesprek zoals kinderen dat tegenwoordig op school leren is niet voor niets zo cruciaal voor de rust in een klas. Minimale afstand vertaalt zich ook in woordgebruik. Eenvoudig en direct, van hart tot hart. Dat raakt.

Optimale voorbereiding en optimale spontaniteit
Een luisteraar steekt al snel een uur tijd in uw verhaal. De reis heen en terug, wachten voor aanvang en soms na afloop, plus de tijd van uw verhaal. Vijftig luisteraars is vijftig uren, maal een gemiddeld uurloon. Zoveel is uw verhaal waard. Dat is veel! Zoveel moet uw verhaal dus ook waard zijn, anders deugt de prijs/prestatie verhouding niet. Dit vereist een optimale voorbereiding. U weet alles over uw onderwerp. U weet alles over uw publiek. U hebt de zaal van te voren verkend en u bent ruim op tijd. U heeft uw verhaal proefgedraaid voor collega’s of partner. U bent optimaal uitgerust, u heeft van te voren een warming up gedaan, inclusief stemoefeningen, zodat uw kaken ontspannen zijn. En tot slot heeft u de situatie, inclusief alle gebreken geaccepteerd, want beter kon u het niet voorbereiden.

Vervolgens vertelt u een verhaal recht uit uw hart, geen tekst van papier en vergeet u alle voorbereidingen. Dan wordt u minimaal gehinderd door uw goede voornemens en uw teveel aan boodschappen. Dan kunt u het beste luisteren en reageren op uw publiek, zien of uw boodschap begrepen wordt, aanvoelen of er onrust in de zaal is, genieten van het bijzondere moment dat u samen met uw publiek maakt. Dan is er alle ruimte voor enthousiasme en ontmoeting, voor communicatie. Communicatie is immers het scheppen van gemeenschappelijke betekenis, volgens de definitie van de Groningse hoogleraar communicatie Gisela Redeker.

Eén boodschap tegelijk
Bij de voorbereiding hoort ook nog de inhoud.
U selecteert allereerst één kernboodschap. Deze schrijft u in het midden van een vel papier. Daaromheen schrijft u de associaties die u van belang vindt, waaronder voorbeelden, anekdotes en metaforen. Met pijlen geeft u de verbanden aan. Zo maakt u een mindmap. Als u dit met veel aandacht doet, zit deze al in uw hoofd. Een mindmap over presenteren stuur ik op aanvraag.

Een luisteraar wil perspectief. Hoe is het nu? Waar gaat het heen? Hoe is het zo gekomen? Wat heb ik er aan?

Zo spontaan mogelijk
Techniek zit u in de weg en dat geldt helemaal voor te veel powerpointdia’s. U wordt gedwongen om de logica van de sheets te volgen, terwijl de situatie misschien iets heel anders nodig heeft. Spontaniteit geeft ruimte om te reageren en te improviseren. Improvisatie, uiteraard op basis van een optimale beheersing van het onderwerp en uw mindmap.

Met een spiekbriefje of met kaartjes helpt beginnende sprekers op weg naar het verhaal uit uw hoofd presenteren. Uit het hoofd is nog niet goed genoeg bovendien. Uit het hart is de beste manier om je publiek te bereiken. Zo echt mogelijk. Spontaan is al bijna echt. U voelt donders goed (samen met uw publiek) de zwaktes en sterke punten in uw verhaal en u gaat automatisch onderbouwen met praktijkvoorbeelden. Daar wordt het echt van, geloofwaardig. U bent op de goede weg.

Nog een groot voordeel van uit uw hart (en hoofd) presenteren is dat u de natuurlijke kracht van het moment benut. Uw verhaal wordt niet langer dan nodig is, de aandacht blijft, want u reageert op uw publiek.

Luisteren en spelen met stilte
Slechte sprekers praten alles vol. Goede sprekers spelen met de stilte. Ze wachten in stilte tot er rust is in de zaal. Dan pas beginnen ze. Ze zijn stil tussen hun zinnen in, zodat een zin de tijd krijgt om te landen bij de luisteraar. Ze luisteren naar wat ze zelf zeggen en naar wat het publiek te zeggen heeft. Ze geven anderen de ruimte doordat ze stil zijn. Zo ontstaat er dialoog.

Presenteren met je hart
Het heeft alleen maar zin als uw presentatie echt iets bijdraagt, anders verveelt u uw luisteraars en kunt u beter thuis blijven. Daarom, presenteer vanuit uw hart. Dan komen de juiste motieven en argumenten, die overtuigen. Dan houdt u een eerlijk verhaal waar u zelf blij van wordt en uw luisteraars ook. Dan wordt de dialoog een ontmoeting in plaats van een confrontatie. Dan levert een presentatie energie op. Dan is het een feest voor spreker en luisteraar.

Denkt u er anders over? Aanvullingen op deze punten? Reageer in de interactieve ruimte bij dit artikel!

Over de auteur:
Roeland Schweitzer. Van oorsprong journalist, later bedrijfsjournalist en communicatiemanager. Ontwikkeling van massacommunicatie naar persoonlijke communicatie.