Wat is het nieuwe werken (#HNW)?

Het Nieuwe Werken (#HNW) wordt vaak omschreven als plaats- en tijdonafhankelijk werken door kenniswerkers. Aanvankelijk is dit concept gestart vanuit de ICT sector. Microsoft heeft de term ‘Het Nieuwe Werken’ geïntroduceerd en is ook vandaag de dag nog één van de voorlopers op dit gebied. Uitgangspunt was dat kenniswerkers altijd en overal toegang tot relevante informatie moeten kunnen hebben.

Mede ingegeven door nieuwe trends omvat Het Nieuwe Werken inmiddels veel meer dan alleen ICT oplossingen. Het staat voor een andere manier van denken over organiseren en heeft daarmee invloed op tal van aandachtsgebieden als leiderschap, samenwerken en organisatiecultuur. Zie bijvoorbeeld ‘Bent u al toe aan het nieuwe werken?’, ‘De Nieuwe Wereld van het Werk’, ‘De Nieuwe Wereld van het Werk 2’.

Belangrijke kenmerken van het Nieuwe Werken

  • De aansturing van medewerkers wordt meer gebaseerd op vertrouwen en vindt minder vanuit control plaats. Dit vraagt om anders sturen en leidinggeven en een ‘Projectmanager Nieuwe Stijl’.
  • Sturing op resultaat in plaats van aanwezigheid. Door flexibel en op afstand te werken is eigenlijk alleen de output van medewerkers meetbaar. De input (bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren) is veel minder zichtbaar.
  • Meer vrijheden voor medewerkers om hun werk qua tijden, locatie en werkwijze in te vullen op de manier die hen zelf het meest geschikt lijkt. Dit betekent dus ook minder procedures en regels rondom arbeid.
  • Ondersteunende faciliteiten om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Daarbij valt te denken aan ICT toepassingen, flexplekken en (tele)communicatiemiddelen.

Voordelen van Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken kent diverse voordelen. Hieronder komen enkele veel genoemde voordelen aan de orde:

  • Het Nieuwe Werken leidt tot betere bedrijfsresultaten en een hogere arbeidsproductiviteit.
  • Het Nieuwe Werken maakt diverse kostenbesparingen, zoals besparing van kantoorruimte, reiskosten en printkosten mogelijk.
  • De reisinspanningen (o.a. reistijd) van medewerkers nemen af. Het Nieuwe Werken maakt reizen minder noodzakelijk en biedt mogelijkheden om files te mijden door buiten de spits te reizen.
  • Het Nieuwe Werken is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor potentiële nieuwe medewerkers. Door de flexibiliteit in werktijden en -locaties, kunnen medewerkers zelf bepalen wanneer en waar zij werken. Zodoende hebben medewerkers ook de balans tussen werk en privé in eigen hand, zie: Het Nieuwe Werken en Work-Life-Balance.

Kritiek op Het Nieuwe Werken

De (on)zin van Het Nieuwe Werken blijft punt van discussie. Vanuit verschillende invalshoeken wordt er gewaarschuwd voor Het Nieuwe Werken. Zie ook: ‘Taylor en Het Nieuwe Werken’ en ‘Het nieuwe werken op een standaard flexplek?’

Veel genoemde kritiekpunten

  • Het Nieuwe Werken is een hype die door ICT leveranciers en adviesbureaus wordt gepredikt om producten en diensten te vermarkten. Voor sommige organisaties wordt Het Nieuwe Werken een doel op zich in plaats van een middel om zaken slimmer te organiseren.
  • Echt harde cijfers en gedegen onderzoeken naar de voordelen van Het Nieuwe Werken zijn er nauwelijks.
  • Flexibiliteit en de 24/7 bereikbaarheid leveren juist extra druk op voor medewerkers. Zij zijn immers altijd en overal online en op de hoogte van zaken. Daarmee is het risico om veel meer tijd dan voorheen te besteden aan werk aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan het checken en beantwoorden van e-mails. Daarnaast kan het vervagen van de scheidslijn tussen werk en privé praktische problemen met zich meebrengen.
  • Het Nieuwe Werken wordt door organisaties vooral omarmt om kostenbesparingen door te voeren. De focus ligt meer op het invoeren van kostenbesparende maatregelen en technologieën dan vanuit een andere filosofie (samen)werken en leidinggeven.
  • Medewerkers ontmoeten elkaar minder vaak fysiek. Ondanks de vele digitale contactmomenten kan het daadwerkelijk ontmoeten van collega’s als een gemis worden ervaren. Zie bijvoorbeeld: ‘Ik mis de rookkamer!’.

Valkuilen en knelpunten in de praktijk

Het Nieuwe Werken goed in de praktijk brengen valt nog lang niet altijd mee. Er zijn verschillende factoren te noemen die écht anders werken in de weg staan:

  • Managers hebben moeite hun op controle gerichte stijl los te laten. Leidinggeven op afstand wekt bij sommige managers de angst dat medewerkers er buiten hun zicht de kantjes vanaf lopen.
  • Het Nieuwe Werken is (technisch) al een hele tijd mogelijk. Voordat we daadwerkelijk op een andere manier gaan organiseren en samenwerken is eerst een andere mindset nodig, een paradigmashift bij zowel managers als professionals.
  • Fysieke barrières
    Waarbij het gaat om geografische afstand en verschillende tijdzones, die vaak gepaard gaan met technische tekortkomingen.
  • Sociaal-culturele drempels
    Zo’n drempel is bijvoorbeeld een sterk hiërarchische organisatie. Of ineffectieve incentives, die niet de juiste mensen aanzetten tot actie. Of nog simpeler; men mist het gesprekje bij het koffiezet apparaat.
  • Contextuele barrière
    Hier gaat het om het afstemmen en begrijpen van kennis die afkomstig is van collega’s met andere disciplines, niveaus en specialismen. Bijvoorbeeld om uitwisseling van kennis tussen afdelingen of divisies van organisaties. Iedereen praat en denkt in zijn eigen ‘taal’ over een onderwerp. Kortsluiting op dit vlak maakt het soms moeilijk om adviezen toe te passen.
  • Tijdgebrek
    Kenniswerkers hebben vaak domweg de tijd niet om hun inzichten voortdurend te delen. Maak dan eerst eens duidelijk wie medewerkers in je organisatie over welke onderwerpen kunnen raadplegen. Soms zul je beslissingsbevoegdheden moeten verhelderen of bevoegdheden opnieuw moeten definiëren, om het beroep op specifieke kenniswerkers te verminderen en dat op anderen te vergroten.

Tot slot blijft de vrijheid om de arbeidsorganisatie anders in te richten uiteindelijk bij de ondernemer/het bestuur liggen. Daarmee komen we op het thema van innovatief organiseren.

HNW en vernieuwing van de organisatie

Om  grotere zelfstandigheid en verantwoordelijkheid lager in de organisatie te beleggen zijn aanpassingen in organisatieontwerp en wijze van sturing belangrijk. De opkomst van de nieuwe media vergemakkelijkt dit proces.

Innovatief organiseren

  • Platter, minder controles en regels. Meer ruimte voor zelfsturing. De sturing wordt beperkter maar op dat beperkte gebied duidelijker en strakker. De spannningsbalans tussen zelforganisatie en sturing wordt aldus sterker geprofileerd.
  • Onderdelen kennen een grotere zelfstandigheid en hebben goed zicht op hun resultaten en hun klanten. In grotere organisaties huldigt men het principe van 'Klein binnen Groot'; anders geformuleerd: De menselijke maat wordt gecultiveerd.

De combinatie van innovatief organiseren en HNW

Een kenmerk van Het Nieuwe Werken is een stevig gebruik van ICT- en online hulpmiddelen. Dit kenmerk samen met de grotere zelfstandigheid van de medewerkers zijn drijfkrachten naar een andere manier van organiseren ook wel eens Organisatie 3.0 genoemd. Co-creatie en cloud computing, Facebook en flexkantoren, Twitter en thuiswerken. Social networks, Spaces en Seats2meet. Overal om ons heen duiken verschijnselen op die niet meer passen in het traditionele organogram. Het Nieuwe Organiseren kondigt zich aan.

Organisatie 3.0 heeft zijn wortels in organisatievormen waarin autonomie en zelfsturing belangrijke factoren zijn. Deze wijze van organiseren is gericht op het cultiveren van menselijke vermogens als:

  • Co-creatie & zelforganisatie.  Medewerkers nemen verantwoordelijkheid om een optimale bijdrage te leveren aan organisatieresultaten. Potentiële talenten worden beter benut.
  • Eigenaarschap & Ondernemerschap. Medewerkers zetten zich gemotiveerd in om waarde te creëren voor klanten.
  • Creativiteit & innovatie. Er worden creatieve oplossingen verzonnen voor oude en nieuwe problemen. Er is  innovatiedrang.

Klinkt mooi! Bijna te mooi. Wie zou dat niet willen? Hoe dan ook, elke stap in deze richting helpt. De voorbeelden in de volgende sectie laten daar iets van zien.

Voorbeelden van Innovatief Organiseren

Het nieuwe werken vraagt ander gedrag van medewerkers en leidingevenden. Het meest centraal staat een andere invulling van de eigen verantwoordelijkheid. Het is niet altijd nodig om daartoe de organisatie anders in te richten. Sommige organisaties hebben in de loop der jaren al een stevige slag gemaakt. Het is onmiskenbaar dat er organisatievormen zijn die de eigen verantwoordelijkheid en daarbij passende vormen van sturing veel meer kansen bieden. Daar zijn veel voorbeelden van beschikbaar, zie Sturen op verantwoordelijkheid.  In deze voorbeelden wordt goed duidelijk welk gedrag en welke houding van medewerkers en leidinggevenden wordt gevraagd. Er wordt ook iets duidelijk van de evolutie van organisatievormen. Dit betreft geen oppervlakkige trend. Dit is bittere noodzaak.

De ultieme test van HNW

Uiteindelijk gaat het om het effect van Het Nieuwe Werken op de prestaties van mens en organisatie. Genoemde voorbeelden op deze pagina geven een positieve indicatie. Wel wordt duidelijk dat als u verder wilt gaan met HNW u kritisch moet kijken naar de condities in uw organisatie. Flexibele werkplekken en een goede  ICT ondersteuning zijn een begin. Zelforganisatie gedijt in een organisatie die zelfsturing stimuleert en die de eigen verantwoordelijkheid voor presteren en resultaatverbetering voelbaar maakt. Dat vraagt een bepaalde sturing. Alle belangrijke aspecten van de organisatie zoals structuur, cultuur, strategie en systemen zijn dan in het geding.

Is uw organisatie ingericht voor een productieve balans tussen sturing en zelforganisatie?  Met het volgende online diagnose instrument kunt u zelf aangeven wat u wenselijk acht voor uw organisatie. Vervolgens ontvangt u online een diagnose met een advies.

Is de manier van leidinggeven afgestemd op een goede balans sturing en eigen verantwoordelijkheid? Om wat voor gedrag gaat het dan eigenlijk? Twee korte vragenlijstjes met online een diagnose met advies:

  • Diagnose instrument stijl van leiding geven
    Het ontwikkelen van een effectieve managementstijl vraagt bezinning op de kenmerken en effecten van de eigen stijl. Hoe is uw stijl te typeren?
  • Leiding geven aan verbetering
    Het kan altijd beter. Stimuleert u uw mensen om aan verbetering van resultaten te werken? Zes vragen geven u een idee van de mate waarin u daadwerkelijk hiermee bezig ben

Heeft Het Nieuwe Werken de toekomst?

Of blijft HNW hangen in de hype? De toekomst is aan die organiseervormen die het kunnen stellen zonder kostbare coördinatielagen van vrijgestelden van het echte werk. Professionals kunnen meer kwaliteit leveren tegen geringere kosten. Bovendien kunnen mensen die echt iets kunnen hier vanuit hun passie handelen, in plaats van gedresseerd te worden door van buitenaf opgelegde protocollen. Wie #HNW serieus neemt en daar ook de condities voor wil creëren, kan beter maar aan het transformatieproces beginnen.

Overzicht van de verschillende visies op Het Nieuwe Werken

Net als veel andere begrippen, wordt ook de term ‘Het Nieuwe Werken’ door  bedrijven, organisaties en personen op verschillende manieren gebruikt. Vaak treft u ook combinaties aan van de visies in dit overzicht.

  • Technologische visie, waarin nieuwe manieren van werken worden gestimuleerd en gepromoot vanuit een technologische en productgerelateerde achtergrond. Tools en platformen staan centraal die de uitwisseling van informatie, kennisdeling en verdere vormen van interactief samenwerken mogelijk maken; zie Interne communicatie en de nieuwe media.
  • Productiviteitsvisie, waarin nieuwe toepassingen leiden tot productieverhoging en hogere effectiviteit van de kenniswerker.
  • Visie op de werkomgeving, kantoor- en werkplekconcepten laten aansluiten bij de werkprocessen binnen de organisatie
  • Mobiliteitsvisie, waarin telewerken, thuiswerken en dynamische werkplekken voorop staan (bijvoorbeeld NCSI, Taskforce Mobiliteitsmanagement, Kennisplatform Verkeer & Vervoer)
  • Sociale visie, waarin de rol, mogelijkheden en toepassingen van Het Nieuwe Werken worden besproken en uitgediept
  • Organisatie visie, nieuwe organisatievormen, mogelijk gemaakt door technologische ontwikkelingen, maar vooral door de komst van een nieuwe generaties medewerkers en bestuurders  die op een nieuwe (=andere) manier invulling aan werken, managen en organiseren willen geven .
  • Lifehacking, waarin tips en tricks worden ontwikkeld en besproken waarmee een kenniswerker doelmatig en efficiënt kan leren omgaan met een grotere en diversere stroom informatie die hij of zij dagelijks moet verwerken en benutten

Do's en Dont's

Geef HNW de ruimte, pas je arbeidsvoorwaarden aan!

Zie hier  tips voor het managen van kenniswerkers.

Tien tips over: ‘Hoe stuur je HNW aan?’