Nieuwe communicatie en samenwerkingstools voor uw organisatie

Nederlandse managers zien nog weinig in het inzetten van social media om klanten en medewerkers te bereiken. Belangrijkste struikelblokken om sociale media in te zetten zijn: moeite om de toegevoegde waarde te meten, ontbreken van het menselijke aspect, beveiligingsproblemen en de kosten.

Communicatie- en samenwerkingstools als Yammer, Twitter, LinkedIn en InstantMessagingApps besparen tijd en verhogen de productiviteit.

Zakelijk succes hangt binnen bedrijven steeds vaker af van goede samenwerkingstools die het voor medewerkers mogelijk maken om real-time informatie te delen. De tools maken het mogelijk voor organisaties om op nieuwe manieren met medewerkers, partners en klanten in contact te komen en zo ook de bedrijfsprestaties te verhogen. Ondanks dat er in Nederland ontzettend veel gesproken wordt over social media, zitten de meeste bedrijven nog in de experimenteer fase of zetten ze hun eerste stappen net in de wondere wereld van social media. Sommige medewerkers zijn nog huiverig voor de nieuwe technologieën, voornamelijk bij samenwerking tussen verschillende functieniveaus en afdelingen.

Voordelen nieuwe media voor interne communicatie

• Real-time communicatie: Instant communicatiekanalen (zoals MSN, Google Talk en Skype) kunnen worden gebruikt om snel informatie te delen met collega’s, relatief eenvoudige discussies te voeren en vragen te stellen aan collega’s waar je normaal gesproken minder snel contact mee zou hebben. Een bijkomend voordeel is dat er met collega’s waar ook ter wereld tegelijkertijd kan worden gecommuniceerd.
• Overbodige info blijft achterwege: Als voorbeeld de digitale handtekeningen die iedere keer bij het verzenden van een e-mail intern worden meegestuurd. Daarnaast is het voor gespreksdeelnemers direct zichtbaar of een collega wel of niet beschikbaar is voor een gesprek. Bij het sturen van e-mails is het voor de zender niet meteen duidelijk wanneer hij of zij antwoord terug kan verwachten.
• Efficiënt communiceren: Communiceren met collega’s kan plaatsvinden zonder dat deze bij ieder bericht worden lastig gevallen met bijvoorbeeld digitale handtekeningen, waardoor bijvoorbeeld e-mail conversaties langdradig kunnen worden. Conversaties blijven to the point, van overbodige informatie is veel minder sprake.
• Samenwerking wordt vereenvoudigd: Het delen van documenten kan worden vereenvoudigd. Met meerdere medewerkers aan een document werken scheelt moeite, bespaart tijd en biedt overzicht. Bovendien werken medewerkers altijd aan de laatste versie.
• Kostenbesparend: De meeste nieuwe aanbieders van moderne communicatiekanalen bieden haar diensten gratis (of bijna gratis) aan. Niet alleen kan een organisatie met nieuwe communicatiekanalen in de kosten snijden, door deze nieuwe platformen te accepteren, bespaart ze ook geld door efficiëntere tijdsbesteding van haar medewerkers.

Door real-time, efficiënt en effectief te communiceren, besparen medewerkers zichzelf en elkaar tijd. De tools an sich maken het verschil namelijk niet. De manier van communiceren verandert op een zodanige manier, dat medewerkers die andere mindset zullen moeten krijgen. Bijkomend voordeel is dat de organisatie meer flexibel wordt en dat drempels worden weggenomen. Het is makkelijker dan ooit om de conversatie aan te gaan met mensen zowel binnen als buiten de organisatie

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bron: Frankwatching door Bart Schuijt