Verschuif de focus van Compliance naar ‘Reliance’

Wat hebben termen zoals compliance, toezichthouder en naleving gemeen? Het feit dat ze de verantwoordelijkheid om te bepalen wat goed en fout is buiten jezelf leggen. Het uitgangspunt is immers een wet of een regel die door anderen is opgesteld. En jij dient je daar aan te houden. Naar mijn idee remt deze taal, en de onderliggende uitgangspunten, het zelfdenkenvermogen van de mensen op wie deze wetten en regels van toepassing zijn. In mijn overtuiging heeft dit vaak een contraproductief effect. Vandaar dat ik een verschuiving bepleit in de focus van de stuurmechanismen die we gebruiken.

In essentie gaat het daarbij om een verschuiving van het voorkomen van ongewenst gedrag, waar nu vaak de focus ligt, naar het stimuleren van gewenst gedrag. Deze laatste benadering typeer ik met de term ‘Reliance’, een systeem van ‘georganiseerd vertrouwen’. In deze column zet ik kort uiteen hoe ik deze verschuiving voor me zie in een drietal kernpunten. Deze inzichten komen deels voort uit mijn promotieonderzoek naar het effect van controlemechanismen bij samenwerkingsrelaties en deels uit mijn advieservaring met het inrichten van organisaties.

Focus op ‘de geest’ in plaats van ‘de letter’
De meest voor de hand liggende verschuiving is die van de focus op ‘de letter’ naar ‘de geest’ van de wet, de regel, etc. Dit is een redelijke inkopper, maar in de praktijk blijkt het toch nog verdraaid lastig te zijn om hier naar te leven. Hoe vaak gebeurt het niet dat discussies, bijvoorbeeld tussen toezichthouders en organisaties waar toezicht op wordt gehouden, vastlopen doordat het middel (de wet of regel) belangrijker is geworden dat het onderliggende doel (bijvoorbeeld het voorop stellen van het klantbelang). Een goede manier om deze valkuil te voorkomen is om als organisatie eerst, voordat wet- & regelgeving klakkeloos wordt geïmplementeerd, zelf het onderliggende doel te doorgronden en daar een eigen kijk op te ontwikkelen. Is het duidelijk wat de onderliggende regel of wet beoogt? Delen jullie dit doel? Misschien willen jullie als organisatie wel verder gaan dan de betreffende regel of wet strikt verlangt. Nodig, als het onderliggende doel niet volledig helder is, de betreffende toezichthouder uit om toelichting te komen geven. Mijn ervaringen is dat ze hier zeker voor open staan. Ga pas aan de slag met de implementatie als het onderliggende doel volledig helder en geïnternaliseerd (eigen gemaakt) is.

Kies niet tussen vertrouwen en controle, maar benut ze allebei
Naar mijn idee zijn veel ‘besturingssystemen’ ineffectief, of zelfs schadelijk, doordat er gedacht wordt dat er een keuze gemaakt dient te worden tussen of vertrouwen of controle als stuurmechanisme. Niet voor niets is de uitspraak ‘vertrouwen is goed, controle is beter’ (of andersom, afhankelijk van je visie) populair. Ik ben er van overtuigd dat dit een paradox is, dus een schijnbare tegenstelling. Controle en vertrouwen zijn geen uitersten op dezelfde as. Het tegenovergestelde van controle is chaos en dat van vertrouwen is wantrouwen. Mijn ervaring is dat een combinatie van beide aspecten, vertrouwen en controle, het meest effectief is. Een simpele invulling van deze combinatie is controle te hebben over het ‘wat’, de gewenste uitkomst, en ruimte te laten betreffende het ‘hoe’, de manier waarop deze uitkomst wordt gerealiseerd. Een ander belangrijk aspect is om je bewust te zijn van de verschillende vormen van controle. De meest gehanteerde indeling is de theorie over dit onderwerp is die tussen formele controle en sociale controle. Bij de eerste vorm vindt de sturing plaats door o.a. wetten, regels en contracten. Bij de tweede variant, sociale controle, gebeurt dit door gedeelde normen en waarden. Deze vorm van sturing wordt vaak geassocieerd met vertrouwen, maar is in essentie ook een manier van het controleren van de gewenste uitkomst.

Belicht het gewenste gedrag
“You never change things by fighting the existing reality. To change something, build a new model that makes the existing model obsolete.” Onlangs kwam ik dit citaat van Richard Buckminster Fuller weer tegen. De kern van dit punt, het belichten van wat je wilt in plaats van wat je niet wilt, gaat ook op in deze context. Naar mijn idee is het veel krachtiger om het gewenste gedrag een podium te geven dan om enkel te concentreren op het ongewenste gedrag. Beide is nodig, maar het eerste gebeurt nog veel te weinig. Het belichten van gewenst gedrag kan door voorbeelden hiervan breed uit te dragen en te vieren. Inspireer anderen hiermee door te laten zien dat dit gedrag wordt beloond (vooral met aandacht, maar wellicht ook met andere prikkels). Explicieter zijn over het gewenste gedrag stelt je als organisatie, of als sector, ook in staat om harder te zijn in het sanctioneren van ongewenst gedrag.

Ik zie het als mijn persoonlijke missie om een bijdrage te leveren aan het effectiever maken van de manier waarop we met elkaar samenwerken. Hopelijk heeft deze column daar weer een bijdrage aan geleverd, hoe klein ook.