De rol van social media in uw organisatie

De rol en invloed van social media en daaraan gerelateerde nieuwe interactieve online toepassingen staan erg in de belangstelling. Wie niet twittert, mist de boot. Geen online-video’s op de website? Gemiste kans! Geen sociaal intranet? Bent u wel van deze tijd!  Youtube, LinkedIn, wiki’s,  ......  U kunt er niet omheen!

Het zijn communicatiemiddelen die ouderwets als zendmiddelen ingezet kunnen én moeten worden. Anderzijds bieden ze echter ook een forse vooruitgang in de manier waarop we de communicatie nu in de praktijk vorm kunnen geven. Thema’s als reputatiemanagement, cultuurverandering en coaching worden voor veel meer organisaties op een eenvoudige manier bereikbaar. En dat niet meer uitsluitend door te informeren en overreden, maar juist ook door het toepassen van dialogiseren en formeren.

Social media creëren nieuwe communicatierollen die een meerwaarde hebben: issueparticipanten, communicatiecoaches, netwerkregisseurs en veranderkundigen.

Zender speelt geen rol

Een belangrijk onderscheid van social media met de traditionele communicatiemiddelen is dat het vooral de ‘ontvanger’ is die ze gebruikt. De organisatie kan een twitter-account als ‘zender’ inzetten, maar anders dan met traditionele middelen krijgt de afzender direct respons die ook voor iedereen leesbaar is. En omdat de ‘ontvanger’ het medium ook zelf gebruikt, is de organisatie niet langer zender, maar tevens ‘ontvanger’ en vooral ‘onderwerp’.

Twee gevolgen van belang zijn voor organisaties

1. Het wordt belangrijk om online te volgen wat er over ‘ons’ geschreven en uitgezonden wordt. Met daarbij aansluitend de vraag: moeten we reageren?
2. We moeten rekening houden met het feit dat medewerkers social media inzetten waarbij de vraag zich voordoet of zij zich allemaal voldoende bewust zijn van de mogelijke gevolgen.

Er zijn maar enkele organisaties bezig met wat 'webcare' is gaan heten; het online participeren in discussies over het bedrijf. De uitdaging is nu: wat wordt er buiten ons om, over ons gecommuniceerd en hoe kunnen we daar op een positieve manier een bijdrage aan leveren? Doel is de juiste beeldvorming te bewerkstelligen en online onjuistheden actief te corrigeren. Het internet heeft geen afvalemmer. Trash blijft staan. Dus ook onhandige uitspraken en (foto’s van) daden.

Daarnaast geldt ook dat het participeren in online netwerken zeker voor moderne kenniswerkers een must is. Het verhinderen daarvan in werktijd, zal tot grote ergernis leiden bij met name jongere generaties. Sturen op de output van die activiteit is wél interessant. Best dat je een uur op LinkedIn zit, maar kun je mij uitleggen hoe dat ons bedrijf iets gaat opleveren?

Social media hebben als belangrijke gevolg dat zichtbaar wordt hoeveel communicatie over de organisatie niet gestuurd wordt. Niet door een herkenbare zender en ook niet door de communicatieafdeling. Tegelijkertijd maken social media het mogelijk groepen van stakeholders waarvan de organisatie afhankelijk is veel beter in kaart te brengen en bereikbaar te maken. Ook wordt het gemakkelijker publieksgroepen te vinden die over bepaalde issues communiceren. De rol van de communicatieprofessional is daarbij het regisseren en monitoren van de manier waarop de organisatie omgaat met de relaties en de communicatie die via de socal media zichtbaar worden. Dat kan eenvoudig dankzij de netwerkmogelijkheden van social media.

De rol van de sociale media

Het leek ooit misschien een hype, maar inmiddels kunt u niet meer om 'social media' heen. Social media moet u niet zien als een gereedschapskist, maar als een methode om mensen met elkaar te verbinden en hen te informeren. Het maakt samenwerking en het delen van kennis mogelijk. De controverse over het al of niet verbieden van sociale media op de werkvloer loopt al jaren.

Onderzoek toont aan dat werknemers die af en toe een kijkje nemen op Facebook een hogere productiviteit hebben dan hun FB-schuwe collega’s. Wie virtueel contact houdt met collega’s en vrienden beleeft meer plezier aan zijn job, is op de hoogte van de jongste ontwikkelingen, ook binnen het bedrijf, en neemt meer initiatief. Sociale media zijn minder hyiërarchisch , moedigen de communicatie tussen departementen aan en versnellen zodoende de besluitvorming.

U kunt uw social media-initiatieven gebruiken voor het verbeteren van de relaties met uw klanten, het binnenhalen van nieuwe klanten of het rekruteren van nieuwe werknemers.

Social media-initiatieven afwijzen heeft geen zin. Stel een beleid op om risico's tot een minimum te beperken. Wees echter niet te stringent: er moet ruimte blijven voor creativiteit. Zorg ervoor dat de medewerkers geinformerd zijn over effectief gebruik van social media.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (Bron: ManagementIssues )