Channels

Gedurende de hele historie zijn overheden altijd gegroeid. Het vereist een grote crisis (veel groter dan onze huidige crisis) om daar verandering in te brengen. De crisis van Griekenland is de enige die ik ken waarbij de overheid krimpt. En zelfs dat is op termijn nog te bezien.

In het bedrijfsleven zorgt concurrentiedruk ervoor dat het bedrijf krimpt. Dit gaat des te beter naarmate het bedrijf kleiner is. Bij grotere bedrijven is dit al veel moeilijker. Bij monopolie-bedrijven, zoals (nog steeds) veel nutsbedrijven, is deze druk minder merkbaar. Daarom wordt “vet” daar nauwelijks weggesneden.

Bij de overheid is het bijkans ondoenlijk. Ambtenaren hebben betere arbeidsvoorwaarden, zijn beter georganiseerd, hebben het druk, druk, druk en last but not least: die baas heeft zeer weinig te winnen om hier tegenin te gaan. Immers, de leidinggevende met een kleiner apparaat staat in lager aanzien en verdient minder dan de leidinggevende die in het directieteam constant zit te klagen dat zijn afdeling het zo druk heeft. Zelfs in de Verenigde Staten, met een enorme druk van de kiezers om het overheidsapparaat zo klein mogelijk te houden, lukt het niet om de overheid echt efficiënt te laten opereren.

De remedie

Prioriteiten stellen

Vaak wordt gepleit voor het stellen van prioriteiten door “de politiek”. Helaas, dit is ondoenlijk. Namelijk, men is nog steeds bezig met het uitvoeren van besluiten van vele kabinetten (of B&W-colleges) geleden, en veel van deze activiteiten zijn onzichtbaar voor de huidige politici. Die zouden diep de organisatie in moeten duiken om de, volgens hen, inmiddels nutteloze activiteiten te scheiden van de nog wel wenselijke acties. Het opsporen van inmiddels nutteloze activiteiten door ambtelijke werkgroepen levert bitter weinig op. Daarbij gaat het stellen van prioriteiten totaal voorbij aan de grootste reden van een dure overheid: inefficiëntie.

Interne concurrentie

Moeten we dan maar concurrentie organiseren binnen een overheid om inefficiëntie tegen te gaan? Dus een inwoner van de gemeente X kan zijn bouwvergunning naar keuze bij twee instanties aanvragen? En kiest dus de goedkoopste, oftewel de instantie die het minst moeilijk doet? De beide concurrerende afdelingen mogen natuurlijk geen onwettige vergunningen afgeven, want anders wacht hen een claim van de verontwaardigde buurman van de aanvrager, waardoor hun kosten weer oplopen. Misschien is dit de weg, en het is in het verleden weleens geprobeerd, met name bij projectteams die een (bijv. stedenbouwkundig) project zo slim mogelijk moesten aanpakken. Probleem is dat, na de selectie, de boven beschreven krachten toch weer de kop opstaken.

Meer met hetzelfde

Het aanpakken van inefficiëntie is een groot probleem. In Rotterdam heeft het Leefbaar-college serieuze pogingen gedaan om meer te verlangen van dezelfde hoeveelheid ambtenaren. Maar met zeer weinig resultaat, en met zeer veel tegenwerking. En wee de politicus die zijn ambtenaren tegen zich vindt. De “vierde macht” is machtiger dan je denkt.

Nieuwe bazen

Veel politici denken dat met het vervangen van de directie van een dienst de pijn verwijderd is. In Rotterdam is de afgelopen jaren bijna de gehele directielaag vervangen, maar ondanks een veelbelovende start, duiken veel van de oorspronkelijke problemen toch weer op. Moet die directie dan opnieuw vervangen worden? Dat pakt de werkelijke problematiek niet bij de horens. Uit onderzoek is gebleken (ik heb dat niet zelf verzonnen) dat de werkelijke ondoordringbaarheid zit in de tussenlaag. De (nieuwe) directie zowel als de werkvloer zien best de mogelijkheden voor efficiencyverbetering, en zijn beide (ook de werkvloer) zeer bereid om daar iets aan te doen.

Lees ook:

Den Haag leeft zijn eigen werkelijkheid

Kortom: met deze remedie gaat het niet lukken.

Waar loopt het op vast

Het is de laag tussen werkvloer en directies, waardoor oplossingen niet naar boven of naar beneden komen. Zijn dat dan zulke slechte managers? Nee, ook dit ligt aan normale, menselijke factoren. Een midden manager in de overheid wordt afgerekend op fouten (niet op goede acties of kostenbesparing), en hoe komt dat? Een burger die vlot geholpen wordt door de werkvloer, maar waarbij misschien iets over het hoofd gezien is, wordt onmiddellijk gevolgd door een andere burger die diezelfde behandeling eist. Een precedent is snel geschapen. En wie krijgen daarvan de schuld: de midden managers. Niet voor niets roepen zij bij elke reorganisatie meteen dat de verandering goed moet worden ingebed, dat regels en voorschriften nodig zijn, en dat er een integraal plan van aanpak moet worden opgesteld. Voor je het weet is een eindeloos circuit van stuur-, project-, en werkgroepen in het leven geroepen, waar geen directie tegen opgewassen is. Want al die groepen zijn aantoonbaar met de juiste dingen bezig, namelijk precies met die veranderingen die de directie en de politiek willen doorvoeren. En het deelnemen aan al deze groepen is veilig, veel veiliger dan de eigen afdeling efficiënter maken, waarbij de kans op een fout levensgroot aanwezig is; een fout die, zoals gezegd, wordt afgestraft.

Toch nog vier mogelijkheden?

Al met al is het verhogen van de efficiëntie bij de overheid geen sinecure. Mij is het ook maar zelden gelukt, eigenlijk alleen als reactie op een crisis. Oplossingen? Ik zie vier mogelijkheden:

1. Een directie treedt in direct contact met de werkvloer om suggesties voor verbetering boven water te krijgen. Geen populaire maatregel.

2. Politici dringen, middels hun politiek assistenten, diep in de organisatie door om de activiteiten te vinden waarop bezuinigd kan worden. Electoraal nauwelijks zichtbaar.

3. Politiek en directie bedenken, schouder aan schouder, wat zij kunnen doen om door de tussenlaag  heen te dringen om de inefficiënties op te sporen. Wordt door politiek noch directies als wenselijk gezien.

4. Wie heeft wel een goed zicht op de inefficiënties van een dienst? Dat zijn, hou je vast, de andere diensten die met deze dienst moeten samenwerken. Vaak kan de ene dienst tamelijk goed aangeven hoe in een andere dienst de efficiëntie kan worden verhoogd. Maar ja, deze manier van oplossingen verzinnen is nòg impopulairder……  Hier heerst de ongeschreven wet van “Ik bezorg jou geen narigheid mits jij mij ook met rust laat.”

Een schrale oogst! Maar wellicht zullen we het toch van deze vier moeten hebben.

Ir. Sander van Reedt Dortland  heeft gewerkt voor Shell, HBG en Eneco. Nu interim-manager bij Rotterdam.

De oorspronkelijke tekst is door de redactie van ManagementSite ingekort.

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Geheel eens dat schaarste kansen veel biedt, maar het is mijn ervaring dat de trap van bovenaf moet worden schoongeveegd. Als je écht wat wil, dan moet je stevig management op de bok hebben zitten. Mensen die met passie geloven in hun doel en dat ook iedere dag weer met verve uitdragen. Keer op keer. Die daar ook hun spaarcenten op zouden durven zetten en dat ook zichtbaar uitstralen. Die anderen aanspreken. Alleen dan pas kun je iedereen mee krijgen. Je moet immers niet de grond onder hun voeten heet maken, maar het vuur in hen ontbranden! En zo voorkom je dat veranderen beperkt blijft tot een paar verloren early adopters.

De bewering dat er een crisis nodig is om overheidstaken efficienter te laten worden, lijkt mij de spijker op z’n kop. Een manager of bestuurder kan ook zelf een crisis veroorzaken, maar terecht wordt op diverse plekken in de column erop gewezen dat dat niet populair maakt. Wie brandt zijn vingers daaraan?
Welke moed is daarvoor nodig? Volgens mij de gezamelijke moed van alle betrokkenen bij de overheids organisatie om over de (beperking) van de taken een mening te vormen. Maar dat zijn lastige, tijdrovende, inhoudelijke trajecten. Reflectie op de taken die uitgevoerd worden, en op de manier waarop die uitgevoerd worden. Kom daar maar eens om in deze tijd, waarvoor bij elke uitgegeven euro het resultaat in de termen van de aanbesteding helder moet zijn. Een gezamelijke zoektocht naar mogelijke beperkingen past daar niet goed bij. Per saldo resteert dan niet meer dan een (gemaakte) crisis. Gelukkig zijn er crisis-managers die dan kunnen assisteren.
Een Amerikaan legde me het laatst helder uit: de meeste kosten van overheidsorganisaties zitten in salarissen. Als je daar op wil bezuinigen, is de reactie voorspelbaar: Een sterkere prikkel om creatief te worden in het ontdekken van ‘nieuw werk’ (zoals misstanden aankaarten via de media etc.) is er volgens mij niet.
Op naar die crisis dus!

Er is ook een variant denkbaar die elementen van oplossing 1 en 3 combineert: de directie maakt de middenmanagers duidelijk dat communicatie met de werkvloer tot hun corebusiness behoort. Aandacht voor de werkprocessen is dan niet ‘iets erbij’, maar iets waar middenmanagers op afgerekend kunnen worden. Zie ook http://www.naudvanderven.nl.

Ik mis nog een vijfde mogelijkheid, namelijk het verkleinen van gemeentelijke organisaties. Dan wordt de kloof tussen algemeen directeur en werkvloer kleiner.

De schrijver noemt het voorbeeld van gemeente Rotterdam. Daar zijn drie diensten groter dan 2.000 medewerkers. Gemeentewerken is één van die diensten. Kijk eens naar het aantal tussenlagen bij Gemeentewerken: http://ab.rotterdam.nl/smartsite2113242.dws.

Treffende vergelijking met de geschiedenis, ging ook het oude Rome al niet (mede) te gronde aan het alsmaar groeiende ambtenarenapparaat?

In navolging van de reactie van Gerard: Als de middenlaag wordt weggesneden of tenminste drastisch teruggebracht wordt de bezuiniging gehaald in geld maar ook in tijd, er zal immers minder vergaderd worden. Een goede taakverdeling tussen wethouders en directie/topmanagement kan veel uitmaken. Bovendien zal de top van de organisatie meer voeling krijgen met de vakinhoud & burger. Door ondanks de mogelijke bezwaren die worden aangevoerd toch te snijden wordt men vanzelf gedwongen te prioriteren, iets wat vooraf lastig van de grond komt (vaak blijkt alles prioriteit). De burger merkt er vast niet veel van, want er zijn genoeg vakkundige ambtenaren met prima ideeën over hoe zij hun werk het beste/efficiëntst kunnen uitvoeren. Is er dan toch een probleem, huur dan – na een tijdje afwachten (immers veel zaken lossen zich vanzelf op) – een korte periode iemand in.

Natuurlijk moet de politiek keuzes maken. Zoals bij voorbeeld in de gezondheidszorg waar dure behandelingen een leven (niet per se de kwaliteit daarvan) met een paar maanden verlengen. Of in het hele inspraakcircus dat handen vol geld kost. Maar er kan meer.
– Het middelmanagement in overheidsorganisaties doodt elk gevoel van verantwoordelijkheid bij individuele ambtenaren. Afschaffen!
– De Arbo-regels zijn doorgeschoten.
– Adviesraden kosten handen vol met geld, leveren nauwelijks iets zinvols op en hun uitgaven worden amper gecontroleerd. Incidenteel een deskundig extern advies vragen is prima, maar structurele adviesraden kunnen afgeschaft worden.
– Communicatie adviseurs zijn er in overvloed, maar zonder zichtbaar resultaat. Politiek en ambtelijke top kunnen ook leren in heldere taal te vertellen wat de bedoeling is, zonder complicerende tussenschakel.
– Politieke assistenten zijn nergens voor nodig. Noch op departementen, noch in het parlement. Kamerleden, bewindslieden en ambtelijke top moeten op hoofdlijnen sturen en onnodige detailruis vermijden. Minder bestuurders dwingt tot keuzes.
– Iedere ambtenaar weet waar geld in zijn of haar organisatie bespaart kan worden. Kies voor een traject van beneden naar boven, dat levert veel nuttige tips op. Serieus personeelsbeleid ook.
– Functioneringsgesprekken en beoordelingen zijn nu doorgaans een farce. Dus denkt iedereen, ook wanneer hij/zij alleen maar de boel ophoudt, dat hij/zij goed werk levert. Niet dus! Wees eerlijk tegen medewerkers en laat ze niet langer in een surrealistische wereld leven.
– Leidt bedrijfsartsen op om mensen aan het werk te krijgen en niet om mee te huilen met medewerkers die in wezen niets mankeren.

Zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar voor de goede orde: er zijn ook veel ambtenaren die uitstekend werk leveren en vaak voor minder geld dan hun collegae in het bedrijfsleven veel langere dagen maken. Dus: geen hetze tegen ambtenaren; wel het opschonen van een vermolmde structuur. En een compacte organisatie met heldere taken en doelen waarop zij afgerekend kunnen worden in positieve en in negatieve zin.

Toon alle 6 reacties
x
x