Bezuinigen en afslanken bij de overheid

Laatst was ik te gast bij in het programma leiderschap van BNR Nieuwsradio waarin ik kritisch werd bevraagd over de boodschap van mijn boek ‘Kaasschaaf of leiderschap’. Nog niet goed en wel binnen of de eerste vraag werd al direct uitgeserveerd: ‘je schrijft dat die kaasschaaf zo schadelijk is, maar leg dat eens uit aan de luisteraars’.

Ik begon mijn verhaal geduldig dat de kaasschaaf op korte termijn een hele aardige oplossing kan bieden - de boekhouders delen een fair share uit en we gaan over tot de orde van de dag -, maar dat het op langere termijn uitholling tot gevolg heeft. ‘Je snijdt namelijk puur op basis van kwantitatieve maatstaven. En zo ontneem je een organisatie haar innovatiekracht, terwijl dat nou net de driver voor de toekomst zou moeten zijn’ zo betoogde ik.

Maar interviewer Rens de Jong wilde meer. ‘Leuk en aardig gezegd Dirk-Jan, maar noem die concrete gevolgen eens, wat zijn dan die schadelijke gevolgen?’. Daar moest ik toch wel even over nadenken, want in feite zijn die gevolgen helemaal niet zo duidelijk zichtbaar. Het functioneert toch allemaal. Uiteindelijk wordt iedereen bediend. Maar als je er wat dieper induikt en ziet hoe we een aantal zaken hebben georganiseerd, hoe weinig ketengericht sommige van onze diensten tot stand komen, dan pas blijkt hoeveel schade die kaasschaaf kan aanrichten. En dan hebben we het niet eens over essentiële parameters zoals werkplezier of klanttevredenheid.

Kijk maar eens hoe bepaalde kritische bedrijfsprocessen zoals ‘inkoop tot en met facturering’ of ‘werving tot en met in dienst’ zijn georganiseerd. En hoeveel irritaties en wrijvingsverlies daarbij dan optreedt. Over hoeveel schijven dat loopt en wie de overall regie over zo’n werkproces heeft. Maar ook de manier waarop we organisatieoverstijgende ketens hebben georganiseerd is natuurlijk een bijzonder kansrijk veld.

Zo had ik afgelopen jaar het genoegen om als prékwartiermaker de nieuwe Archieforganisatie Rijk (Doc-Direkt) te ondersteunen bij de opstart. Toen ik alle onderdelen van die keten had bezocht zag hoe beperkt de onderlinge samenwerking was en hoe weinig er geacteerd werd vanuit het belang van het eindproduct en die uiteindelijke afnemer, werd het mij wel duidelijk dat als je dit compleet anders organiseert er veel winstpunten te verzilveren zouden zijn. Als je over de schaduw van de afzonderlijke koninkrijken kijkt en het product of dienst en de afnemer centraal te stelt. Als je met die afzonderlijke onderdelen samen kijkt hoe je zo’n werkproces dan vloeiend kunt organiseren. Als alle schakels van die keten een ketenregisseur met autoriteit tollereren. Moet je eens kijken hoeveel winst dat oplevert: blije opdrachtgevers, blije afnemers en blije medewerkers. Er is alleen één nadeel: er wordt niet meer zo eindeloos gejammerd en geklaagd.