Vuistregels voor gedragsverandering (2)

In de eerste column met vuistregels voor gedragsverandering is de focus gelegd op gedrag zo concreet mogelijk maken. Het doorbreken van ingesleten routines vereist namelijk het gericht oefenen. Anders weten we niet wat verwacht wordt om al doende te leren in de praktijk. In deze column verleggen we het accent naar de omstandigheden die nodig zijn om gedrag te beïnvloeden.

Vuistregel 7) Zet fysiek bij elkaar
Anders gaan gedragen, betekent bestaande patronen doorbreken. Patronen ontstaan voornamelijk in en door de sociale omgeving. We raken besmet door degenen met wie we omgaan en kopiëren gedrag dat in de groep gangbaar is. In wezen is de mens veel minder autonoom en zelfsturend dan we graag voorhouden. Haal dus de fysieke scheidingswanden in ruimten en locaties weg om gedragsenclaves aan elkaar bloot te stellen. Als twee afdelingen rollebollend de dag doorkomen, zet ze dan fysiek in dezelfde ruimte. Laat partijen die niet door één deur kunnen dus flink aan elkaar ruiken. Directe blootstelling is een beproefde manier om stigmatisering tegen te gaan. En last van een eilandencultuur? Mix dan de betreffende afdelingen door elkaar. Het geeft een hele andere sfeer.

Vuistregel 8) Breek bedachte afdelingsmuren af
Gedrag ontstaat ook in wisselwerking met de organisatie als bedacht construct. Vandaar het populaire omgooien van de organisatiestructuur. Echter, herstructureren levert zelden ander gedrag op. Het verplaatsen van schotten zet de gedragsbeperkende muren alleen enkele meters verderop in het organogram. Pak het dus resoluut aan, zoals Oticon deed. Oticon pakte de hokjesgeest aan door alle afdelingsmuren te slechten en iedereen rondom projecten te organiseren in wat ze de spaghetti revolutie noemden. Af van stroperige bureaucratie en op naar bruisende creativiteit.

Vuistregel 9) Verander de fysieke omgeving
De fysieke ruimte moet in overeenstemming zijn met het gewenste gedrag. Zo heeft Oticon alle uitingsvormen van hiërarchie weggehaald. Kantoren zijn er niet en vergaderen gebeurt op sofa’s in het midden van de ruimten. Kijk dus ook naar de inrichting van ruimtes. Besteed aandacht aan kleur, vorm en versiering. Zo dragen donkere en sobere kleuren niet bij aan een sprankelende sfeer. Let op de uiterlijke kenmerken waarmee groepen zich van elkaar onderscheiden. Ontlagen in gedrag is knap weerbarstig als management in pakken blijft lopen en de werkvloer in spijkerbroek. Gedrag zit in het lichaam en ervaren we door wat we zien en onbewust verwerken. Laat dat dan voor de bedoelde verandering werken en niet tegen.

Vuistregel 10) Moedig elkaar aan
We hebben allemaal waardering en erkenning nodig. Daarom is de uitspraak dat wij hier ‘niet zo van de complimenten zijn’ redelijk funest voor gedragsverandering. Zo kan een boze of verontwaardigde blik naar iemand die zich anders voordoet al dodelijk zijn. Waak daar dus voor, want gedrag roept onbewust gedrag op. Sociaal belonen met gemeende aandacht, bemoedigende woorden en een schouderklopje doet wonderen. Onderlinge steun en elkaar aanmoedigen is bij gedragsverandering onontbeerlijk. Zeker bij tegenslag en veel onzekerheid. Grijp daarom in zodra ontmoediging zich voordoet en wees de spiegel voor anderen. Iedereen is immers blind voor eigen mimiek en lichaamstaal. Onbedoeld en onbewust gebeurt het vaker dan we er zelf erg in hebben.

Vuistregel 11) Laat naar eigen gedrag kijken
In het verlengde van vuistregel 10 is het georganiseerd naar eigen gedrag laten kijken. Film wat gebeurt en kijk de opname terug om te zien wat er zich feitelijk afspeelt.

Zo functioneerde een MT niet, maar wist niet waarom. Het lag eigenlijk te gevoelig. Een overleg werd gefilmd en teruggespeeld, waarop het team reageerde; ‘Tjemig, wat een chagrijnige koppen.’ Het diepgewortelde wantrouwen kwam langzaam bovendrijven en werd opgebiecht. Daarna stond de weg open om anders met elkaar om te gaan.

Naast filmen zijn er ook andere mogelijkheden. Breng een cartoonist in om de sfeer op de afdeling in kaart te brengen. Laat acteurs het vertoonde gedag nabootsen. Of nog anders. Tasten mensen in het duister? Nodig een blinde uit om uit te leggen hoe die ermee omgaat. Is luisteren een uitdaging? Laat ze kennismaken met de wereld van iemand die doof is. Teveel interne focus en navelstaren? Laat een aantal klanten vertellen hoe de organisatie op hun overkomt.

Vuistregel 12) Breek regels
Gedrag volgt geschreven en ongeschreven regels. Het speelt zich doorgaans min of meer automatisch af tussen mensen in de sociaal-culturele omgeving. Die bestaat uit regels en conventies. De baas bepaalt is een bekende en roept hiërarchisch gedrag op. Gewoonten doorbreken betekent dus ook andere regels stellen.

Zo wilde een manager af van de passieve en afwachtende houding van haar medewerkers. Wat ze niet onderkende was haar eigen rol hierin. Als manager ontving zij alle dossiers en verdeelde het werk. Daarmee kweekte ze afhankelijkheid en het gewraakte gedrag. Door deze regel aan te passen in het team verdeelt onderling het werk, ging het team zich heel anders voordoen.

Gedrag gaat over het samenspel tussen beleven en betekenis, lichaam en omgeving, individu en groep, weten en trainen. Essentieel is om de verantwoordelijkheid daar te leggen waar die thuishoort en taal te hanteren die echt tot de verbeelding spreekt. In de volgende column meer hierover.