Verlies niet te veel tijd met communicatie

Een paar tips die het managen simpeler maken

5977

Actueel

Door te inventariseren hoe u informatie verzamelt en communiceert, kunt u vermijden dat u overbelast raakt door informatie of dat u te veel tijd besteedt aan irrelevante of inefficiënte communicatie.

U moet eens bij houden wat u aan communicatie gemiddeld per dag gebruikt en verbruikt:

Welke informatie heeft u werkelijk nodig en wat doet u om deze informatie aan te schaffen en waar haalt u het vandaan? Hoeveel uren besteedt u aan kranten, tijdschriften, artikelen, boeken, radio, tv en internet
Met wie wisselt u informatie uit? Of met wie communiceert u veel? Het aantal instantmessages, telefoongesprekken, voicemails en conferencecalls.
Analyseer uw informatie op soort en belangrijkheid

Aan welke informatie of communicatie besteedt u de meeste tijd? Klopt dat wel met uw taken of functie, en is het wel waaraan u de meeste tijd wilt besteden?

Een paar tips

Vergadering.
Het ergste is als je een vergadering moet beginnen met je te excuseren dat je te laat bent. Dat is niet goed, je start in een underdogpositie. Tien minuten vroeger komen, is fantastisch. Je ziet die hele organisatie zich voorbereiden op een meeting. Je bent zelf heel kalm, je hebt jezelf ingeleefd in een andere biotoop. En als je vroeg bent, kun je een eigen plaats in een vergaderlokaal kiezen, wat niet onbelangrijk is.

Planning.
Er gebeuren vaak veel onverwachte dingen. In een agenda moet je ruimtes voorzien zodat je, als je bijvoorbeeld wat vertraging hebt op de weg, je niet moet haasten. Een gaatje van een uur maakt dat je rustiger kunt antwoorden op een telefoontje of koffie kunt gaan drinken op een marktplein, waardoor je geestelijk rust krijgt en ergens op een kalme manier aankomt.

Een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als een afspraak met een andere belangrijke persoon

Tijdverlies.
Schrap bewust tv-kijken. Meestal heb ik die dingen al op de radio gehoord of via het internet gelezen.

Schrap het drinken van alcohol. Dat verlaagt je efficiëntie en je productiviteit enorm.

Zorg dat je elke dag iets afmaakt

Positivisme.
Een aangenaam contact, het afwerken van een rapport of het bevestigen van een contract: plan elke dag een aantal punten waar je niet tegenop ziet, maar waar je naar uitkijkt.