3,5 uur tijdswinst per dag!

Zit je net diep geconcentreerd te werken aan een belangrijk stuk, komt er een medewerker binnen…’Heb je even….?’ In een kantooromgeving komen er regelmatig mensen aan je bureau. Medewerkers die binnenkomen om even te overleggen, je baas die iets van je nodig heeft of een klant die een dringende vraag heeft.

Deze onderbrekingen kosten bijzonder veel tijd en energie en ze houden je af van de belangrijke dingen waar jij mee bezig bent. Een rekenvoorbeeld om voor je inzichtelijk te maken wat dit kost:

• Stel dat je elke dag 15 interrupties krijgt (en dat is voor een gemiddelde manager niet eens veel)
• En stel dat elke interruptie 3 min duurt (en dat is voor een gemiddelde interruptie niet eens lang).
• Tel daarbij voor elke onderbreking nog 10 min extra op voor de tijd die je kwijt bent om weer volledig geconcentreerd aan het werk te zijn. Dat is 13 minuten per onderbreking.
• 15 x 13 minuten = 195 minuten =

Dit kost je 3,5 uur per dag!!!

Als je je te veel laat (ver) leiden door de interrupties van je omgeving, dan doe je je eigen werk en jouw eigen belangen tekort. Daarentegen laat je je wel verleiden om druk te zijn met het werk en de belangen van een ander. Ten koste van jezelf. Zelfs al zijn deze interrupties als manager een deel van je werk als je troubleshooter bent, dan nog wil dat niet zeggen dat je deur altijd voor iedereen open moet staan.

De verleiding om toe te geven aan de vraag: " mag ik een minuutje van je tijd? " is bijna onweerstaanbaar. Ten eerste lijkt het makkelijker om een snelle vraag meteen te beantwoorden dan dat hij blijft liggen en later nog terugkomt. Daarnaast voelt het vreselijk onbeleefd en bijna onredelijk om deze persoon een antwoord te weigeren.

Je kunt er echter ook anders naar kijken. Want eigenlijk (meestal onbewust) zegt de vrager tegen je dat jou tijd minder waardevol is dan die van hem. En dat het hem niet uitmaakt wat je aan doen bent en dat het vast onbelangrijk is en gemakkelijk om te onderbreken. Als je er zo naar kijkt, verdient deze vraag geen enkele aandacht van jou op welke manier dan ook. Dit is het bijzonder heldere perspectief dat Dan Kennedy geeft in zijn boek “No B.S. Time management for Entrepeneurs”.

Realiseer je daarbij ook dat als mensen gewend zijn dat ze je mogen onderbreken, ze dit steeds vaker zullen doen. Voor elke vraag die er bij ze opkomt lopen ze langs om je te onderbreken.

Zo kom je van de “heb-je-even-voor-mij-interrupties” af:
1. Geef aan dat je druk bent op dit moment. Hoe lastig het ook voor je is, geef niet toe en beantwoordt de vraag niet! Niet omdat je onbeleefd wilt zijn, maar omdat je je eigen (priori)tijd serieus wilt nemen.
2. Laten we vanmiddag om 16:00 afspreken voor 15 min. Zo geef je mensen een alternatief om hun vragen te kunnen stellen en je geeft jezelf de mogelijkheid om geconcentreerd te werken.
3. Vraag me dan in één keer alles wat er op je lijstje staat. Zo kun je je omgeving ‘ opvoeden’ om respectvol met jouw tijd om te gaan.

Natuurlijk zul je de mensen in je omgeving niet in één keer kunnen opvoeden. Ook niet in twee keer. Ook bij hen is het een gewoonte en ze zullen het zeker een tijdje blijven proberen.
Maar als je blijft volhouden en elke keer dezelfde boodschap geeft komt er een moment dat ze vragen: “Ik heb vijf dingen waar ik het met je over wil hebben, wanneer kunnen we even afspreken?”

Kortom: onverwachte interrupties in je werk zorgen voor veel tijd- en energieverlies en houden je af van de belangrijke dingen waar jij mee bezig bent. Door deze interrupties af te wenden en te verplaatsen naar een gepland moment van de dag, zul je merken dat mensen er aan gewend raken en de interrupties zullen afnemen. Zo kun jij met tijd en aandacht je werk doen.

Meer tips voor slimmer werken en uw persoonlijke effectiviteit in de kennisbank van ManagementSite.