Channels

Zit je net diep geconcentreerd te werken aan een belangrijk stuk, komt er een medewerker binnen…’Heb je even….?’ In een kantooromgeving komen er regelmatig mensen aan je bureau. Medewerkers die binnenkomen om even te overleggen, je baas die iets van je nodig heeft of een klant die een dringende vraag heeft.

Deze onderbrekingen kosten bijzonder veel tijd en energie en ze houden je af van de belangrijke dingen waar jij mee bezig bent. Een rekenvoorbeeld om voor je inzichtelijk te maken wat dit kost:

• Stel dat je elke dag 15 interrupties krijgt (en dat is voor een gemiddelde manager niet eens veel)
• En stel dat elke interruptie 3 min duurt (en dat is voor een gemiddelde interruptie niet eens lang).
• Tel daarbij voor elke onderbreking nog 10 min extra op voor de tijd die je kwijt bent om weer volledig geconcentreerd aan het werk te zijn. Dat is 13 minuten per onderbreking.
• 15 x 13 minuten = 195 minuten =

Dit kost je 3,5 uur per dag!!!

Als je je te veel laat (ver) leiden door de interrupties van je omgeving, dan doe je je eigen werk en jouw eigen belangen tekort. Daarentegen laat je je wel verleiden om druk te zijn met het werk en de belangen van een ander. Ten koste van jezelf. Zelfs al zijn deze interrupties als manager een deel van je werk als je troubleshooter bent, dan nog wil dat niet zeggen dat je deur altijd voor iedereen open moet staan.

De verleiding om toe te geven aan de vraag: ” mag ik een minuutje van je tijd? ” is bijna onweerstaanbaar. Ten eerste lijkt het makkelijker om een snelle vraag meteen te beantwoorden dan dat hij blijft liggen en later nog terugkomt. Daarnaast voelt het vreselijk onbeleefd en bijna onredelijk om deze persoon een antwoord te weigeren.

Lees ook:

De 4 elementen van een gezonde werkdruk

Je kunt er echter ook anders naar kijken. Want eigenlijk (meestal onbewust) zegt de vrager tegen je dat jou tijd minder waardevol is dan die van hem. En dat het hem niet uitmaakt wat je aan doen bent en dat het vast onbelangrijk is en gemakkelijk om te onderbreken. Als je er zo naar kijkt, verdient deze vraag geen enkele aandacht van jou op welke manier dan ook. Dit is het bijzonder heldere perspectief dat Dan Kennedy geeft in zijn boek “No B.S. Time management for Entrepeneurs”.

Realiseer je daarbij ook dat als mensen gewend zijn dat ze je mogen onderbreken, ze dit steeds vaker zullen doen. Voor elke vraag die er bij ze opkomt lopen ze langs om je te onderbreken.

Zo kom je van de “heb-je-even-voor-mij-interrupties” af:
1. Geef aan dat je druk bent op dit moment. Hoe lastig het ook voor je is, geef niet toe en beantwoordt de vraag niet! Niet omdat je onbeleefd wilt zijn, maar omdat je je eigen (priori)tijd serieus wilt nemen.
2. Laten we vanmiddag om 16:00 afspreken voor 15 min. Zo geef je mensen een alternatief om hun vragen te kunnen stellen en je geeft jezelf de mogelijkheid om geconcentreerd te werken.
3. Vraag me dan in één keer alles wat er op je lijstje staat. Zo kun je je omgeving ‘ opvoeden’ om respectvol met jouw tijd om te gaan.

Natuurlijk zul je de mensen in je omgeving niet in één keer kunnen opvoeden. Ook niet in twee keer. Ook bij hen is het een gewoonte en ze zullen het zeker een tijdje blijven proberen.
Maar als je blijft volhouden en elke keer dezelfde boodschap geeft komt er een moment dat ze vragen: “Ik heb vijf dingen waar ik het met je over wil hebben, wanneer kunnen we even afspreken?”

Kortom: onverwachte interrupties in je werk zorgen voor veel tijd- en energieverlies en houden je af van de belangrijke dingen waar jij mee bezig bent. Door deze interrupties af te wenden en te verplaatsen naar een gepland moment van de dag, zul je merken dat mensen er aan gewend raken en de interrupties zullen afnemen. Zo kun jij met tijd en aandacht je werk doen.

Meer tips voor slimmer werken en uw persoonlijke effectiviteit in de kennisbank van ManagementSite.

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Callista,

er is meer mogelijk:
stel one minute management in: dwingt mensen om eerst na te denken voor ze aankloppen
haal het bordeje “mijn deur staat altijd open” van je kamerdeur
leg uit dat een afspraak maken niet raar is
stel een vaste tijd in voor binnenlopers
en als je toch bezig bent, leg even uit dat “shooting the curve” voortaan verboden is
indien van toepassing: verwijs eerst terug naar hun directe chef / baas / opperhoofd
Werkt ECHT, kan ik je uit eigen ondervinding vertellen

Groet,
Jos Steynebrugh
Marketing & Innovatie Consultant

Allemaal erg goede raad. Maar bekijk het eens van de andere kant: Wat is er nou belangrijker dan je eigen mensen? Als je daar al geen tijd voor kunt maken, wat voor manager ben je dan?

Ik ben het eens met Ronny. Er is nog wel een andere oplossing. Je kunt een speciale ruimte opzoeken.

Als je aan het vergaderen bent word je ook niet gestoord. Dus het is wellicht een goed idee om voor de hele afdeling of het hele bedrijf af te spreken dat je voor lastige stukken gebruik maakt van de concentratie ruimte. Een plek waar een werknemer kan gaan zitten als hij of zij even ongestoord wil werken. Net als een vergaderplaats en een koffie hoek is een dergelijke ruimte een duidelijk signaal: even niet bereikbaar.

Wij werken veel met het nieuwe Werken. Hierin zie je dergelijke oplossingen ook vaak voorbij komen. In plaats van alles op 1 plek doen, kun je veel effectiever de juiste ruimte voor de juiste klus zoeken.

Dirk Moes

Consuming Knowledge,

Van goed
Naar beter.

Helemaal eens met Ronny,

Wat een enorme over-fascinatie met tijd! Werken met je collega’s, voldoening en inspiratie met en van elkaar leren worden alleen maar in eenheden van tijd en geld uitgedrukt.

Wat heb je liever aan het eind van je werkdag of zelfs, je werkend leven;

1. Een zeer efficient en effectief ingedeelde dag, waarin je zoveel mogelijk dingen in korte tijd hebt afgetikt met anderen, en je zelfs tijd over hebt om de dingen die voor morgen afgetikt wilt hebben, hebt voorbereid! WEW! Kosteneffectief!

Of

2. Een inspirerende middag met je collega’s, stevige discussies met goede ideeën waardoor iedereen weer vol energie en goedgemutst aan de slag kan..

Ik kies voor het laatste.

En, ’t is al aangetoond dat goedgemutste collega’s gelukkiger/productiever/succesvoller zijn dan op tijd/geld gefocuste medewerkers/managers/leidinggevenden. Mogen jullie zelf bepalen wat nu precies ‘gelukkiger’, ‘productiever’ en ‘succesvoller’ is…

Hoi Allemaal,

Nog niet zo lang ‘on-line’ met artikelen, dus vandaar dat ik nu pas aansluit bij de discussie omdat iemand me tipte dat deze discussie liep (dank!)

Eerlijk gezegd is het voor mij geen of-of discussie in de zin van of effectief en efficiënt of geïnspireerd en gelukkig. Mijn ervaring is dat je tijd, rust en ruimte nodig hebt om geïnspireerd te kunnen werken, uiteraard ook met collega’s en medewerkers. Door je juist steeds met kleine dingen te laten storen, kom je niet toe aan die dingen die zo belangrijk zijn voor jou en voor de organisatie (en dat zijn nu juist niet de ad/hoc dingen en de ´doen we ff snel´ dingen hoewel die er natuurlijk deels best bij horen).

Ook het maken van tijd voor je mensen acht is van zeer groot belang, maar dan wat mij betreft wel voor de echte belangrijke dingen en niet omdat ze nu eenmaal gewend zijn om eerst bij jou binnen te lopen en zelf nog niet nagedacht hebben over een oplossing. Wellicht heb jij Ronny het geluk dat je die medewerkers niet hebt, ik ken helaas veel managers waar dat wel voor geldt. En die komen juist niet toe aan de belangrijke gesprekken met hun medewerkers omdat ze druk zijn allerlei kleine brandjes te blussen. Daarom neem ik zeker de aanvullende TM tips die genoemd staan mee.

Hoop dat ik zo het beeld van ´overfascinatie voor tijd´ een beetje heb kunnen bijstellen. Binnenkort zullen er weer artikelen van mij op managementsite geplaatst worden, dat kun je zien dat ik vooral schrijf over passie, talenten en gaan staan voor wat je waard bent. Mocht je geïnteresseerd zijn, dan kun je deze artikelen ook hier vinden: http://www.waanbrekers.nl/gratis-waanbrekende-tips/

Groetjes Callista

Callista Roelofs plaatst ons hiermee voor een leuk vraagstuk: wat is de taak van een leidinggevende/manager? Zoveel en zo efficiënt mogelijk zelf werk verzetten? Of je team coachen en ontwikkelen en het voor lief nemen dat je ‘gestoord’ wordt?

De waarheid ligt volgens mij weer eens in het midden. Er zijn activiteiten die je als leidinggevende graag in alle rust en concentratie uitvoert. Zoek dan een plek op waar je echt ongestoord kunt werken. Thuis bijvoorbeeld – zet dan wel je telefoon uit en reageer niet meteen op je e-mails…

Als je zichtbaar voor je teamleden aanwezig bent, kun je ook afspraken maken wanneer je tijd voor hen vrijmaakt. Jaren geleden kreeg ik tijdens een time-management cursus het advies om ‘rode’ en ‘groene uren’ in te voeren. De rode uren zijn de uren waarop jij het meest productief bent. Dan wil je niet onderbroken worden. De groene uren, waarop je aanspreekbaar bent voor iedereen, zijn je productieve ‘daluren’. Wees daarin consequent en in no time is iedereen daaraan gewend.

Toch moet ik ook weer denken aan mijn eerste baas. Na mijn zoveelste vraag (naar de bekende weg?) keek hij me vriendelijk aan en vroeg: “Ruud, ligt jouw levenspad inderdaad zo vol met vragen en problemen, of kom je ook weleens een oplossing tegen?”

Ruud Vriese
trainingsmanager
draaijer+partners academy

Beste Callista,
Nadenken over de doelmatigheid en doeltreffendheid van je eigen werkzaamheden, én over de invloed van anderen daarop, is zeker van belang.
Dat iemand 10 minuten nodig heeft om weer in de mood van de bezigheden te komen waarmee desbetreffende bezig was, lijkt me wat overdreven, maar ala.

Wat mijns inziens niet kan is de interpretatie dat ‘de vrager meestal onbewust tegen je zegt dat jou tijd minder waardevol is dan die van hem. En dat het hem niet uitmaakt wat je aan doen bent en dat het vast onbelangrijk is en gemakkelijk om te onderbreken.’
Dat is een onhoudbare duiding die in de categorie psychologie van de koude grond thuishoort. Geen gedragsspecialist (bijvoorbeeld een psychiater of klinisch psycholoog) zou een dergelijke uitspraak anno 2011/12 doen.

In soaps worden soortgelijke gedragsinterpretatietrucjes om de havenklap toegepast om de boel voort te laten gaan, beter gezegd: ‘om er lustig op voort te rellen’.
In interactioneel perspectief roept de duiding slechts afkeuring zoniet agressie op. Het is op z’n minst aanmatigend om als buitenstaander uberhaupt, en dan ook nog een veralgemeniseerde uitspraak te doen over een innerlijk waarderingspatroon bij een ander. Nota bene: ik heb het boek van de ‘professor of harsh reality’ Dan Kennedy niet gelezen en voel me ook niet daartoe uitgenodigd. Ik leef niet in een wereld waarin ‘time is money’ de grondslag voor efficiency en effectiviteit is. En dat wil ik zo houden.

Voor het verhaal dat je met de column vertelt, is het niet nodig om de zijweg van de koude-grond-psychologie in te gaan. Als ik de gehele alinea oversla, snap ik nog steeds wat de boodschap is. Dat scheelt weer een vermaledijde versoaping.

Met vr. groet, Gert Rebergen
http://www.izare.nl, http://www.dwarswerk.nl, http://www.grassrootsbv.nl

Toon alle 7 reacties
x
x