Channels

Twintig tot dertig jaar geleden zagen de managers en professionals van toen een loopbaan voor zich waarin technologie ze steeds meer routinematige taken uit handen zou nemen. De winst: meer tijd voor het hogere denkwerk en voor het privéleven. De productieve werknemer van het jaar 2000 zou een werkweek van hooguit 31 uur hebben.

De professionals van nu draaien veel meer uren dan toen, de uitdagingen zijn groter en complexer, de communicatie over en weer is van een verlammende omvang en snelheid en de grens tussen werk en privé ‘war einmal’. Niets is nog heilig: avonden niet, weekends niet, partner en kinderen niet en vakanties niet. Globalisering (verschillende tijdzones, locaties en culturen, van hot naar her reizen), internet (24/7), toegenomen regulering, supplychain-risico’s (overstromingen, terreur, branden, arbeidskwesties, valutakwesties): er is altijd van alles aan de hand; de boel aan de gang houden is complexer dan ooit.

Technologie verlicht niet

Een van dé vliegwielen van de toegenomen werkdruk is dezelfde technologie die ons (werk)leven juist had moeten verlichten. Vooral e-mail houdt menigeen onledig – op kantoor, thuis en onderweg, met dank aan de Blackberry en andere smartphones. Mailen, facebooken en twitteren blijken voor menigeen verslavend. Het berichtenverkeer gaat de hele dag door.  Slechts een heel klein deel van al die berichten is echte need-to-know-info.

Corpus delicti: de vermaledijde allen-beantwoorden-knop. De lawine aan (vermeende) informatie, communicatie en interactiviteit die daar het gevolg van is, stimuleert vergaderaficionado’s ook nog eens tot het organiseren van nóg meer vergaderingen – ook al zo’n tijdvretende kantoorliefhebberij.

Lees ook:

Productiviteit omhoog? Dan eerst je werkdruk omlaag!

Per saldo heeft technologie er in de beleving van aardig wat professionals toe geleid dat we steeds meer werkuren draaien waarin we steeds minder doen. Het effect daarvan reikt verder dan burn-outs en de erosie van vrije tijd. Zo leidt de verwachting dat mails snel worden beantwoord tot impulsieve feedback en overhaaste besluitvorming. Voor zorgvuldige afweging is geen tijd. Voor timemanagement evenmin. Door de razendsnelle communicatie(technologie) focussen managers en professionals bovendien steeds sterker op korte termijndoelen: hun takenlijstjes reiken vaak niet verder dan het volgende kwartaal.

Blijf prioriteiten stellen

Timemanagement hebben we gehad, slimmer en efficiënter werken was kort geleden nog een trend. Het haalde allemaal weinig uit, de stress werd meestal niet minder door al dit soort handige instrumenten. De hedendaagse professional moet leren leven met alle werkhectiek en af en toe op de rem te trappen. De grote uitdaging van deze tijd is dat je dag in dag uit voortdurend glashard prioriteiten moet blijven stellen.

‘’Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’’ Dwight D. Eisenhower

ArrayEen aantal tips:

  • Als het doel van een vergadering niet in één zin kan worden aangegeven, ga er dan niet heen.
  • Beantwoord alleen nog maar de hoogst nodige mails en telefoontjes, handel dagelijks de e-mail af op een paar vaste tijdstippen
  • Werk vanuit aandacht en met vaste tijden voor vaste taken, zet het werken aan kerntaken in je agenda, ontwikkel een heilzaam dagritme.
  • Oefen in de kunst van het beginnen en ophouden, stel voor elk beginnen een concreet tijdstip vast, sluit de dag rustig af en blik even terug
  • Reserveer twee dagdelen per week voor het opvangen van onvoorziene werkzaamheden, brandjes die geblust moeten worden, et cetera
  • Neem tijd om koffie te drinken en te lunchen

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: Sigma Online, John Buchanan en Denise Hulst

Meer informatie over HNW in onze kennisbank bij Het Nieuwe Werken.

Kennisbank onderwerpen:

U heeft een gratis lidmaatschap

Upgrade naar een PRO-abonnement voor € 4 per maand of € 30 per jaar en ontvang:

  • onbeperkt toegang tot alle artikelen.
  • geen commerciële emails en geen reclame op de site.
  • de keuze of u wel of geen nieuwsbrief wilt ontvangen
  • het E-book: Negotiating as emotion management t.w.v. €8.00
UPGRADE NAAR PRO-ABONNEMENT >>

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Helemaal eens met deze tips; het heeft ook veel te maken met houding en gedrag. Weg dus met die cc’s, spreek elkaar daar op aan, gebruik de mail waarvoor die is bedoeld en stap ook eens op iemand af, voer een gesprek op ruikafstand, met een lekker kopje koffie en stop met dat getwitter. Levert veel winnaars op!

Technologie verlicht volgens mij wel, toch wanneer we ze verstandig gebruiken.
Mijn vader presteerde als arbeider een 45-uren week. Dat is een volle werkdag per week meer dan vandaag courant is. En mijn grootvader deed daar als landbouwer nog eens een dagje bovenop. Dankzij het gebruik van technologie winnen we een weekend per week.
30 jaar geleden was het in grote organisaties normaal dat een directeur een “nota aan alle diensten” dicteerde aan zijn secretaresse, die tikte die uit en stuurde een copie naar een resem afdelingshoofden. Je kan vandaag de betrokken informatie beschikbaar stellen via databases en een intranet zodat de persoon die ze nodig heeft er op het moment dat hij/zij die informatie nodig heeft ter beschikking heeft. Een “nota aan alle diensten” zou de verkeerde technologie zijn (typemachine en fotocopie) of verkeerd gebruikte technologie. Een email is dat ook.
Dus: Technologie verlicht wel, maar verkeerde technologie niet en verkeerd gebruikte technologie ook niet. Er is nog heel veel werk om iedereen op de juiste manier te laten werken met de juiste technologie. Misschien is die 31 uur dan ook haalbaar?

De gepresenteerde causaliteit tussen HNW en werkdruk ljkt me onvoldoende doordacht. Als het nou een iets complexer in elkaar zit? Zijn dan de aanbevelingen nog wel correct? Ik plaats een kritische kanttekening.

Niemand kan er op tegen zijn dat prioriteiten beter worden gesteld. Dat lijkt mij los van de vraag waar de werkdruk precies vandaan komt een open deur. Maar prioriteiten stellen is niet zo makkelijk. Vooral niet als je het daar in een organisatie samen over eens moet worden.

Het lijstje bevat alleen individuele gedragsaanbevelingen. De eerste twee aanbevelingen werpen verdere blokkades voor afstemming op. Dat helpt dus niet. De laatste vier sporen eenieder aan goed voor zichzelf te zorgen. Daar kan niemand op tegen zijn. Het is zelfs noodzakelijk. Maar als het voldoende zou zijn, bestond het probleem niet meer.

Ik denk dat we wat dieper moeten doorspitten. Kiezen is moeilijk. De kwaliteit van de dialoog over prioriteiten zal beter moeten. Daar is nogal wat meer voor nodig dan het gepresenteerde lijstje.

Maarten de Winter
auteur van het Sjoelbaksyndroom
de aanpak van werkdruk voor een betere organisatie

Allemaal mooi en waar, maar volgens mij is de belangrijkste sleutel voor effectiviteit en efficiency om een scherp beeld te houden op kansen en bedreigingen in je omgeving en met anderen een strategie te delen. Die strategie moet robuust zijn maar de operationele invulling moet juist flexibel zijn, The art of strategic conversation. Cognitieve, emotionele en sociale intelligentie. Dat kan je deels leren, en je kan het situatiespecifiek overdragen. Daarbij zijn rolmodellen (exemplars) belangrijk.

Bekijk dit eens op een tijdslijn van zeg 100 jaar. Ongeacht specifieke zaken als HNW zie je een stijgende lijn van “druk.” Die druk komt uit individuele mensen in het systeem en via het systeem weer bij individuele mensen. Als het niet HNW was geweest dan hadden we wel iets anders ingevoerd waar we dan nu “druk” mee waren. In dit geval is het volgens mij meer hoe we hnw invoeren dan hnw zelf.

Helemaal waar en die tips zijn zowel voor de handliggend als fantastisch. Maar wat als je dag niet te plannen valt.. Ik werk de hele dag met en voor mijn klanten. Dan is de keuze om een kop koffie/lunch over te slaan en meteen een klant te woord te staan, snel gemaakt. Aangezien die klant het spreekwoordelijke brood komt brengen.. En wat moet je dan met de mededeling dat je prioriteiten moet stellen? Dat doe je maar daardoor creëer je hogere werklast. Suggesties dit anders aan te pakken? Sta open voor andere inzichten! Ideeën zijn meer dan welkom!

Toon alle 6 reacties
x
x