Twintig tot dertig jaar geleden zagen de managers en professionals van toen een loopbaan voor zich waarin technologie ze steeds meer routinematige taken uit handen zou nemen. De winst: meer tijd voor het hogere denkwerk en voor het privéleven. De productieve werknemer van het jaar 2000 zou een werkweek van hooguit 31 uur hebben.

De professionals van nu draaien veel meer uren dan toen, de uitdagingen zijn groter en complexer, de communicatie over en weer is van een verlammende omvang en snelheid en de grens tussen werk en privé 'war einmal'. Niets is nog heilig: avonden niet, weekends niet, partner en kinderen niet en vakanties niet. Globalisering (verschillende tijdzones, locaties en culturen, van hot naar her reizen), internet (24/7), toegenomen regulering, supplychain-risico's (overstromingen, terreur, branden, arbeidskwesties, valutakwesties): er is altijd van alles aan de hand; de boel aan de gang houden is complexer dan ooit.

Technologie verlicht niet

Een van dé vliegwielen van de toegenomen werkdruk is dezelfde technologie die ons (werk)leven juist had moeten verlichten. Vooral e-mail houdt menigeen onledig - op kantoor, thuis en onderweg, met dank aan de Blackberry en andere smartphones. Mailen, facebooken en twitteren blijken voor menigeen verslavend. Het berichtenverkeer gaat de hele dag door.  Slechts een heel klein deel van al die berichten is echte need-to-know-info.

Corpus delicti: de vermaledijde allen-beantwoorden-knop. De lawine aan (vermeende) informatie, communicatie en interactiviteit die daar het gevolg van is, stimuleert vergaderaficionado's ook nog eens tot het organiseren van nóg meer vergaderingen - ook al zo'n tijdvretende kantoorliefhebberij.

Per saldo heeft technologie er in de beleving van aardig wat professionals toe geleid dat we steeds meer werkuren draaien waarin we steeds minder doen. Het effect daarvan reikt verder dan burn-outs en de erosie van vrije tijd. Zo leidt de verwachting dat mails snel worden beantwoord tot impulsieve feedback en overhaaste besluitvorming. Voor zorgvuldige afweging is geen tijd. Voor timemanagement evenmin. Door de razendsnelle communicatie(technologie) focussen managers en professionals bovendien steeds sterker op korte termijndoelen: hun takenlijstjes reiken vaak niet verder dan het volgende kwartaal.

Blijf prioriteiten stellen

Timemanagement hebben we gehad, slimmer en efficiënter werken was kort geleden nog een trend. Het haalde allemaal weinig uit, de stress werd meestal niet minder door al dit soort handige instrumenten. De hedendaagse professional moet leren leven met alle werkhectiek en af en toe op de rem te trappen. De grote uitdaging van deze tijd is dat je dag in dag uit voortdurend glashard prioriteiten moet blijven stellen.

‘’Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’’ Dwight D. Eisenhower

Een aantal tips:

• Als het doel van een vergadering niet in één zin kan worden aangegeven, ga er dan niet heen.
• Beantwoord alleen nog maar de hoogst nodige mails en telefoontjes, handel dagelijks de e-mail af op een paar vaste tijdstippen
• Werk vanuit aandacht en met vaste tijden voor vaste taken, zet het werken aan kerntaken in je agenda, ontwikkel een heilzaam dagritme.
• Oefen in de kunst van het beginnen en ophouden, stel voor elk beginnen een concreet tijdstip vast, sluit de dag rustig af en blik even terug
• Reserveer twee dagdelen per week voor het opvangen van onvoorziene werkzaamheden, brandjes die geblust moeten worden, et cetera
• Neem tijd om koffie te drinken en te lunchen

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: Sigma Online, John Buchanan en Denise Hulst

Meer informatie over HNW in onze kennisbank bij Het Nieuwe Werken.