Vage woorden? Niet doen!

Vage woorden! Niet in beleidsnotities, niet in onderzoek rapporten, niet in advies memo’s en al helemaal niet in auditrapportages, eigenlijk nooit! Tenminste, als je duidelijke en overtuigende teksten wilt schrijven.

Managers en directieleden verwachten heldere rapporten. Rapporten die haarfijn benoemen wat bijvoorbeeld de impact van een organisatieprobleem is. Graag voorzien van een grondige financiële onderbouwing en realistische aanbevelingen. Daar hebben ze wat aan.

Wat zijn dat, vage woorden?

Let op, hier komen er een paar: te veel, te weinig, onvoldoende, regelmatig, goed, slecht, nogal, beter, ongunstig.

Wat denk jij wanneer je deze zin leest?
'Onvoldoende kennis zorgt voor lange wachttijden en dus ook voor relatief hoge gesprekstijden.'

Hoe duidelijk is de kwestie hier voor jou?

Waarom die vage woorden?

Vaag woordgebruik komt vaker voor dan je denkt. Ik vraag geregeld aan schrijvers waarom zij dat doen. En dit is wat ze mij vertellen.

1. Ik weet de exacte cijfers niet
Een gemiste kans. Wanneer je harde cijfers hebt, komt je boodschap immers vele malen overtuigender over. Op uiterst concrete en objectieve wijze kun je de ernst van een probleem laten zien.

Nu de zin opnieuw: '80 % van de medewerkers blijkt de vraag van de klant niet binnen drie minuten te kunnen beantwoorden. De oorzaak is dat zij niet weten hoe het Verwerkingssysteem precies werkt. Hierdoor loopt de gespreksduur op tot gemiddeld zes minuten. Het gevolg: ontevreden klanten.'

2. Ik ben bang om te direct te zijn
Kan dat wel, te duidelijk communiceren? Bijvoorbeeld omdat een onderwerp politiek gevoelig ligt? Gedonder komt er vroeg of laat vaak toch wel. Wanneer jij heldere taal gebruikt en correcte cijfers levert, gaat de discussie in elk geval niet daarover.

3. Het valt mij niet op
Iedereen heeft tijdens zijn loopbaan een vast repertoire aan woorden opgebouwd. En misschien gebruik jij ongemerkt ook wel van die vage woorden. Ben benieuwd of ze je nu opvallen.

Nog enkele voorbeelden uit de praktijk

1. Door twee van de drie medewerkers wordt te weinig aan controle gedaan.
2. Het blijkt dat vooral fouten met betrekking tot kredietverstrekking het meest voorkomen.
3. Ook wordt aangegeven dat over het algemeen de toelichting niet of weinig wordt gelezen.
4. In de winter komt het nogal eens voor dat er ongunstige weersvoorspellingen zijn.
5. De komende jaren wil de gemeente een ruim budget beschikbaar stellen voor de renovatie van oude kerken.

Wil jij dat jouw kennis tot z’n recht komt in rapporten? Schrijf dan feitelijk en precies. Ik ben benieuwd welke vage woorden jij in rapporten tegenkomt. Deel je bevindingen in de discussieruimte bij dit artikel.

Petra Broekhuisen is trainer, coach en auteur, en blogt over praktische schrijftips.