Zo zorg je ervoor dat iedereen de weg vindt in jouw rapport

Vind je het lastig om hoofd- en bijzaken te scheiden? Raak je regelmatig het overzicht kwijt, omdat je dreigt te verzanden in details? En blijf je maar informatie toevoegen, terwijl je weet dat schrappen eigenlijk effectiever is? Zonder heldere structuur raken je lezers al snel de weg kwijt en haken ze af. Of ploeteren lijdzaam door (en jij waarschijnlijk ook). Dit kan echt anders!
Wat is ervoor nodig om je lezers feilloos de weg te wijzen? En hoe kun jij sneller en makkelijker je rapporten schrijven? Hier volgen drie tips  voor beter schrijven.

Drie schrijftips voor een heldere structuur

1. Kondig het onderwerp én het doel aan.

In zeker 70% van de inleidingen die ik lees, staat geen helder tekstdoel. En juist het doel bepaalt wat de structuur van het totale rapport zal zijn. Ervaren lezers (en schrijvers) weten dat een adviserend rapport een compleet andere opbouw kent dan een onderzoekend rapport.

Een voorbeeld van een vage aankondiging: ‘In dit rapport wordt nader ingegaan op de vakantieplanning.’

Is het jou duidelijk wat je kunt verwachten van (de opbouw van) dit rapport?

2. Zet de belangrijkste informatie voorop.

Dus altijd in de eerste zin van de alinea. Of hooguit in de tweede zin. Zo voorkom je dat lezers zich eerst door allerlei details en voorbeelden heen moeten worstelen om tot de kern te komen.
Bovendien werkt dit zeer tijdbesparend. Wanneer je alleen de kernzinnen leest, weet je precies wat de essentie van het rapport is.

3. Schrijf prettig leesbare zinnen.

Wat het opleidingsniveau van je lezers ook is: complexe informatie is makkelijker te volgen als je eenvoudig formuleert.

Testje: welke zin leest vlot weg en begrijp je in één keer?

- Voor deze notitie geldt dat de inleiding geen goede introductie geeft op het onderwerp.
- De inleiding van deze notitie geeft geen goede introductie op het onderwerp.

Structureer dus je totale rapport, je alinea’s en je zinnen. Zo voorkom je dat lezers de weg kwijtraken. Bovendien heb jij zo zelf bij het schrijven een rode draad waar je je stevig aan vast kunt houden.

Je lezers zullen je dankbaar zijn en jij schrijft veel efficiënter je rapporten. Gegarandeerd!

Succes met de toepassing van deze tips!