Schrijf eens wat formeler!

Dit kreeg Sandra, een van mijn bloglezers, te horen van haar collega’s. Gezamenlijk moesten ze een Strategisch Meerjaren Personeelsplan opleveren. En de teksten die Sandra aandroeg, vond men te informeel. Zelf wist ze niet of formeler schrijven nu beter was of niet.

Sandra schrijft mij hierover: “Maar ja, zonder specifieke schrijfkennis delf ik natuurlijk het onderspit. Zij zullen wel weten hoe het moet. Bovendien is het plan voor managers bedoeld en die vinden dat formele misschien ook wel fijn!”

Wat is nu beter: formeel of informeel schrijven? Voordat ik deze vraag beantwoord, vraag ik je eerst de volgende alinea te lezen:

Het kunnen omzetten van externe medewerkers naar interne medewerkers, wat een bijdrage levert aan de taakstelling van 15% bezuinigen, betreft -3 FTE t/m +19 FTE afhankelijk van het scenario welke richting 2018 gerealiseerd gaat worden. In het geval scenario 1 de werkelijkheid gaat worden gaat er geen tot een zeer beperkte mogelijkheid zijn om externe medewerkers te vervangen door interne medewerkers.

Sommige schrijvers vinden dit mooie, formele zinnen. De vraag is nu natuurlijk of lezers hier ook zo over denken.

Begrijp jij direct wat er staat? Zelf moest ik de alinea echt een paar keer lezen. En toen had ik ongeveer wel een idee wat er misschien bedoeld zou kunnen worden. Hoe dat komt?

Deze alinea bestaat uit typische schrijftaalzinnen. Dat zijn vaak lange, ingewikkelde zinnen. Bovendien bevatten ze overbodige, lege en stoffige woorden. Hierdoor begrijp je niet in één keer wat er staat. En dat kost lezers onnodig veel tijd, want ze moeten de zin nog een keer lezen. En misschien nog wel een keer.

Hoe belangrijk is het om te weten of je beter formeel of informeel kunt schrijven? Niet, zeg ik. Zó schrijven dat je lezers meteen begrijpen waar je het over hebt, dat is waar het om gaat. Bijkomend effect is dat jouw boodschap zo vele malen krachtiger én overtuigender overkomt.

Zeven stappen voor een begrijpelijke tekst:

1.  Zorg ervoor dat je achter een toetsenbord zit. Of pak de memorecorder van je mobiel erbij.
2. Lees nog één keer de zinnen die je geschreven hebt.
3. Leg je hand over de zinnen. Niet spieken!
4. Vertel hardop (echt doen anders werkt het niet) wat je nu eigenlijk bedoelt te zeggen.
5. Schrijf deze zinnen direct op.
6. Lees de zinnen aan iemand anders voor.
7. Perfectioneer je zinnen.

Sandra is met deze stappen aan de slag gegaan. En met enige hulp is dit het resultaat:

Om de taakstelling in 2018 te halen, moeten we 15% besparen op onze personeelskosten. Er zijn twee mogelijkheden om dit doel te bereiken. We kunnen er voor kiezen de werkzaamheden van ‘dure’ externe medewerkers voortaan uit te laten voeren door goedkopere interne medewerkers. Een andere mogelijkheid is dat we enkele externe medewerkers in vaste dienst nemen. Wat de beste keuze is, hangt af van de hoeveelheid opdrachten die ons de komende vijf jaar gegund worden. In het slechtste geval kunnen we niemand vervangen. In de meest gunstige situatie kunnen we 19 externe fte vervangen.

Ja maar, het zijn nu veel meer zinnen! Ja, en? Hoe vaak heb je deze alinea moeten lezen om te begrijpen wat er staat? Slechts één keer? Pure tijdswinst dus. Minder is niet altijd beter, al denken veel mensen van wel.

Blink jij uit in het schrijven van begrijpelijke teksten? Zo ja, hoe doe je dat? Zo nee, waar loop je tegenaan? Ik nodig je van harte uit onderaan deze pagina te reageren.