In het FD van 17 juli schrijft Max Boodie dat het klagen van adviseurs ten aanzien prijsschieten en tenderterreur niet terecht is. In dit geval moet Twijnstra en Gudde niet zeuren en als ze niet meer meedoen met het aanbestedingscircus, dan laat niemand daar een traan om…
Professionele inkoop bij de overheid is een nobel streven. Terecht merkt Boodie op dat de belastingbetaler gebaat is bij de laagste ‘total cost of ownership’ (vrij vertaald: de totale kosten tijdens de levensduur van een product). Maar, dit is nu precies het probleem. Overheidsinkopers zijn volstrekt niet in staat om de ‘total cost of ownership’ te berekenen. Men is alleen in staat de prijs te bepalen op het transactiemoment. Daarna wordt het product of de dienst in exploitatie genomen door een interne afdeling en verdwijnt het uit zicht van de inkoopafdeling. Er wordt dus helemaal geen integrale kostprijs berekend. De inkoopfunctie is hiervoor (nog) te onvolwassen. De interne organisatie weet vaak ook niet wat ze krijgt. In het FD van 29 juni schreef Hans van Vliet dat de relatie van inkoop met de interne organisatie al als een verstandshuwelijk wordt getypeerd. In mijn artikel genaamd Tenderterreur op deze site heb ik duidelijk gemaakt dat de relatie met de markt inmiddels is te typeren als een scheiding van tafel en bed.
Boodie vraagt zich af of het winstpercentage stijgt van Twijnstra en Gudde door minder in te schrijven. Waarschijnlijk wel. Waar ik hem niet over hoor zijn de alsmaar stijgende kosten van inkoop. Overheidsinkopers worden overladen met aanvullende wet- en regelgeving. De procedures worden steeds complexer en juristen staan klaar om elke procedure nog eens aan te vechten in een rechtszaal (1 kort geding per dag in Nederland over een aanbesteding, 2007). De door hem bepleitte laagste ‘total cost of ownership’ wordt zeker niet bewerkstelligd door de huidige kostbare inkoopprocedures. Het wordt tijd voor professioneel opdrachtgeverschap en het ontbureaucratiseren van de inkoop. Dan kan voorzichtig de relatie tussen markt en overheid weer worden hersteld.
Verder zullen professionele inkopers werken met inkoopmethodes en strategieën, zoals de populaire Kraljic matrices (gebaseerd op een artikel van dr. Peter Kraljic in het Harvard Business Review, genaamd Purchasing Must Become Supply Management, 1983). Niet elk product of dienst dient te worden ingekocht volgens dezelfde strategie. Afhankelijk van de strategische impact en de complexiteit van de leveranciersmarkt wordt een product of dienst gepositioneerd en wordt de juiste strategie toegepast. Toch komt uit recent onderzoek van de Universiteit Twente voor Stadswerk Noord (feb. 2007, Boes en Dorée) naar voren dat bij het gunnen de prijs veruit favoriet is boven de economisch meest voordelige inschrijving (EmvI). Dat betekent dat de strategie voor de inkoop voor routinegoederen wordt gebruikt. Pennen en potloden inkopen wordt op dezelfde manier behandeld als de inkoop van adviseurs. Een beroemd spreekwoord zegt: ”if you pay peanuts, you get monkeys”
Richard Puyt MSc. Is werkzaam als management consultant bij Expanding Visions BV
Gerelateerde artikelen
Aanbesteden van organisatieadvieswerk
Jan den Hollander
De sleutels tot succes van het programma Compacte Rijksinkoop
Rinke Meijer
Opkomst marktplaatsconcept voor overheidsinkopen
Wolter van der Vlist
De concurrentie gerichte dialoog bij aanbesteding
Richard Puyt
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Max Boodie leeft zo te zien nog met het idee dat de inkoopfunctie de overhand heeft. Ik zag een luchtig columnpje van zijn hand, waarin hij erkent dat de economie aantrekt. Hij zag echter alleen interne effecten. D.w.z. er wordt naar zijn idee binnen bedrijven aan zijn 'inkopers' getrokken. Vreemd dat hij dit niet doortrekt naar externe effecten?
Over een aantal jaren zal vast wel weer een markt ontstaan waar inkopers de termen dicteren. Maar nu is het economisch tij voorlopig even verplaatst.
Een verhaal als dat van Twijnstra is gewoon een klassiek voorbeeld van marktwerking waarbij een grote partij via de krant aan zijn concurrenten signaleert dat het klimaat is veranderd. Als de rest net als TwijnstraGudde ook even een stuk selectiever wordt, dan krimpt het aanbod bij de inkopers.
Een opdrachtgever, zou zich echter altijd moeten realiseren dat er iets behoorlijk scheef zit als er bij zijn aanbestedingen meer dan 10 offertes binnenkomen, terwijl de markt duidelijk aantrekt.
Het heeft mij altijd verbaasd tijdens de publiciteit over de bouwfraude, dat er niemand in de aanbestedende ambtenarij vreemd opkeek als er 20 inschrijvers kwamen opdraven. Is dat usance in je sector, dan zou ik eens goed natrekken wat er bij de aanbodzijde aan de hand is. Kosten worden uiteindelijk ergens terugverdiend.
De interessantere vraag is, wat een inkoper of zijn aanbestedingsadviseur doet als er 20 offertes binnenkomen waaraan duidelijk serieus gewerkt is. Gaat men dan met de opdrachtgever/beslisser praten? Als de markt niet volledig in elkaar is geklapt, moet er bij dat soort aantallen namelijk iets vreselijk fout zitten. Dat lijkt me een mooie casus van professioneel inkoopadvies aan de opdrachtgever.
Een verstandig inkoper, die veel marktpartijen detecteert, zal extra aandacht besteden aan Selectie en een shortlist introduceren, voor er een bestek de deur uitgaat. Selectie en gunning kunnen niet voor niets gesplitst worden.
Goede kandidaten kweken is ook niet zo moeilijk. Niemand verbied je immers om je eigen oude bestekken ter informatie te publiceren. Zo kun je tussen aanbestedingen in met partijen spreken, die denken dat ze dat ook kunnen maken. Daar leer je dan weer van om de criteria van je volgende selectie te bepalen.
Het onderhouden van zo'n structureel gesprek met de markt is ook een deel van professionele inkoop, Juist in een markt waar de macht zich weer eens verplaatst naar de verkopers, is het kweken van goede aanbieders voor de volgende aanbesteding veel belangrijker. Zakendoen is immers een wederkerige en wederkerende business.
Ik heb de indruk dat vooral op dat laatste punt Max Boodie de plank volledig misslaat. Als de markt je opties inperkt dan denkt hij dat flink schoppen helpt of zo. Voor het overige gedraagt hij zich in zijn stukjes als een cheerleader, maar heb ik hem nog niet op het soort zaken zien bespiegelen, wat te doen als inkoper in een markt waar de verkoop het voor het zeggen krijgt. Hij maakt de indruk van een lichtgewicht op mij. Die komen wel eens vaker bovendrijven.
Jammer is het dat in de visie van voorgaande schrijvers een inkoper iemand zou zijn welke dergelijke complexe processen niet zou doorzien en prijs het belangrijkste is waarop opdrachten worden verstrekt.
Tegenwoordig zijn er op verschillende inkoopafdelingen mensen werkzaam welke ook marketing en bedrijskundige achtergronden hebben en prima een prijs/kwaliteit verhouding kunnen beoordelen.