Aanbesteden van organisatieadvieswerk

Voor me ligt weer zo’n verzoek mee te doen aan een aanbesteding. Dit keer gaat het om het verzorgen van een management development traject. Uiteraard gaat het grootste deel van de tekst over de procedure. Communicatie met de klant is uitgesloten , behalve dan dat er vragen per mail gesteld kunnen worden en dat het voorstel door een beperkt aantal bureaus gepresenteerd moet worden. Aan de inhoudelijke vraag is goed te merken dat die door veel betrokkenen is gezien en bijgeschaafd: er zit geen scherp kantje meer aan. Ik weet dat er een wereld achter de vraag ligt, maar daarmee iets doen betekent je de markt uitprijzen. Formeel telt de prijs maar voor 30% mee, maar door de aard van de procedure is dat veel meer. Toch maar weer meedoen? De schoorsteen moet toch ook roken.

Steeds vaker gebruiken met name overheidsorganisaties een vorm van aanbesteding om tot de keuze van een adviesbureau te komen. De procedure leidt er toe dat er intern van te voren uitgebreid wordt nagedacht over de opdracht, dat er met de relevante interne betrokkenen overleg over is geweest, dat de gang van zaken intern en extern transparant is en alles dus makkelijk te verantwoorden, dat vriendjespolitiek voorkomen wordt en een objectieve keuze kan worden gemaakt en dat niet te duur wordt ingekocht. Alles klopt formeel, maar werkt het ook?

Kenmerkende aspecten van de situatie
Neveneffect 1: Afstemming ontstaat slechts beperkt
Neveneffect 2: De arena wordt niet dezelfde maar verschuift
Neveneffect 3: Objectief (?) beter duwt vertrouwd weg
Neveneffect 4: Het verdienmodel verandert
Conclusies voor opdrachtgever en adviseur

Kenmerkende aspecten van de situatie

Kenmerkend voor de situatie zijn de volgende aspecten:

1. Communicatie over de offerteaanvraag is uitgesloten, behalve dat de mogelijkheid wordt geboden via de mail vragen te stellen. De antwoorden daarop worden dan aan alle partijen meegedeeld. Vaak wordt er aan het eind van de procedure van een beperkt aantal aanbieders nog een presentatie verwacht.
2. De inhoudelijke kant van de offerte – meestal slechts een beperkt deel van de aanvraag - is ‘middle of the road. Kennelijk is deze de nodige partijen gepasseerd en zijn alle scherpe kantjes eraf gehaald. De vraag achter de vraag bestaat niet.
3. De procedure is stap voor stap vastgelegd en transparant. Meestal zijn de beoordelingscriteria aangegeven en vaak ook hoe men daarop zal gaan scoren. Bijna altijd is wel aangegeven voor welk deel de prijs mee telt.(1)

Het zijn precies deze drie punten die leiden tot de objectivering van het offerteaanvraag- en aanbiedingsproces en het garanderen van dezelfde uitgangssituatie voor de verschillende aanbieders. De opdrachtgever beheerst zo de gang van zaken.

De zelfde drie punten hebben echter ook minder gewenste effecten.

Neveneffect 1: afstemming ontstaat slechts beperkt

Het uitsluiten van communicatie aan het begin van het proces betekent dat de uiteindelijke probleemstelling niet in samenspel met de aanbieder geformuleerd is. De expertise van die aanbieder is daarbij niet gebruikt. Het gevolg is dat er mogelijk zaken niet benoemd zijn of onhandig – dus duur – geformuleerd vanuit de optiek van de uitvoering. De vraag achter de vraag is dus niet aan de orde geweest evenals vragen er omheen als ‘hoe ligt één en ander bij de verschillende betrokkenen’.

….. en dan de ergernis weer een aanbod te moeten maken voor iets waarvan je weet dat het daar niet echt om gaat. Eént gesprek vooraf met de opdrachtgever en het aanod zou zoveel effectiever kunnen zijn.

De echte verkenning van de complexiteit – gezamenlijk met de expertise zowel van de aanvrager als van de aanbieder – heeft niet plaats gevonden. Daar kan door de aanbieder slechts een generieke inschatting van gemaakt worden. Geen wonder dat de laatste jaren de term ‘meerwerk’ ook steeds vaker in de offerteaanvraag voorkomt.

Dit alles speelt nog meer omdat de uitwerking van de aanvraag meestal ook niet alleen in technisch inhoudelijke zin een verdieping is geweest, maar ook in intern politieke zin door partijen, die er allemaal bepaalde zaken en/of formuleringen wel of niet bij wilden hebben. Dat leidt tot de genoemde middle of the road aanvragen. Kleine kans bovendien dat de verwachtingen ten aanzien van wat er moet gebeuren en hoe dat gaat gebeuren aan beide kanten de zelfde zijn op het moment dat er met het werk begonnen wordt. Dan is het ritueel afgesloten en moet de werkelijkheid onder ogen worden gezien.. In formele zin beheerst de opdrachtgever het hele traject, maar als hij echte iets met het project wil, zal hij merken dat hij toch een ander proces ingaat dan hij vantevoren dacht.

Neveneffect 2. De arena wordt niet dezelfde, maar verschuift

De communicatie ontstaat pas bij de presentatie. Dan leert de opdrachtgever de aanbieder kennen. Hij leert hem echter kennen in zijn presenterende rol. Als de communicatie eerder had plaats gevonden had hij hem leren kennen in zijn manier van gespreksvoering, het kunnen doorvragen, in zijn analyserende, inzicht verschaffende, samenwerkende rol en in de mate waarin hij zich herkend en meegenomen voelde op het moment dat naar aanleiding van de communicatie de offerte komt.

…. en dan de voorbereiding van de presentatie. Proberen alsnog het intake gesprek te voeren? Maar het ligt niet meer open, dus doen alsof dat zo is is ook niet sterk. Echt kritisch zijn? Maar hoe doe je dat in deze setting zonder hen te desavoueren?

Als er zelfs geen presentatie in de procedure zit, vindt de beoordeling alleen plaats op basis van de schriftelijke offerte en zal die in de praktijk, zeker als de beoordeling intern formeel strak geregeld is, voornamelijk plaats vinden op basis van hoe netjes men in zijn analyse precies de aanvraag gevolgd heeft en hoe goedkoop men daarbij is uitgekomen. Waar van de adviseur later een kritische houding, kunnen doorvragen etc. verwacht wordt, vraagt de procedure juist het tegenover gestelde. De informatiepositie is inderdaad dezelfde voor alle partijen, maar de concurrentiearena die daardoor ontstaat lijkt minder de voor de klantvraag relevante aspecten te bevatten.

…. en dan loop je er weer tegenaan dat deze concurrentiesituatie het vaak onmogelijk maakt te laten zien waarin je goed bent, hoewel dat wel eens uiterst relevant zou kunnen zijn.

Neveneffect 3: objectief (?) beter duwt vertrouwd weg

Een van de doelstellingen van het op een dergelijke manier aanbesteden is het voorkomen van het te makkelijk vergeven van werk aan vertrouwde partijen. Scherpere concurrentie dient druk op de prijs te houden en te voorkomen dat men ‘vriendjes’ binnenhaalt.

Een directeur van een grote gemeentelijke dienst stond voor een lastige operatie, die hij zonder externe steun niet zou kunnen vervullen. Er hing voor hem veel van af. Hij wist ook precies met wie hij wilde werken, want omdat hij er zelf uitvoortkwam kende hij de advieswereld goed. Met die vrouw zou hij de operatie aan kunnen en bovendien wist hij dat ze hem ook niet te veel zou rekenen. En bovenal: er zou achteraf geen gedoe ontstaan over meerwerk, geld en dergelijke onaangename kwesties. Dus… De gemeentelijke regels gaven echter aan dat boven de €30.000 aanbesteed moest worden en dit zou echt wel meer gaan kosten.

De procedure doet afbreuk aan de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijk manager. Velen zullen dat sowieso niet erg vinden, maar op het moment dat het echt om iets gaat de beteren wel. Aan de kant van de adviseur is het lastig dat het contact met de opdrachtgever, de impliciete deal van hoe met elkaar aan de slag te gaan, pas ontstaat – hopelijk – als het opdracht binnen is.

Neveneffect 4: het verdienmodel verandert

Voor de adviseur betekent dit dat ‘binnenkomen’ (nog meer) gescheiden wordt van het werk doen straks. Het binnenkomen lukt het best als zo dicht mogelijk wordt aangesloten bij wat er letterlijk gevraagd is. Kritisch zijn daarop is gevaarlijk, betekent vaak een uitgebreider aanpak en dus een hogere begroting. Lacunes, te voorziene problemen kunnen beter niet genoemd worden. Het werd niet gevraagd en dient dus – juridisch gezien – ook niet aangeboden te worden en bovendien zou er mee rekening houden ook weer betekenen dat men zich uit de markt prijst. Bovendien is de aanbestedende partij zelf in de offerteaanvraag vaak al over meerwerk begonnen, dus laat het daar maar op aan komen. Het is niet voor niets dat in de bouw bij bedrijven, die op deze manier moeten aanbesteden, het verdienmodel vaak het meerwerk is. Voor de opdrachtgever betekent het echter dat hij niet alleen de inhoudelijke kant van het traject niet in de hand heeft, maar de financiële ook niet.

De meest frustrerende situatie is toch een prospect op prijs verliezen en naar een goedkopere ander zien gaan en te weten dat deze via meerwerk alsnog tenminste het door jou genoemde budget gaat opmaken. Je hebt dan gelijk gekregen, maar geen opdracht.

De huidige aanbestedingsprocedure poogt gelijke kansen voor de verschillende aanbieders te bieden door de persoonlijke communicatie in een vroeg stadium uit te sluiten. Het is echter juist dat punt dat de hier beschreven problemen veroorzaakt. Ook een informatiebijeenkomst aan het begin zoals die wel vaker wordt gehouden waarbij alle aanbieders aanwezig zijn biedt niet de (vertrouwelijke) context voor het goede gesprek.

Conclusies voor opdrachtgever en adviseur

Hoe serieus neem je een klant die zichzelf niet serieus neemt. Net zo serieus als hij zich zelf neemt? Maar het zit heel diep de klant echt serieus te nemen. Dus?

Het verstandige advies aan de aanbestedende partij is dus het zo te blijven doen als het nu gaat. Je bent gedekt. De problemen als die er zijn komen later wel boven en kunnen dan onder ogen gezien worden. Jij wordt er niet op aangekeken en als het echt uit de hand loopt kan er altijd veel meer.

Het juiste advies? Als je echt een lastig vraagstuk hebt dat opgepakt moet worden? Ik zou het in deze context niet weten.

Het verstandige advies aan de adviseur is zich te conformeren aan de procedure. Iets leveren dat zo precies mogelijk aan de eisen voldoet en daarbij dat op zo goedkoop mogelijke wijze aanbieden, desnoods wat te goedkoop. Als er echt meer achter zit komt dat later wel naar boven en wordt het alsnog interessant zowel inhoudelijk als commercieel.

Het juiste advies aan de adviseur? Is dat dan niet hetzelfde als het verstandige advies? Ik zou het niet weten.

En maatschappelijk gezien? Langzaam maar zeker verder wegzakken? Door het ijs uiteindelijk?

Noot

1. Bijna altijd weegt daarbij overigens de facto de prijs zwaarder dan men aangeeft. Als men bijvoorbeeld aangeeft dat de prijs voor 30% meetelt en de kwaliteit voor de resterende 70% blijkt meestal dat de goedkoopste partij de 30% krijgt en de andere partijen daar een evenredig deel van. Tegelijk verdeelt men de 70% voor de kwaliteit door punten te geven voor aspecten en/of onderdelen. De hoogst scorende zal dus vaak rond de 55 liggen. Dat betekent dat de prijs in werkelijkheid voor 30/85 x 100% = 35% mee telt.

Jan den Hollander is zelfstandig adviseur en geassocieerd partner bij Van de Bunt adviseurs te Amsterdam.