De concurrentie gerichte dialoog bij aanbesteding

Sinds 2005 is er een procedure toegevoegd aan de richtlijn EC/18/2004 (Europese Aanbestedingen). De zogenaamde concurrentiegerichte dialoog. De procedure is ontworpen voor bijzonder complexe aanbestedingen. Als de technische, juridische of financiële specificaties vooraf niet zijn te bepalen, dan biedt deze procedure uitkomst. In de procedure is een mooi stappenplan uitgewerkt. De marktpartijen zijn gedurende de procedure wel onderling met elkaar in concurrentie. Daar zit natuurlijk ook de spanning. In Nederland zijn ruim 100 van deze procedures doorlopen, voornamelijk infrastructurele projecten. Met de aanleg van de N31 en het project KOSMOS (grootschalig onderhoud aan hoofd infrastructuur: maximaal markt, minimaal RWS) werd voor het eerst ervaring opgedaan met de concurrentiegerichte dialoog.

Tenderterreur en aanbestedingspraktijk

Een paar jaar geleden kreeg ik te maken met de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Het beeld wat ik kreeg van de aanbestedings-praktijk, na het raadplegen van digitale krantendossiers en andere bronnen, was niet echt rooskleurig. De relatie van de overheids-inkopers met hun interne organisatie is ijzig, leveranciers worden het liefste op afstand gehouden en kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van checklists met wegingsfactoren. De laagste prijs blijkt vaak beslissend. Het proces ontaart in wederzijds wantrouwen en rechts-zaken. Allemaal in naam van transparantie en eerlijke mededinging. Conclusie: De steeds ‘betere’ aanbestedingsprocedures leiden tot tenderterreur.

Bij dit beeld moet ik wel aantekenen dat slecht nieuws beter verkoopt dan goed nieuws. Succesverhalen krijgen minder aandacht. Er zijn ook een paar positieve tekenen. De huidige ontwikkeling in de markt is in toenemende mate alliantievorming, waar goede resultaten mee worden behaald. Ook het idee van de concurrentiegerichte dialoog vind ik bemoedigend. De mogelijkheid tot dialoog en het exploreren van elkaars kennis, kwaliteiten en competenties biedt perspectief. Eindelijk weer terug naar de menselijke maat.

De dynamiek van de concurrentiegerichte dialoog

Ervaringen van dialoogteams tot dusverre laten bepaalde tendensen zien: Aan de inhoudelijke voorbereiding ligt het niet; die is vaak goed tot zeer goed. Wel is er door alle regelgeving en ‘juridisering’ van het proces een toenemende onzekerheid en soms zelfs angst om ‘fouten’ te maken; bijvoorbeeld een verspreking of – nog erger - dingen doen die geïnterpreteerd kunnen worden als een conclusie of toezegging. Ook is er de tendens om met veel vertoon van expertise vast te houden aan eerder ingenomen posities. Een open gesprek waarin men met elkaar de materie goed verkent zit er dan niet meer in. Er ontstaan gemakkelijk stereotype negatieve beelden van elkaar. Van een echte dialoog komt aldus weinig terecht.

De concurrentiegerichte dialoog voldoet op deze manier niet aan de verwachtingen. Moeten we dit middel dan maar afschrijven? Ik denk het niet. De barrières die hier liggen zijn volgens mij niet onoverkomelijk. Maar dit lukt alleen als men zich van genoemde tendensen goed bewust is en zich in de dialoogteams hierop prepareert. De mogelijkheden die ik op dit terrein in diverse sessies met dialoogteams en op basis van een serie interviews tegenkom blijken legio. In een volgende column in ManagementSite wil ik de kansen die hier liggen aangeven.

Ervaringen van lezers zijn zeer welkom.

Zie ook in de kennisbank van ManagementSite de selectie van artikelen over Inkoop: Praktijkervaringen, inkoop contracten, aanbesteden, centraal of decentraal inkopen, E procurement en de onderhandelings valkuilen bij inkoop.

In de rubriek Supply Chain & Inkoop diverse bijdragen over aanbesteding, o.m.:
Verkopen aan de overheid?
Valkuilen bij Europese aanbesteding