Opkomst marktplaatsconcept voor overheidsinkopen

De introductie van het marktplaatsconcept binnen de overheid zorgt voor een enorme stap voorwaarts in overheidsinkopen. Door deze goed te benutten, ontstaat transparantie. De ramen gaan open, alles wordt zichtbaar. Dat ziet er bij aanvang soms niet zo mooi uit, maar nodigt wel uit tot een goed gesprek tussen zowel inkoop en de betrokken afdelingen alsook tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dat is winst!

Opkomst van de marktplaats binnen de overheid

Eind 2007 is de marktplaats voor inhuur van externen binnen de overheid geïntroduceerd. De marktplaats – niet te verwarren met www.marktplaats.nl – is in beginsel een digitaal platform voor  vraag en aanbod van tijdelijk personeel. Binnen de aanbestedingsregelgeving (BAO) gelden er voor de inhuur van extern personeel soepelere regels. De marktplaats maakt hier dankbaar gebruik van door een offerteverzoek eenvoudig in de markt uit te zetten zonder ingewikkelde aanbestedingsprocedures. Met behulp van automatische selectie worden de best gekwalificeerden uitgenodigd voor een gesprek met de inlenende afdeling of manager. Het UWV heeft voor het eerst op grote schaal deze werkwijze geïmplementeerd en is hier in 2010 voor beloond met een Dutch Sourcing Award. De hoge mate van flexibiliteit werd in het juryrapport geroemd.

Niet direct enthousiast

Het succes van de marktplaats bij het UWV leidde niet direct tot een enorme groei in het aantal marktplaatsen. Mijn indruk was dat inkoopmanagers binnen de overheid last hadden van de juridificering van het inkoopproces. De rechtmatigheid van de marktplaats werd vaak ter discussie gesteld. Na zendelingenwerk door early adopters zijn voorzichtig een aantal overheidsorganisaties ermee begonnen. Toen in 2010 ook PIANOo het initiatief omarmde en grote inkooporganisaties – zoals het NIC – de boer op gingen met het concept, was de ontwikkeling niet meer te stoppen. Er zijn nu meer dan 70 overheden actief met het marktplaatsconcept. Daarnaast wordt de marktplaats genoemd als module in de ontwikkeling van de rijksbrede Electronisch bestellen en factureren portal (DigiInkoop) en in het nieuwe aanbestedingsplatform TenderNed. Op dit moment bieden verschillende partijen kant-en-klare pakketten aan waarmee in zeer korte tijd een marktplaats opgestart kan worden.

Ook bij Agentschap NL was men in het begin niet direct enthousiast over het concept. Misschien lag het aan de lange opsomming van voordelen, waaronder: meer marktwerking, mkb/zzp benaderen, kwaliteit omhoog en tarieven naar beneden. Een concept zo mooi, kan dat wel waar zijn? De scepsis over de rechtmatigheid van het concept werd mede gevoed door reacties van leveranciers (met termen als valkuilen, mythes). Desondanks is Agentschap NL vorig jaar gestart met een pilot.

Twee varianten

Er zijn twee varianten van de marktplaats: een open marktplaats en een besloten marktplaats. Binnen de open marktplaats wordt digitaal de ‘gehele’ markt benaderd. Doelstelling is om meer marktwerking te creëren, beter op kwaliteit te selecteren, meer grip te krijgen op het inhuurproces en een rechtmatige inkoop te realiseren. Voor een open marktplaats kunnen leveranciers zich aanmelden zonder al te veel administratieve rompslomp. Vaak zijn – afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever – het opgeven van de bedrijfsnaam, Kamer van Koophandelgegevens en een eventuele VAR-verklaring genoeg. Vanwege de aanbestedingsregels wordt deze variant voornamelijk toegepast voor de inhuur van externen.

De werkwijze van een open marktplaats kun je ook goed uitvoeren binnen een raamovereenkomst. Dit noemen we de besloten marktplaats. Hierin worden middels mini-competities, de gecontracteerde raamcontractanten uitgevraagd. Doelstelling hierbij is een efficiënt ingericht inkoopproces.

Bij Agentschap NL is de inkoop decentraal georganiseerd; de afdeling inkoop speelt een ondersteunende rol: zij adviseert over inkoop en begeleidt Europese aanbestedingen. Vanuit de adviserende rol heeft inkoop onderzocht wat de mogelijkheden zijn van toepassing van de marktplaats binnen Agentschap NL. Voor ons was al snel duidelijk dat het concept zeer bruikbaar was. In overleg met de afdelingen ICT, Communicatie en HRM is vervolgens besloten tot de start van een pilot.

Ondanks wat aarzeling binnen de afdelingen heeft de pilot een positief effect gehad op de kijk op de marktplaats. De nieuwe werkwijze dwong ze goed te kijken naar de processen en hun behoeftestelling. Bestaande procesafspraken werden daar waar nodig verscherpt. Rollen en taken binnen het inkoopproces - en hoe daar in de praktijk mee omgegaan werd - werden zichtbaar. De marktplaats bleek geen risico maar een kans. Een sprong voorwaarts!

De inrichting van de marktplaats bracht een discussie over efficiënte en effectieve inkoop op gang. Op deze open manier was er nog niet naar inkoop gekeken. De durf van enkele afdelingen versterkte zo de inkooporganisatie van Agentschap NL. Want in korte tijd zijn de eerste verbeteringen al duidelijk zichtbaar. Offerteverzoeken vanuit de organisatie worden scherper, vastgelegde procedures binnen raamovereenkomsten lopen soepel, leveranciersmanagement wordt opgestart en het inkoopproces wordt transparanter. Vooral dat laatste is mijns inziens de grote winst.

De inrichting van de marktplaats binnen Agentschap NL blijkt echt een veranderingstraject. Heldere procesafspraken en samenwerking tussen de verschillende afdelingen zijn hierbij cruciaal voor succes.

Met de marktplaats treedt de overheid de markt tegemoet met open vizier. Niet kostenbesparing is hierbij het mooiste resultaat, maar transparantie naar de markt. Het organiseren van transparante overheidsinkoop is winst voor iedereen: overheid, leveranciers én uiteindelijk de belastingbetaler. Kortom: omarm de marktplaats, omarm transparante overheidsinkoop!