Vastgelopen besprekingen, impasses en crisissituaties

Onderhandelen is een spel waarvan je de regels maar beter kunt kennen – de geschreven regels én de ongeschreven regels. Want hoe graag we ook polderen, uiteindelijk willen we allemaal onze zin. Zeker als onderhandelingen het eindstadium naderen, zie je vaak een verharding optreden. Veel onderhandelaars raken dan onthand. Wanneer de onderhandeling dan ook nog in een impasse geraakt, raken velen het spoor bijster. En dat is jammer. Mits goed gehanteerd, draagt een impasse juist bij aan het onderhandelingsresultaat. Over het hanteren van een impasse is reeds geschreven in het artikel ‘De zaak zit muurvast’. Dit artikel is een vervolg hierop.

Het nut van een impasse

Door een impasse geef je een signaal af
Door het op een impasse te laten aankomen, maak je aan de andere partij duidelijk dat jouw ondergrens is bereikt en dat er niet veel meer van jouw kant te verwachten valt.

Je test de vasthoudendheid van de andere partij
Vaak vragen onderhandelaars zich af of ze wel stevig genoeg onderhandeld hebben. Als ze het nooit op een impasse laten aankomen, kun je je afvragen of er niet meer uit de onderhandelingen te halen valt. Een impasse is een tactische manier om de stevigheid van de onderhandelingspartner te testen. Als hij niet ‘over de brug komt’, hoef je niet meer veel te verwachten.

Een impasse dwingt partijen tot creativiteit
Als onderhandelaars niet toegeven maar wel afhankelijk zijn van elkaar, zullen ze naar een alternatief voorstel toe moeten werken. Nieuwe invalshoeken bekijken, originele voorstellen naar voren brengen en de scope van de onderhandeling uitbreiden zijn dan mogelijkheden om er toch gezamenlijk uit te komen.

Een impasse maakt de uitkomst voor partijen waardevoller
Voor een tevreden gevoel over het eindresultaat moet de onderhandelaar van mening zijn dat hij de uitkomst door zijn onderhandelingsvaardigheid heeft beïnvloed. Door de andere partij stevig tegenspel te bieden zal hij de overeenkomst hoger waarderen dan wanneer hij hetzelfde resultaat zonder enige vorm van weerstand had verkregen.

Een echtpaar komt de antiekwinkel binnenlopen. Het stel is geïnteresseerd in een Victoriaanse kast en is benieuwd wat zij als inruil voor hun Jachtkast terugkrijgen. ‘Wat had u in gedachten?’ vraagt de antiquair. ‘Drieduizend euro,’ luidt het antwoord. ‘Akkoord!’ roept de antiquair, die van mening is dat hun kast meer waard is. ‘Verdorie, dit ging te gemakkelijk, ik kan meer voor mijn Jachtkast krijgen,’ denkt de vrouw en ze geeft vervolgens aan ‘er nog eens een nachtje over te slapen’.

Als de antiquair wat meer had gedraald, een iets lager tegenvoorstel had gedaan of had aangeven dat hij hun voorstel eerst goed moest doorrekenen alvorens akkoord te gaan, dan had hij het echtpaar een beter gevoel gegeven over hun voorstel en hadden zij hun bod niet teruggetrokken.

Een impasse helpt de uitkomst te ‘verkopen’ aan de achterban
Ook voor de achterban geldt dat die een tevreden gevoel moet hebben over het bereikte resultaat. En ook hier geldt dat niet alleen de feitelijke uitkomst telt, maar ook de wijze waarop deze tot stand is gekomen. Een overeenkomst die te snel tot stand is gekomen, roept bij de achterban vragen op over de hardheid waarmee hun vertegenwoordiger heeft onderhandeld over hun belangen. Met een snel bereikt resultaat heeft de onderhandelaar de schijn tegen.

Als de onderhandelaar van jouw tegenpartij te snel een resultaat heeft behaald, loop jij het risico dat hij wordt teruggestuurd om opnieuw met jou te onderhandelen. En dan tref je een geharnaste tegenpartij aan die zich onder druk van zijn thuisfront star en onverzettelijk opstelt.

Valkuilen tijdens een impasse

Herhaling van zetten
Zeg niet: ‘Ik wil nogmaals benadrukken dat…,’ of: ‘Ik val in herhaling maar ik ben zoals gezegd de mening toegedaan dat…’ Het heeft geen zin om herhaaldelijk min of meer hetzelfde te zeggen. De ander luistert niet meer, haakt af en zal waarschijnlijk geïrriteerd raken door je woordenbrij. Inhoudelijk groei je uit elkaar, en ook relationeel ontstaat afstand.

Te snel toegeven
Een impasse geeft veel onderhandelaars een vervelend gevoel. De spanning loopt op en de uitkomst is onzeker. ‘Als de onderhandeling maar niet mislukt.’ Om dit te voorkomen is het voor velen verleidelijk om de vastgelopen onderhandeling vlot te trekken door de ander tegemoet te komen. Een concessie van jouw kant is een van de mogelijkheden om iedereen weer aan tafel te krijgen. En daar is op zichzelf niets mis mee. Maar als er een patroon ontstaat waarin jij steeds degene bent die als eerste over de brug komt, kun je je afvragen of je niet te toegeeflijk bent en anderen daar misbruik van maken.

Dreigen
Door te dreigen beperkt je de bewegingsvrijheid voor jezelf en de ander. Je kunt alleen hopen dat de ander toegeeft, anders moet je je dreiging waarmaken. Zo niet, dan lijd je gezichtsverlies en boet je stevig aan geloofwaardigheid in.

Voer je evenwel je dreiging uit, dan beschadig je de relatie.

Je onafhankelijk opstellen
Een pokerface opzetten en de ander de indruk geven dat het je niet uitmaakt of de onderhandeling wel of niet succesvol wordt afgerond, is ook een tactiek om de ander het gevoel te geven dat de impasse door hem moet worden doorbroken. Ook deze wijze van optreden wordt afgeraden. De kunst is juist de kloof te overbruggen. Je wilt de afstand die er inhoudelijk is niet ook relationeel tot stand te brengen.

Doorbreken van de impasse

Onderstaande tactieken helpen een impasse effectief te hanteren.

Beschrijf de situatie en schors de onderhandeling
Als je de indruk hebt dat je elkaar niet nadert en als je geen nieuwe informatie meer hoort, beschrijf dit dan en schors de onderhandeling. Spreek vervolgens een moment af waarop je elkaar weer treft. Geef elkaar dan wel de opdracht mee om in eigen gelederen na te gaan welke concessies of varianten er nog mogelijk zijn. Neem tussentijds contact met elkaar op om eventuele stappen richting de andere partij kenbaar te maken.

Door te schorsen creëer je voor jezelf en de andere partij ruimte om even afstand te nemen van de situatie. Als emoties hoog zijn opgelopen, dan kunnen deze tijdens een schorsing weer zakken.

Wijs partijen op het alternatief
Verken wat de consequenties zijn indien de impasse voortduurt. In hoeverre zijn deze te verkiezen boven een concessie van beide kanten of het ontwikkelen van een alternatief?

Uiteraard dien je deze exercitie eerst zelf te doorlopen. Pas als deze gunstig voor je uit blijkt te pakken, kun je hier in de onderhandeling toe overgaan. Mocht de andere partij namelijk meer of betere alternatieven hebben dan jij, dan hoef je hem immers niet op ideeën te brengen.

Vervang de onderhandelaars
Soms zijn het de personen zelf die een overeenkomst in de weg zitten. Onderlinge irritatie, angst voor gezichtsverlies of beperkte onderhandelingvaardigheden kunnen een uitweg uit de impasse belemmeren. Als onderhandelaars van het eerste uur worden vervangen of als de samenstelling van een delegatie wordt veranderd, wordt de oude situatie doorbroken en ontstaat er een nieuwe dynamiek in de onderhandeling. Nieuwe onderhandelaars willen zich bewijzen en zullen binnen hun mandaat veel in het werk stellen om de onderhandeling te laten slagen. Los van hun geldingsdrang brengen deze nieuwe gezichten ook andere invalshoeken op de vastgelopen materie mee.

Laat delegatieleiders alleen verder onderhandelen
Wanneer onderhandelingen in delegaties worden gevoerd, kan een impasse ook doorbroken worden door alleen de delegatieleiders met elkaar te laten onderhandelen. Hoe meer personen betrokken worden, hoe meer meningen en standpunten gelijkgetrokken moeten worden. De aanwezigheid van meer mensen aan tafel maakt een onderhandeling alleen maar complexer. Eén op één onderhandelen reduceert die complexiteit. Daarnaast komen de druk en verantwoordelijkheid bij de twee afgevaardigden te liggen. Ook zij willen graag laten zien dat zij als leiders het vermogen hebben om de onderhandeling succesvol af te ronden.

Ga door over punten waarover je het eens bent
In plaats van je te concentreren op geschilpunten kun je ook benadrukken waar je het over eens bent. Door de discussie vervolgens te verplaatsen naar onderwerpen waarover je het gemakkelijker eens wordt, krijgt de onderhandeling weer een constructief karakter. Bovendien wordt hierdoor het gedeelte waarover je overeenstemming hebt bereikt langzamerhand groter dan het gedeelte waarover je nog van mening verschilt. Het zal daarmee voor de ander lastiger worden om de onderhandeling te laten stuklopen. Er is immers al zo veel resultaat geboekt waardoor de balans geleidelijk doorslaat naar meer voordeel dan nadeel voor de ander.

Een variant hierop is het ontwikkelen van een alternatief voorstel. In plaats van vanuit ieders startpunt naar een compromis toe werken, kun je ook gezamenlijk een nieuw voorstel ontwikkelen. Dit kan een totaal nieuw ontwerp zijn of je start vanuit een basisvoorstel waarover je het gezamenlijk eens bent en waarop je vervolgens doorbouwt met nieuwe ideeën. Een voordeel hiervan is dat je je beiden ‘eigenaar’ voelt van dit gemeenschappelijke voorstel. Zo sta je niet langer tegenover elkaar maar naast elkaar.

De aanpak van informateur Herman Wijffels zorgde voor de totstandkoming van het vierde kabinet-Balkenende. Het kabinet had wellicht langer geleefd als zijn aanpak vaker was gehanteerd. Tijdens verschillende crises, waaronder de laatste over de kwestie-Afghanistan, kwamen met name de Partij van de Arbeid en het CDA tegenover elkaar te staan, tot de samenwerking zelfs moest worden beëindigd.

De onderhandelaanpak van Herman Wijffels bij de kabinetsformatie had ook hier prima kunnen werken. Ten eerste de onderhandelaars afzonderen van achterbannen, media en andere beïnvloeders. Eerst gezamenlijk een juiste sfeer en dynamiek creëren. Niet tegenover elkaar maar met elkaar de vraagstukken aanpakken. Ten tweede werken vanuit gemeenschappelijkheid. Wat bindt ons? Over welke uitgangspunten en maatregelen zijn we het wel eens? Om vervolgens vanuit die startpositie ‘de koek te vergroten’. Niet de verschillen maar de overeenkomsten leidend laten zijn. Ten derde de onderhandelingsformatie beperkt houden. Pas als direct betrokkenen gezamenlijk een akkoord hebben bereikt, terug naar hun partij. Ten vierde de verwachtingen bij de achterban temperen. Geen wapengekletter. Nadruk op wat haalbaar is en een eventuele concessie van de andere partij naar de eigen achterban als een groots gebaar van de ander verkopen.

Laat de tijd zijn werk doen
Onderhandelingen hebben tijd nodig. Voorstellen moeten rijpen in de hoofden van betrokkenen. Mensen moeten wennen aan voorstellen en aan het idee dat zij genoegen moeten nemen met minder dan waarop ze hadden gehoopt.

Doe een concessie
De gemakkelijkste manier om een impasse te doorbreken is door het toezeggen van een concessie. Je kunt natuurlijk alleen overgaan tot een toezegging wanneer je nog over concessieruimte beschikt. Het is daarom van belang dat je niet al je wisselgeld voorafgaand aan de impasse verspeeld hebt.