Het implementeren van KPI's in 4 stappen

Ondernemingen proberen hun strategie te realiseren door doelen te stellen voor de korte termijn. Men creëert zo operationele doelstellingen. Aan de hand van deze doelstellingen beoordeelt men of men erin slaagt de geplande strategie waar te maken.

Bij de operationele doelstellingen zoekt men de Key Performance Indicators, waarmee het management haar prestaties kan beoordelen. Let wel: een gemeenschappelijk doel bindt en geeft kracht

Kritieke succesfactoren en KPI's

Een kritieke succesfactor wordt bepaald door antwoord te geven op de volgende vragen:

• Wat is het resultaat als we de doelstelling succesvol hebben gerealiseerd?
• Wat is het resultaat als we de bedrijfsactiviteiten succesvol hebben uitgevoerd?
• Wat hebben we persé nodig om de doelstelling te kunnen realiseren?
• Wat hebben we persé nodig om de cruciale bedrijfsactiviteit succesvol te kunnen uitvoeren?

Een KPI voldoet meestal aan het SMART-principe:

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realiseerbaar
• Tijdsgebonden

Als het strategische doel van een bedrijf is om de snelste groei in haar bedrijfstak te hebben, kan haar voornaamste prestatie-indicator de meting van de jaarlijkse opbrengstgroei zijn.

KPI's verstrekken belangrijke informatie aan de organisatie. Met deze informatie kan de ontwikkeling van de onderneming als geheel gevolgd worden, in vergelijking met het verleden en in vergelijking met de concurrentie. Daarnaast is het een handig instrument om voorspellingen mee te doen, door de resultaten te extrapoleren.

Als de strategie is om de grootste speler in de industrie te worden, dan kan men als KPI proberen de snelste groeier te zijn van de bedrijfstak.

Het implementeren van KPI's

De organisatie gebruikt prestatie-indicatoren als de basis voor het analyseren van het succes. Een prestatie-indicator wordt bepaald door antwoord te geven op de vragen:

• Waarmee meet ik het resultaat van de prestatie-indicator?
• Waaraan kan ik het resultaat van de kritische succesfactor afzien? (Een prestatie-indicator kan veelal goed gedefinieerd worden als ratio of percentage)

In 4 stappen:

Stap 1:
De organisatie vertaald haar visie in meetbare operationele doelen die overlegd worden met de werknemers. Omdat de missie en visie niet meetbaar zijn, moeten deze opgesplitst worden in kritieke succesfactoren (bijvoorbeeld klanttevredenheid) en prestatieindicatoren (bijvoorbeeld wachttijd bij helpdesk nooit langer dan 1 minuut). Dit zijn de doelstellingen. Hierna worden de missie en visie wel meetbaar.

Stap 2:
De doelen worden gekoppeld aan individuele prestatiedoelen en ze worden vastgesteld op periodiek basis.

Stap 3:
Interne processen worden opgestart om de meetbare doelen te behalen of te overtreffen.

Stap 4:
De prestatie-indicatoren worden geanalyseerd en geëvalueerd en aan de hand hiervan worden aanbevelingen gedaan voor de organisatieprestaties in de toekomst.

Prestatie management experts zijn het er over eens dat het opstellen van gemeenschappelijke doelen helpt om een samenhorigheidsgevoel te creëren dat belangrijk is voor het succes van de organisatie.

Alles over KPI’s en prestatie indicatoren.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in de media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: VoorInZorg