Nieuw organiseren volgens virtuele principes

Ooit verwonderd over de manier waarop we hedendaags organiseren? Ik wel! Want het opdelen in afdelingen heeft veel weg van de georganiseerde verwijdering, met gebrekkig samenwerken tot gevolg. De machtsongelijkheid is een continue bron van ergernis, vanwege opwaarts delegeren en machtsmisbruik. Het stelselmatig scheiden van denken en doen leidt tot aangeleerde hulpeloosheid en het ontlopen van verantwoordelijkheden. En arbeidsdeling maakt miscommunicatie en langs elkaar heen werken eerder regel dan uitzondering. Dus waarom blijven we (kenniswerk) zo organiseren? Dat is helemaal niet nodig. Er liggen allerlei fantastische ideeën te trappelen om toegepast te worden. Zo ook het idee van het spelenderwijs organiseren.

Spelenderwijs organiseren

Dit idee begon te borrelen rond de millenniumwisseling, in gesprek met de ICT start-up MOTOSOTO. Dat stond voor Made On The Other Side Of The Ocean, als tegenwicht voor de continue stroom innovaties uit Silicon Valley. Hun product was in essentie een vraag-en-antwoord web-engine. Het principe is heel eenvoudig. Zorg dat mensen ongehinderd vragen kunnen stellen en biedt collega’s de gelegenheid om er op te antwoorden. Laat de vraagsteller de antwoorden scoren op bruikbaarheid en sla dat op. Zo wordt inzichtelijk wie de meeste waarde levert aan collega’s.

De voedingsbodem
Vervolgens schoot het idee wortel in diverse kennis management opdrachten. Eén daarvan was bij de divisie Wholesale Client van de ABN Amro. De ongeveer 2000 specialisten werkten daar vooral autonoom en langs elkaar heen. Om ze wereldwijd te verbinden ontstond de gedachte van een eenvoudig kennisprofiel. Per persoon een helder overzicht van kennis en ervaring met klanten en bankproducten. Daarmee kon iemand snel collega’s vinden met de relevante product-markt expertise.

De cultivering
Vervolgens zijn in de laatste decennia vele forums op het Internet gekomen waar een ieder met vragen terecht kan. Elkaar weer op weg helpen is steeds meer gemeengoed geworden. Met de onstuitbare opkomst van de social media valt het etaleren en delen niet meer weg te denken. Daarnaast zien we overal bedrijven die co-creëren en graag willen weten of hun oplossingen gewaardeerd worden. Tevens heeft personal branding voet aan wal gekregen. We vinden het steeds normaler dat individuen zichzelf laten zien. Als laatste is de technologie voor sociale netwerken in de laatste jaren tot wasdom gekomen.

Virtueel Organisatieconcept

Laten we nu eens al deze puzzelstukjes samenvoegen. Dan ontstaat het volgende virtuele organisatieconcept.

1) Maak zichtbaar en laat iedereen gezien worden
Ga voor personal branding. Iedereen een eigen website binnen de organisatie. Laat managers en professionals zichzelf promoten en neerzetten. Stimuleer niet alleen het etaleren van bestaande kennis en kunde. Geef mogelijkheden om het karakter te openbaren. Nodig vooral uit om ambities, interesses en behoeften wereldkundig te maken. Dat helpt geestverwanten om elkaar te vinden.

2) Verbind en help op weg
Laat iedereen online vrijelijk vragen stellen en elkaar helpen. Dus niet van bovenaf gestuurd, vooraf gemodelleerd of tijdens gemodereerd. In het gebruik ontstaan vanzelf tags over de onderwerpen die in de organisatie echt leven. Die tags gaat iedereen gebruiken om aan te geven in welke onderwerpen ze werkelijk geïnteresseerd zijn. Vervolgens kan de vraagsteller de gegeven antwoorden scoren op bruikbaarheid en toepasselijkheid. Het beste antwoord krijgt de hoogste score. De scores komen op de persoonlijk websites te staan waar tellers aangeven welke feitelijke meerwaarde iemand heeft geleverd. Score ook de vragen op toegevoegde waarde en zorg dat de tellers doortikken voor het online raadplegen van eerder gestelde vragen en antwoorden. Zo ontstaat een versterkende spiraal.

3) Neem initiatief en bundel krachten
Samen sterk betekent krachten bundelen. Dat gaat vanzelf als ideeën en suggesties vrijelijk kunnen stromen. Geef zodoende ruimte om initiatieven online te lanceren waar enthousiastelingen en geestverwanten op aan kunnen haken. Biedt de mogelijkheid om te reageren en te inviteren om mee te doen door open inschrijving, zoals bij crowd funding. Zie waar de innovatieve energie zit en laat ideeën periodiek door iedereen scoren. De beste ideeën gaan zo vanzelf een eigen leven leiden.

4) Beoordeel en beloon objectief
Laat het feitelijke gedrag de basis zijn van verdiensten, niet de perceptie van het management. Dan vormt het aantal interacties en de waardering ervan de basis van het belonen. Zo wordt het belonen volledig transparant. De rol van het management in dit alles is gewoon meedoen. Daarnaast kunnen managers anderen helpen door te coachen en te trainen. Net als in topsport. Tevens hebben ze de gelegenheid om proefballonnen op te laten en vrijwilligers te vragen voor opdrachten en corveetaken. Geef hiervoor dan wel extra punten en zie hoe vrijwilligers over elkaar heen buitelen.

We delen graag informatie die anderen verder helpt. Want wie de bal kaatst kan hem terug verwachten. Zet dus in op de mens als sociaal wezen en maak gebruik van wederkerigheid en vrijwilligheid. Kies niet langer voor 'positie is macht', maar voor 'interactie geeft kracht'. Maak de overstap van het statische organogram naar het spelenderwijs organiseren. Werktijd behoort dan tot het verleden.