Interne communicatie specialisten

Het is tijd om definitief keuzes te gaan maken. Omdat onze wereld in de zesde versnelling blijft accelereren, sterk globaliseert en de factor mens evidenter is dan ooit. Neem hierbij de nieuwe transparantie in ogenschouw, de nieuwe (sociale) media die we gebruiken en de uitstroom van de babyboomers en instroom van generatie Y.

Het huidige economische klimaat camoufleert de onderliggende problematiek en zorgt voor een cultuur van behoud en consolidatie. De arbeidsmobiliteit is laag, directies denken na over de nieuwe strategie en de focus ligt primair op het beheersen (lees reduceren) van kosten. Kortom, niet echt een klimaat waarin mensen de nek uitsteken en durven te innoveren. Maar juist dit is wat nu wordt gevraagd. Ook uw organisatie dient te innoveren, net als uw producten en diensten.

Keuzes maken ten behoeve van een bestendige koers, deze vertalen naar een heldere communicatiestrategie en vervolgens consequent doorvertalen naar de interne en externe communicatie. Klinkt logisch maar…..

Veelal is het vertalen van de business naar de externe communicatiestrategie de eerste prioriteit (externe focus). Klanten moeten de nieuwe propositie begrijpen en producten en diensten gaan (of blijven) afnemen. In mijn vorige column schreef ik over het belang de eigen organisatie te doordringen van deze nieuwe propositie, aangezien klanten met uw mensen praten over de producten en diensten. Ook het inzetten van eigen mensen ten behoeve van klantacquisitie en netwerk biedt enorm veel mogelijkheden. Dit is niets nieuws, maar waarom wordt het dan niet op grote schaal door organisaties ingeregeld? Waarom is deze stap een sluitpost? Waarom krijgt u als interne communicatie professional geen budget? Het antwoord is helder en tweeledig.

Allereerst: ROI.

Wat levert het op? Wat brengt het ons? Verdienen we er geld mee?

Net als andere functies binnen de organisatie moeten interne communicatie specialisten aantonen wat het effect / rendement is van hun inspanningen. En zeker wanneer additionele inspanningen worden gevraagd. Dat is toch volkomen logisch? Wees transparant. Het zal u helpen bij het implementeren van uw plannen.

Voorbeeld: Een veel voorkomend probleem is dat het leiderschap niet betrokken is bij interne sociale media. Ik hoor vaak dat interne sociale media zoals Yammer worden opgezet, en met succes. Helaas is de participatiegraad vanuit board / directie nauwelijks aanwezig. Waarom? Men begrijpt het nut en de betekenis er niet van en daarmee wat het kan opleveren in harde valuta. U kunt dit aantonen, gesterkt door fanatieke early adopters.

De grote gemene deler bij organisaties waar dergelijke media zeer succesvol zijn, heeft enkel en alleen te maken met de betrokkenheid van board members, directieleden en sleutelfiguren. Zij geloven in deze media, zien er het nut van in en zijn een voorbeeld voor de rest van de organisatie. Ze stellen hiervoor concreet fondsen ter beschikking.

Ten tweede: GEDRAG.

Uw inspanningen moeten gericht zijn op gewenst gedrag, naadloos aansluitend op de business. Concrete vertaling maken van de strategie op de rol en het takenpakket van het individu. Wat betekent de strategie voor mij concreet? Wat betekent klantgerichtheid voor mij als IT specialist of secretaresse? Wat moet ik ‘anders’ gaan doen vanaf morgen? Welk gedrag past bij de business?

Medewerkers moeten zich kunnen herkennen in de strategie, anders zullen zij nimmer de doelen kunnen realiseren die u voorheeft. Dit begint heel concreet met het op maat vertellen aan de organisatie welke waarden worden nagestreefd en wat van medewerkers concreet wordt verwacht. Herhaling en naleving van deze waarden zijn essentieel, dus zorg voor een goede zichtbaarheid en aansluiting van het lijnmanagement. Verandering is immers niet vrijblijvend, maar noodzakelijk.

Stimuleer succesvol gedrag en beloon mensen voor het uitsteken van de nek. Niet financieel, maar door waardering en erkenning. Verandering betekent onherroepelijk dat dingen goed gaan, maar ook fout gaan. De organisatie zal zich opnieuw moeten leren kennen en zich moeten settelen naar de nieuwe koers. Een juist klimaat creëren, waarin succesvol gedrag wordt gefaciliteerd en gestimuleerd, dat wordt uw opdracht. U zult merken dat dit bijdraagt aan de werksfeer, onderlinge dialogen en collaboratie.

Voorbeeld: Het overbrengen van gedragscriteria als gevolg van Het Nieuwe Werken kun je in uitgebreide memo’s uitleggen en beschrijven. Echter, dit leest niet lekker en is niet zo krachtig als een videofilmpje. Een klant van ons heeft aan haar medewerkers gevraagd welke 5 gedragingen zij het meest hinderlijk vonden in de nieuwe kantooromgeving. Vervolgens maakten medewerkers zelf met de smartphone een filmpje / foto dat ze konden insturen. Het resultaat was een videofilmpje met content vanuit de eigen organisatie dat breed werd gedragen en voor een concrete gedragsverandering heeft gezorgd (na meting 70% van de organisatie!).

Uw keuze is simpel.

U gaat door met de traditionele manier van interne communicatie. Er zal niets veranderen. U consolideert en voldoet aan de verwachtingen van het management: het moet, is taakgericht en mag weinig kosten. Het is daarnaast weinig consistent, aantrekkelijk en op maat gesneden. De medewerkers blijven de interne communicatie voor verbetering vatbaar vinden, uw management honoreert niet uw additionele investeringen en u blijft zich ondergewaardeerd voelen. Niet echt een goed vooruitzicht.

Of u gaat innoveren, meten, inzichtelijk maken wat de effecten zijn op gedrag, investering en resultaat. U dwingt uw management tot het concreet doorvertalen van de strategie naar de interne communicatie en u toont concrete resultaten. U bent niet bang om nieuwe media te adopteren en staat open voor feedback. U betrekt de organisatie bij uw activiteiten, vraagt om actieve participatie van medewerkers en lijnmanagement. Kortom, u stuurt op gedrag en toont ROI aan.