Lijncommunicatie is de communicatie via de hiërarchische lijnen van de organisatiestructuur. In vrijwel elke organisatie is dat het belangrijkste vehikel voor de interne communicatie. Deze lijncommunicatie omvat overlegvormen waarbij een manager met zijn teamleden periodiek onderwerpen bespreekt. Lijncommunicatie versterkt de binding met het bedrijf, iedereen krijgt dezelfde informatie te horen, problemen kunnen worden gedeeld en opgelost en er zit veelal een sociaal element in. Soms wordt gedacht dat sociale media of het intranet de functie van het overleg best over kunnen nemen, maar daar denk ik echt anders over.
De interne communicatie verbeteren
Ik zit vaak bij deze overlegvormen. Observeer hoe de manager dat voorzit en de deelnemers bijdragen (of niet). Natuurlijk zijn er managers die dat prima doen. Maar de realiteit is dat het vaak zoveel beter kan. In de voorbereiding, in de (wijze van) bespreking van de diverse onderwerpen, in de bijdrage van de medewerkers, in de afhechting van actiepunten, in… noem maar op.
Het is ronduit schrijnend dat de ruggegraat van de interne communicatie zo onverzorgd voortmoddert. En juist omdat het een ruggegraat van interne communicatie is, is het onbegrijpelijk dat de communicatie-afdeling hieraan zo weinig aandacht besteedt. Enkele verzuchtingen die ik dan hoor van de communicatiepro’s: “we moeten keuzes maken”, “het is meer iets van HRM”, “het is toch van de lijn!”. Een gemiste kans om zichtbaar bij te dragen aan het beter presteren van de organisatie.
De observatierol in het teamoverleg, in combinatie met workshops met groepen managers over de eigen rol in de interne communicatie blijken een effectieve combinatie om de interne communicatie wezenlijk te verbeteren. Juist in deze tijd van ingrijpende veranderingen is investeren in de lijncommunicatie van cruciaal belang. Niet alleen mensen periodiek bijpraten over de stand van zaken, maar juist met hen samen betekenis geven aan wat er gaande is. De tijd nemen en samen Het Gesprek voeren. Medewerkers hun hart laten luchten, samen nagaan wat de forse veranderingen voor het team betekenen en wat er te doen staat. Spannende communicatiemomenten maar uiterst zinvol.
De rol van communicatieprofessionals
Wat ik voor me zie is dat de directie haar interne communicatieprofessionals vraagt die lijncommunicatie nou eens echt een impuls te geven. Communicatieprofessionals die samen met HR Development het onderwerp communicatie op de ontwikkelagenda plaatsen. In een workshop, een themamiddag of ingebed in een MD-programma. Een communicatieprofessional die daarnaast teammanagers persoonlijk ondersteunt (coacht!) in zijn of haar communicatiekracht. Samen met HR adviseurs, want voor mij doet het visitekaartje er niet zoveel toe.
Naar mijn overtuiging moeten communicatieprofessionals zich júist met die lijncommunicatie bezighouden. Er zijn vandaag de dag voldoende handvatten beschikbaar om (allereerst) de managers te helpen bij voor hen spannende communicatiemomenten. En mijn advies is: begin klein. In een bedrijfsonderdeel of sector. Dat betekent inderdaad het maken van keuzes. Ik zeg: stop met het ‘laden van merkwaarden’, branding-campagnes om het gevoel van trots te vergroten. Stop met het verspreiden van allerhande teksten en thema’s die ver af staan van de werkelijkheid op de werkvloer. Ik pleit meer voor het Rijnlandse model, ook voor stafafdelingen.
De beroepsgroep van communicatieprofessionals voegt pas écht waarde toe, als zij in staat is te helpen bij voor de frontlijn spannende communicatiemomenten. Er is veel te doen en het is laaghangend fruit. Parafraserend op communicatiegoeroe Guido Rijnja zou ik willen zeggen: alle ballen op de lijn, want de lijn is ‘in’!
Gerelateerde artikelen
Vijf misvattingen die effectieve interne communicatie in de weg staan
Ilse van Ravenstein
Interne communicatie specialisten
Ruben Halmans
Het middenmanagement in de knel
Arjan Lautenbach
De illusie van de cascade
Erik Reijnders
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Is het faciliteren van 'goede' lijn communicatie niet een rol van de lijnmanager en zou dat dus niet ook een belangrijke competentie moeten zijn? Support bij ingrijpende en gevoelige veranderprocessen door communicatie professionals is zeker geen overbodige luxe. Communicatie is een critical capability en verdient zeker aandacht!
Idealiter zijn centrale en lijncommunicatie optimaal op elkaar afgestemd en versterken ze elkaar. In de praktijk blijkt dat inderdaad vaak bijzonder lastig.
De centrale boodschappen en middelen zijn per definitie bijna altijd ‘hoog over’ en focussen onder andere op het strategische kader dat voor iedereen binnen de organisatie van belang is.
De lijncommunicatie borduurt voort op deze strategische kaders en vult ze verder in. De ‘hoog over’ boodschappen worden uitgewerkt aan de hand van de informatiebehoeften van afdelingen en medewerkers. Maatwerk dus – iets dat de centrale communicatie lastig kan bieden.
Om de aansluiting tussen centrale en lijncommunicatie te optimaliseren – met als doel een perfecte samenwerking binnen de organisatie, gericht op het realiseren van de doelstellingen – is het nodig dat de centrale afdeling Interne Communicatie zich niet verschanst in een ivoren toren met een exclusieve focus op de boodschappen van het topmanagement.
In plaats daarvan is een actieve en structurele dialoog met de lijn (inclusief HR) noodzakelijk. In deze dialoog draait het om een optimale afstemming en timing van boodschappen. Ook het continu faciliteren van het lijnmanagement door de afdeling Interne Communicatie speelt daarbij een belangrijke rol.
Op deze manier worden ‘hoog over’ boodschappen perfect vertaald naar de werkvloer en krijgen ze veel meer praktische betekenis voor de medewerkers. Iets dat met centrale boodschappen (meer winst, lagere kosten – elke interne communicatiespecialist kan ze dromen) bijzonder lastig is.
Geen ingewikkelde principes – maar je moet er wel wat voor doen!