HR: Pizza’s, Professionalisering en Plezier

In 2013 is binnen Philadelphia hard gewerkt aan de verdere professionalisering van de HR-kolom.  Professionaliseren en verbinden waren de centrale elementen in dit traject. Enthousiast en gemotiveerd  zijn ongeveer 35 HR-collega’s aan de slag geweest met hun vak: de HR-professie. Wat hebben professionalisering, pizza’s en plezier met elkaar te maken? Een impressie van een traject, met 5 concrete ‘lessons learned’.

Philadelphia is een grote, landelijke zorgorganisatie gericht op cliënten met een verstandelijke beperking. Ongeveer 7600 medewerkers zijn dagelijks actief in het belang van cliënten vanuit verschillende doelgroepen: kind & gezin, ambulante dienstverlening, intensieve zorg, dagbesteding, zorg&wonen etc. De ‘menselijke factor’ is cruciaal: het succes van de organisatie wordt in grote mate bepaald door de medewerkers. De HR-kolom (in totaal ongeveer 70 fte) is ‘opgesteld’ om er aan bij te dragen dat de medewerkers met succes en met plezier hun werk doen. Uiteraard in nauwe samenwerking met het lijnmanagement.

Eind 2012 is de HR-kolom opnieuw vorm gegeven. Elf HR-adviseurs opereren als strategisch business partner van de verschillende regio- en clusterdirecteuren. Twintig HR-consulenten fungeren op tactisch niveau en zijn primair verantwoordelijk voor optimale uitvoering van diverse soorten HR-werkzaamheden. Vanuit het hoofdkantoor bieden  5 HR-adviseurs support en (tweede-lijns) advies en ontwikkelen beleid. Dat laatste in nauw overleg met de collega’s ‘in het veld’.

Meer toegevoegde waarde

Na het vormgeven van de HR-discipline in 2012, stond 2013 in het teken van de professionalisering en het versterken van de nieuwe verbindingen. Het doel van het traject was simpel: het vergroten van de toegevoegde waarde van de HR-professionals. De input van het traject werd gevormd door 3 elementen:

1. De leerwensen van deelnemers zelf;
2. De verwachtingen en eisen vanuit de organisatie (o.a. via de kort daarvoor opgestelde nieuwe functieprofielen);
3. De assessments die in 2012 bij alle HR-professionals waren afgenomen.

Mede op basis van eerdere professionaliseringstrajecten bij andere organisaties (zie o.a. Businesscase bouwen voor HRM) werd een eenvoudig design ontwikkel. Daarin speelde de Pizza een belangrijke rol. Met elkaar inhoudelijk aan de slag gaan, in een prettige en veilige omgeving, gecombineerd met gezelligheid en ontmoeting. Zie daar de Pizza: tijdens elke bijeenkomst werd om 18.00 samen een pizza gegeten.  Dat gebeurde op één van de eigen lokaties van Philadelphia, om dicht bij de eigen identiteit te zijn.

Tijdens 6 bijeenkomsten zijn diverse onderwerpen behandeld, die feitelijk tot de bagage van de moderne HR-professional moeten behoren: HR-strategie, organisatiediagnose, teams, change, arbeidsverhoudingen/great place to work en leiderschap. Een paar voorbereidingsvragen of een aardig artikel zorgden  ervoor dat de deelnemers al ‘gericht’ naar de sessies kwamen. De bijeenkomsten zelf startten vervolgens om 16.00 uur, vaak met een prikkelende inleiding. Na interactieve sessies tot 18.00 werd vervolgens gezamenlijk pizza gegeten. Vervolgens werd van 18.30 uur tot 20.00 uur de vertaling gemaakt naar de praktijk: wat kunnen en willen we met dit thema binnen Philadelphia? Dit leidde in een aantal gevallen tot concrete output: een tool gericht op teamdiagnose en een checklist waarmee organisatieveranderingen in goede banen kunnen worden geleid. Groot voordeel van deze wijze van professionaliseren is het direct verbinden van theorie, concepten en modellen met de eigen praktijk. Directe reflectie op de eigen praktijk en toepassen van hetgeen behandeld is. Ook werden ter plekke vervolgafspraken gemaakt. Actiegericht: op het werk, maar ook ontwikkelingsgericht: om zaken verder uit te diepen. De setting (eigen locatie, informele werkwijze) zorgde voor een goede leeromgeving, maar ook voor plezier.

Een vijftal HR-adviseurs heeft het traject ‘extra’ benut in het kader van hun professionalisering. Zij hebben hun ontwikkeling gekoppeld aan individuele leerdoelen. Gedurende het traject hebben zij een logboek bijgehouden, waarin zij expliciet de koppeling hebben gemaakt naar de praktijk. Tot slot hebben zij het traject afgerond met een eindgesprek, waarbij naast ondergetekenden ook de ‘eigen’ directeur bij aanwezig was. De combinatie van diverse leervormen is ons inziens een mooie vorm van blended learning.

Resultaten

Een tweetal concrete voorbeelden laat zien dat de HR-kolom meer en meer in positie komt binnen Philadelphia.

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op de vormgeving van een nieuwe gesprekscyclus binnen Philadelphia. In samenspraak met lijnmanagement is een zogenaamde Resultaat & Ontwikkelsystematiek ontwikkeld, waarbij de focus sterk ligt op de dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Een ‘praatplaat’ prikkelt de voorbereiding van de medewerker en zorgt ervoor dat de medewerker zelf regie neemt over zijn/haar loopbaan. En de ‘praatplaat’ ondersteunt ook de dialoog tussen de leidinggevende en de medewerker. Andere (zorg)organisaties hebben inmiddels belangstelling getoond voor deze nieuwe wijze van dialoog. Op dit moment wordt deze nieuwe systematiek met de ‘praatplaat’ geëvalueerd, binnenkort zullen we hierover publiceren.

Een tweede voorbeeld betreft de rol van HR bij de pilot ‘regelarme zorg’.  Dit is binnen de zorg in het algemeen en binnen Philadelphia in het bijzonder een cruciale ontwikkeling: het reduceren van overtollige regelgeving, zodat de energie volledig kan worden gericht op de zorg voor cliënten (zie ook  ZorgVisie). Een aantal HR-adviseurs heeft een belangrijke rol gespeeld bij de evaluatie van deze pilot. Zij hebben o.a. teamgesprekken geleid van locaties die meededen aan de pilot en vervolgens deze vertaald naar conclusies en aanbevelingen ten behoeve van het eindrapport. Dit is een voorbeeld waarin HR laat zien dat ze ‘daar is waar het gebeurt……’ en vervolgens als business partner waarde toevoegt. In beide voorbeelden zijn pro-activiteit, innovatief vermogen én samenwerking met lijnmanagement herkenbaar. Deze elementen hebben een belangrijke rol gespeeld in het professionaliseringstraject.

Lessons learned

Terugkijkend op dit proces, trekken wij de volgende lessen als het gaat om professionalisering van HR:

• Het is belangrijk dat deelnemers zelf ‘intekenen’: de bijeenkomsten waren niet vrijblijvend, maar wel vrijwillig, deels in eigen tijd deels in werktijd. Elke HR-professional besloot zelf of hij/zij wel of niet kwam. De animo groeide gedurende het traject: de eerste bijeenkomst kende 20 deelnemers, de laatste bijeenkomst bijna 30 collega’s; het animo en plezier om mee te doen groeide tijdens het traject;
• Betrekken van de leidinggevenden: de diverse regio- en clusterdirecteuren zijn tussentijds op de hoogte gehouden van de onderwerpen van de pizza-bijeenkomsten. Wellicht hadden we hen nog meer kunnen betrekken bij het programma; Voor de HR-professionals die ook een eigen ontwikkellijn hadden (logboek, coaching) waren de leidinggevenden meer betrokken, ook door het “eindgesprek”;
• Appelleren aan professionaliteit: in onze visie is HR een vak, een professie. Het uitstralen gedurende het traject, werkte aanstekelijk. Het is leuk om serieus met je vak bezig te zijn; De eindpresentaties die een aantal van de deelnemers hielden hadden het karakter  van een “manifest”. Ieder op zijn/haar eigen manier liet zien hoe professionalisering en visie op opgaven in de organisatie samen gaan. Ze kwamen sterker uit het traject;
• Pak thema’s die een sterke link hebben met de praktijk,  bijvoorbeeld het thema ‘teams’: deelnemers herkennen het belang van zo’n thema direct en maken sneller en gemakkelijker de vertaling naar de praktijk; Professionaliseren in HR is zelf leren, maar ook toepassen in de eigen organisatiecontext;
• Plezier in leren is belangrijk: ontmoeting met collega’s die je niet dagelijks ziet is leuk en een extra stimulans om mee te doen.  Een leuke, inspirerende omgeving draagt ook daaraan bij.

Auteurs: Drs. Eelke Pol  MMC, hoofd HR Advies Philadelphia. Dr. Michiel Schoemaker, zelfstandig adviseur, docent en onderzoeker