De 5 ‘Do Wells’ voor een succesvolle business case

Als je een project succesvol wilt laten verlopen, is een business case essentieel. In de business case worden namelijk de kosten, benefits en risico’s voor het project bepaald en daarmee de haalbaarheid van het project. Maar helaas, de praktijk laat anders zien. Van alle projecten zou 70% nooit gestart mogen zijn omdat vooraf te weinig is nagedacht over kosten, maar vooral niet is nagedacht over de risico’s en de bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie. Én omdat gedurende het project maar zeker achteraf met de business case in de hand niet gestuurd wordt op het realiseren of binnenhalen van de benefits.

De 5 ‘Do Wells’ voor een succesvolle business case

Een goede business case helpt een organisatie na te denken over nut, noodzaak, toegevoegde waarde en risico’s van het voorgenomen project. Een business case is het uitgangspunt voor een succesvol project. Als bij aanvang van een project geen goede business case wordt gemaakt, is er eigenlijk sprake van een valse start. Maar wat zijn de 5 ‘Do Wells’ om een business case te professionaliseren?

1. Een goede business case verdient een echte opdrachtgever.
   Een goede opdrachtgever is het belangrijkste criterium voor het succes van ieder project. Traditionele projectmanagementmethoden richten zich vooral op de projectmanager en de aansturing van het project. De rol van de opdrachtgever en de relatie tussen de opdrachtgever en de projectmanager is vaak onderbelicht. Uit recent onderzoek komt overduidelijk naar voren dat de relatie opdrachtgever-projectmanager in combinatie met het na te streven projectresultaat, bepalend is voor het projectsucces. De opdrachtgever moet zich verantwoordelijk voelen voor het realiseren van de baten van het project. Als een project om welke reden dan ook niet succesvol is, blijft de opdrachtgever immers achter met de spreekwoordelijke gebakken peren.
2. Een goede business case kwantificeert de baten
   De business case is een hulpmiddel om de meerwaarde van een project te beoordelen en te bepalen of het project gerechtvaardigd is. Het is de bedoeling dat voorafgaand aan de start van het project het ‘onderbuikgevoel’ expliciet wordt gemaakt. Dit betekent dat in de business case voldoende aandacht wordt besteed aan de meerwaarde van het project voor de bedrijfsdoelstellingen. Met andere woorden, de baten moeten goed beschreven worden.
3. Een goede business case heeft voldoende draagvlak
   Door het gebruik van business cases wordt beoogd betere en meer gedragen besluiten te nemen. Om voldoende draagvlak te krijgen wordt bij het opstellen van de business case op twee vlakken voor draagvlak gezorgd.
   a) De Business case draagt bij aan een gestructureerde discussie tussen betrokken partijen. Het gaat hierbij om beslissingen over het beste scenario van de business case als over de afweging van verschillende business cases in het geheel van de portfolio. In dit laatste geval worden business cases met elkaar vergeleken om uiteindelijk voor het beste project te kiezen.
   b) Door het opzetten van de business case en de afweging van projectvoorstellen wordt draagvlak gecreëerd, doordat alle betrokkenen een gemeenschappelijk referentiekader opbouwen. Het brengt een gedeelde projectvisie tot stand. Dit draagt eraan bij dat het genomen projectbesluit eerder geaccepteerd en opgevolgd wordt. Betrokkenen hebben bij een project altijd een impliciete en persoonlijke beoordeling van een project. Door expliciet aandacht te besteden aan de besluitvorming en deze beoordelingen uit te spreken, kan een organisatie een gedeelde visie tot stand brengen over wat als goed of slecht wordt beschouwd voor haar functioneren. Dit biedt de mogelijkheid om elkaar aan het succes van het project te committeren.
4. Een goede business case verdwijnt niet in een lade
   Gedurende het gehele project moet de business case regelmatig geëvalueerd en bijgesteld worden. Periodiek moet de opdrachtgever vaststellen of de business case nog steeds bijdraagt aan de gewenste resultaten voor de onderneming. Het gevaar dreigt dat projecten doorgang vinden, terwijl deze niet of onvoldoende bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Door veranderingen in de omgeving van de organisatie of omstandigheden tijdens de uitvoering van het project kan dit ook tijdens het project ontstaan. Blijvend monitoren van de business case is daarom noodzakelijk.
5. Een goede business case is een leertraject
   De tijdsbesteding voor het opstellen en monitoren van een business case is, zeker bij grote projectvoorstellen, substantieel. Het levert daarmee ook veel leerelementen op. De business case moet dan wel gebruikt worden om de projectbeslissing nadien ook te evalueren. Door evaluatie worden lessons learned meegenomen naar business cases voor volgende projectvoorstellen. Bovendien draagt evaluatie van het project positief bij aan de mate waarin deelnemers tevreden zijn over het project.

Noot redactie: Meer informatie over het gebruik van een Business case