Het acquisitiegesprek: Fasering en valkuilen

Een acquisitiegesprek is een gesprek tussen jou en een potentiële opdrachtgever, waarin je met elkaar kennismaakt. Jij vertelt over jouw werk: Wat doe je? Wat is je expertise? Over hoeveel ervaring beschik je? De opdrachtgever informeert jou over zijn bedrijf en vertelt aan welke dienst of produkt hij behoefte heeft. Naast kennismaken, heeft een acquisitiegesprek ook vaak als doel het binnenhalen van een opdracht.

Het acquisitiegesprek bestaat uit vier fasen

1. Voorbereiding
   Wil je een acquisitiegesprek succesvol laten verlopen, dan is een gedegen voorbereiding vereist. Want hoe meer je weet over je potentiële opdrachtgever, des te gerichter je vragen zijn tijdens een acquisitiegesprek en hoe beter je op zijn wensen kunt inspelen. Verdiep je daarom vooraf in je gesprekpartner en zijn bedrijf. Bedenk eveneens wat hij van jou verwacht. Welke wensen heeft hij? Beschik je over genoeg kennis om zijn vakinhoudelijke vragen te beantwoorden? Maak tevens een checklist met vragen waarop jij absoluut antwoord wilt krijgen.
2. Opening
   Het eerste deel van een acquisitiegesprek is bedoeld om elkaar af te tasten. Let daarom aan het begin vooral op het non-verbale gedrag van je gesprekspartner. Zeker wanneer jullie elkaar nog nooit ontmoet hebben; lichaamstaal vertelt je wat voor type persoon er tegenover je zit. Hoe je een acquisitiegesprek op een ontspannen en persoonlijke manier kunt beginnen, leer je in de training acquisitiegesprek voeren.
3. Middengedeelte (kern)
   Het verzamelen van zoveel mogelijk informatie staat nu centraal. Je analyseert allereerst de behoeften en wensen van je gesprekspartner. Door middel van je voorkennis en door het stellen van vragen, breng je zijn wensen in kaart. Vervolgens leg je uit in hoeverre en op welke manier jij hem van dienst kunt zijn. In deze fase kun je vragen en kritische opmerkingen van een potentiële opdrachtgever verwachten. Deze geven weer houvast voor een meer uitgewerkt voorstel in de vorm van een bevestiging van afspraken of van een offerte welke in de dagen na het gesprek opgesteld moet worden.
4. Afsluiting
   Een spannend moment in het acquisitiegesprek; je gesprekspartner velt een oordeel over zijn interesse in de mogelijkheden die op tafel zijn gekomen. Let ook nu wederom goed op de non-verbale signalen van je gesprekspartner. Kijk of wat hij zegt ook overeenkomt met zijn lichaamstaal. Wanneer hij bijvoorbeeld zegt dat hij jouw aanbod interessant vindt terwijl je twijfel bespeurt in zijn gezichtsuitdrukking, moet je dat bespreekbaar maken. Kun je hem echter niet overtuigen, accepteer dan de afwijzing en probeer niet met alle macht je gesprekspartner alsnog van gedachten te laten veranderen. Stemt hij in met je aanbod, maak dan concrete afspraken voor het vervolgtraject. Check bijvoorbeeld welke vragen hij in de offerte beantwoord wilt zien.

Waarop  letten tijdens een acquisitiegesprek?
Informatie verkrijg je door gedurende het gesprek de juiste vragen te stellen: open en gesloten vragen wissel je af met verdiepingsvragen (doorvragen). Door goed te luisteren, kun je de juiste vragen stellen en krijg je de benodigde informatie op tafel. Goed luisteren is meer dan alleen stil zijn. Je moet contact houden met je gesprekspartner (door bijvoorbeeld te knikken en 'humgeluiden' te maken), letten op zijn lichaamstaal (wanneer aarzelt hij) en onduidelijkheden in zijn verhaal opmerken. De non-verbale communicatie is bij een acquisitiegesprek net zo belangrijk als de verbale. Toon je betrokkenheid door je in te leven in je gesprekspartner en zijn situatie. Doe geen beloftes die je niet kunt waarmaken. Bedenk dat de kwaliteit van de relatie de hoeksteen is van toekomstig account management.

Welke valkuilen vermijden?
•    Jij bent voortdurend aan het woord waardoor je gesprekspartner zijn verhaal niet (goed) kan doen. De kans bestaat dat je gesprekspartner zich genegeerd voelt.
•    Je blijft vragen stellen, omdat je vergeet samen te vatten en conclusies te trekken. Je rondt een gesprek daardoor niet goed af.
•    Je spreekt te uitvoerig over je eigen kunnen en successen. Dit zorgt voor irritatie en wantrouwen bij je gesprekspartner.
•    Je maakt je concurrenten zwart. Dit zorgt voor een onprofessionele indruk.
•    Je hebt van tevoren niet goed nagedacht over de onderhandelingsmarge (wat zijn je minimum- en maximumtarieven en voorwaarden) waardoor je als budgetten of tarieven ter sprake komen te snel ja of nee zegt.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron.
(bronnen: Lancelot)