Voor de koffie al weer buiten

Het gebeurt in een oogwenk en meestal zonder dat we het in de gaten hebben. Bij receptiebalies en in deuropeningen, meestal staand, terwijl een jas wordt opgehangen of een plek aan tafel wordt gezocht. In luttele seconden wordt de uitkomst van een kennismaking bepaald. En voor de koffie is ingeschonken staat het al wel zo’n beetje vast.

Gaan wij wel of niet samen zaken doen; gaan we een deal sluiten? Zakelijke matchmaking is (net als menselijke paarvorming) een proces van een ademhaling of twee, drie en dan weten we wel ongeveer wat we aan elkaar hebben. Of niet. Wat doe jij in die cruciale seconden?

Het is nog erger dan we al wisten. De woorden die we uitspreken spelen nauwelijks een rol in de indruk die we maken op anderen. Tot voor kort werd nog aangenomen dat onze verbale communicatie zo’n 20 procent was van het totaal. Inmiddels blijkt dat te zijn gedaald tot minder dan 10 procent. Het is dus belangrijk dat je in die 10 procent geen wartaal uitslaat. Maar als je écht impact wilt maken, ben je vooral bewust bezig met al het andere.
In een vorige column legde ik al de nadruk op een kernachtige en aansluitende ik-boodschap. Eén reden daarvoor is dat je tijd overhoudt om bezig te zijn met de rést van wat zich afspeelt tussen jou en je gesprekspartner.

Dat verbale communicatie het steeds meer aflegt tegen non-verbale is begrijpelijk. Het tempo en aantal van de keuzes die we dagelijks moeten maken is geëxplodeerd. Digitale techniek en virtuele wereld zorgen voor een overvloed aan informatie. Maar argumenten kosten tijd, net als rationele afwegingen. Om de stress daarvan te beperken maken we bewust en onbewust sneller keuzes. Gevoel en intuïtie spelen een steeds grotere rol. We zappen van beslissing naar beslissing, als een tv-kijker langs zenders. Aan een glimp hebben we genoeg om te bepalen of een situatie of persoon wel of niet iets interessants te bieden heeft. Ja of nee is dan een kwestie van een tel of twee.

Je zou er als professional behoorlijk nerveus van kunnen worden. Van het besef dat die eerste minuten van een kennismaking zo bepalend zijn. Wat moet je doen om in die fase je aanstaande gesprekspartner (prospect, klant, samenwerkingspartner) een onbewuste of zelfs bewuste keuze voor jou te laten maken? Hoe leg je in een acquisitie gesprek de basis voor een succesvol vervolg? Het antwoord zit opgesloten in de vraag. Je moet er iets voor dóen. Het gaat om gedrag.

In veel communicatietrainingen wordt er lichtvaardig overheen gestapt; over de fase van de koetjes en de kalfjes. Ter zake komen we pas als de koffie is ingeschonken, met doelen en agenda’s en onderwerpen. Jammer, want de basis voor de deal is dan al gelegd. Of juist niet natuurlijk. Een gesprekje over weer of verkeer is prima, maar je gesprekspartner is ondertussen bezig met iets belangrijkers, nl. met jou. Jij dus beter maar ook.

Om te onthouden: de eerste indruk maak je met je lijf en je leden. Met je blik en je houding, met je bewegen en je aanraken. En niet met wát je zegt, maar wel met hóe je spreekt. De dynamiek tussen twee mensen gaat over aantrekken en afstoten, over herkennen en erkennen.

De ander herkenning schenken is een essentieel onderdeel van de eerste indruk. Mensen houden van één beeld het meest en dat is van de spiegel. Zorg er dus voor dat ze iets van zichzelf in jou terugzien. Dat begint met echte aandacht, elkaar écht aankijken, glimlachen (!) en de hand geven. Daarna is het fysiek meebewegen, alsof je danst, in de pas en in het ritme. Je stelt mensen er mee op hun gemak en je schenkt ze vertrouwen.

Erkenning krijgen gaat over wie jij wilt zijn en hoe je met gedrag en je uiterlijk autoriteit, deskundigheid en betrouwbaarheid uitstraalt. Hoge verwachtingen krijgen mensen in de eerste plaats door wat je ze laat zien. In een authentieke zelfpresentatie passen je uiterlijke verzorging, kleding, houding en beweging bij je ik-boodschap. Niet meer en niet minder. Zo presenteer je jezelf op een manier die de gewenste verwachting schept en onderhoudt.

Het allerbelangrijkste gebeurt in die vitale eerste minuten van een ontmoeting. En pas dán is er koffie.

Wim Aalbers werkt aan leiderschap en communicatie