De vaardigheden voor oplossingsgericht managen

Oplossingsgericht werken is een zeer nuttige coachings- en adviesmethode. Maar ook managers kunnen er veel aan hebben door gebruik te maken van de hieronder beschreven vier stappen. Dit is de meest compacte manier om oplossingsgericht werken te omschrijven.

De vier stappen methode van oplossingsgericht management

De oplossingsgerichte manager beantwoordt bij problemen de volgende vragen:

Problemen onderkennen: Bij deze eerste stap ziet u het probleem onder ogen zonder dat u aandacht besteedt aan de oorzaak van het probleem. Wat is de kern van het probleem en hoe hindert dit u?

Succes beschrijven: Wat wilt u dat er in de plaats komt van het probleem? Wat voor succes zoekt u? Hoe zult u merken dat dat succes er is? Wat zal er dan beter gaan? Hoe zult u zich dan anders kunnen gedragen?

Positieve uitzonderingen identificeren en analyseren: Wanneer heeft dit succes al plaatsgevonden, al is het maar een beetje? Beschrijf de situatie: wat was er anders? Wat veroorzaakte dit succes? Wat was uw bijdrage aan het succes? Hoe deed u dat?

Kleine stap vooruit zetten: Denk na over stap 3. Welke aspecten uit de positieve uitzonderingen zou u opnieuw kunnen gebruiken? Denk na over een kleine stap die u morgen zou kunnen zetten.

Vervolg: Als het goed gaat, herhaal dan de stappen 2,3 en 4. Als het tegenzit, ga dan terug naar stap 1 en ga vervolgens weer door met de stappen 2, 3 en 4.

Problemen oplossen is eerder een vaardigheid dan een talent.

Effectieve probleemoplossers delen tien kenmerken

De volgende kenmerken helpen. Oplossingsgerichte managers vertonen al meerdere van deze kenmerken. Anders waren ze er niet aan begonnen. Bovendien zijn ze niet bezig met 'kenmerken' maar met 'oplossingen'. Toch kan zo'n rijtje nog op een idee brengen.

1. Ze hebben 'attitude'
Effectieve probleemoplossers zien problemen stuk voor stuk als uitdagingen, een kans om iets nieuws te leren, om te groeien, om succes te behalen waar anderen falen of gewoon om te bewijzen dat 'alles mogelijk is'. De grondslag hiervan is hun diepgewortelde geloof dat als je maar wilt en je je maar inzet, er altijd een oplossing zal zijn.

2. Ze herdefiniëren het probleem
Een effectieve probleemoplosser weet maar al te goed dat de oorspronkelijke definitie van het probleem vaak onjuist of onvolledig is. Ze filteren daarom het daadwerkelijke probleem uit de omschrijving die ze in eerste instantie krijgen. Kernwoorden zijn: ervaring en doorvragen.

3. Ze zijn systematisch
Effectieve probleemoplossers doorlopen vaak een aantal vastomlijnde stappen: omschrijven, analyseren, concluderen, aanbevelen/oplossen. In de eerste stap (omschrijven) vermijden ze voortijdige oordelen en vlakken ze geen enkele mogelijkheid uit. Tijdens het analyseren waken ze ervoor dat hun persoonlijke mening hen niet in de weg staat. Trekken ze conclusies, dan vergeten ze niet die uitgebreid te testen. De beste probleemoplossers weten bovendien dat er bijna altijd meer dan één oplossing is en dus bedenken ze meerdere alternatieven om uiteindelijk uit te kiezen.

4. Ze weten dat ervaring niet heilig is
De wereld is niet lineair. Dingen gebeuren op tientallen verschillende manieren en volgen vaak geen vastomlijnd patroon. Oorzaken en gevolgen zijn om meerdere manieren met elkaar in verband te brengen. Behaalde resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. En dus moet ervaring altijd met een korreltje zout worden genomen. Ervaren probleemoplossers vertrouwen dan ook nooit volledig op oplossingen die eerder werkten. Alles is immers altijd mogelijk.

5. Ze hebben inlevingsvermogen
Effectieve probleemoplossers weten bijna letterlijk in andermans schoenen te gaan staan. Ze kunnen vanuit meerdere perspectieven naar een probleem kijken. Snel en eenvoudig schakelen tussen die diverse gezichtspunten onderscheidt een matige van een goede probleemoplosser.

6. Ze kennen de waarde van conflicten
Hoe groter de belangen, hoe minder graag de betrokken partijen het achterste van hun tong laten zien. In die gevallen kan een bewust gecreëerd conflict een effectieve manier zijn om de daadwerkelijke feiten boven tafel te krijgen.

7. Ze luisteren naar hun intuïtie
Ergens gedurende het omschrijven van het probleem ervaren effectieve probleemoplossers vrijwel altijd een puur intuïtief inzicht in de situatie. Zodra dit gebeurt, negeren ze dat niet maar luisteren ze ernaar en laten ze zich erdoor leiden. Ze weten immers dat intuïtie in feite iets is dat ze aangeleerd hebben middels ervaring en ze die dus moeten koesteren en verder ontwikkelen.

8. Ze kijken verder dan de oplossing
Effectieve probleemoplossers zien de oplossing van een probleem niet als eindpunt maar als het begin van iets nieuws. Onderliggende gedachte aan deze benadering is dat ieder probleem in feite een uitdaging of kans tot verdere ontwikkeling is.

9. Ze gaan voor permanente oplossingen
Permanente oplossingen - in tegenstelling tot ad hoc oplossingen - hebben twee kenmerken: ze lossen alle aspecten van het probleem op en vormen een win-winsituatie voor alle betrokken partijen. Tijdelijke oplossingen groeien later vrijwel altijd uit tot nog grotere problemen omdat ze niet het hele probleem aangepakt hebben. Een permanente oplossing doet het probleem voorgoed verdwijnen.

10. Ze weten mensen te betrekken
Alleen een vage consensus is niet genoeg voor effectieve probleemoplossers. Alle betrokkenen moeten het expliciet met de oplossing eens zijn en bereid zijn zich met hart en ziel in te zetten voor de gevonden oplossing. Is dit niet het geval, dan is er geen permanente oplossing en komt het probleem alsnog terug.

De rubriek ACTUEEL informeert u over artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (Bron: kluwer management)