Inleiding

Binnen de overheid en het bedrijfsleven wordt zeer veel ingekocht. Toch krijgt de inkoop zowel in beleidsmatig als in beheersmatig opzicht vaak onvoldoende aandacht. In veel gevallen is er geen expliciet inkoopbeleid geformuleerd, zijn de inkoopprocedures gebrekkig, is er onvoldoende contractbeheer en ontbreekt er een professionele inkoopfunctie. Inkoop omvat zowel de inkopen voor het primaire proces als de facilitaire inkopen en de inhuur van extern advies en onderzoek.

De inkoophandleiding is een instrument om het inkoopbeleid gestalte te geven als tool of management.

Dit betekent echter wel dat er eerst een inkoopbeleid moet worden geformuleerd. Een formeel vastgestelde inkoophandleiding kan ook leiden tot een hogere status van de inkoopfunctie.

Zoals bij ieder instrument geldt gaat het uiteindelijk om de effectiviteit (=kwaliteit x acceptatie x management). Vormgeving en een zorgvuldige implementatie is van groot belang evenals de rol van het management om aansluiting te krijgen bij de bestaande cultuur in de organisatie.

Het inkoopproces kan worden onderverdeeld in een aantal logische stappen. De hierna beschreven handleiding is opgebouwd rondom deze onderdelen van het inkoopproces. Elke stap levert een bepaalde output, welke in het centrale contract-dossier wordt opgeslagen. Het contract-dossier wort benut om achteraf het verloop van het inkoopproces te kunnen beoordelen en verantwoording af te leggen.De maatregelen ter handhaving van de integriteit zijn in de procedure geïntegreerd.

De doelstelling van een inkoophandeling

Een inkoophandleiding is erop gericht om de inkoop effectief , d.w.z. gericht op het realiseren van de doelstellingen van het inkoopbeleid (het tijdig verkrijgen van zaken/diensten die aan de daaraan gestelde kwalitatieve en kwantitatieve eisen voldoen), efficiënt , zo zuinig mogelijk en rechtmatig te laten verlopen. Ook het integriteits vraagstuk speelt hierbij een belangrijke rol. De inkoop wordt in dit kader aangemerkt als een risicovol proces.In de inkoophandleiding dient hiertoe een gedragscode te zijn opgenomen.

Verschillende functies…

Het opstellen en hanteren van een inkoophandleiding kan een aantal functies hebben:

  • de vastlegging van het inkoopproces
  • een instrument om de doelstellingen van het inkoopbeleid te realiseren
  • voorlichting en communicatie naar leveranciers en gebruikers
  • voldoen aan de verantwoordingsplicht

De functie hangt nauw samen met het doel wat beoogd wordt met de inkoophandleiding en de doelgroep waar de handleiding zich op richt. Zeker bij de decentralisatie en de daarmee samengaande versnippering van inkoopactiviteiten kan een inkoophandleiding een belangrijke rol spelen.

Een voorbeeld van enkele functies en de bijbehorende doelgroep:

  Interne sturing activiteiten inkopers   Management
  Werkinstructie/inkooptools   Inkopers
  Training, inwerken   Inkopers
  Voorlichting gebruikers   Gebruikers
  Informeren leveranciers   Leveranciers
 Auditing en advisering
m.b.t. inkoopproces
 Juristen, accountants
  Communicatie tussen
betrokkenen
  Allen

Er kunnen verschillende inkoophandleidingen bestaan, afhankelijk van de functie en de daarmee samenhangende doelgroep. Enerzijds vormt de inkoophandleiding een neerslag van wat er in andere documenten is opgenomen (inkoopbeleid en -organisatie), anderzijds heeft de inkoophandleiding een prescriptieve (instructies en procedures) en ondersteunende functie (opties, dos en donts).

In het prescriptieve gedeelte dienen ook wetten en andere regelgeving te zijn verwerkt. (voorbeelden Europese regelgeving en voor het rijk de Regeling Contractbeheer).

Uitgangspunten…

In veel gevallen vindt de inkoop van zaken en diensten centraal plaats. In de procedure dient vermeld te worden dat er uitsluitend in overleg met de centrale afdeling inkoop decentraal ingekocht kan worden indien dit voor de organisatie nuttig en wenselijk is. De inkoopprocedure dient wel gevolgd te worden.

De inkoophandleiding dient gebaseerd te zijn op het geldende beleid binnen de organisatie ten aanzien van de inkoop. Onderstaand enkele uitgangspunten die veelal de basis vormen voor het inkoopbeleid:

  1. Eenheid van beleid : de organisatie treedt met één gezicht naar buiten.
  2. Vraagaggregatie (vraagbundeling), standaardisatie en beperking van het aantal leveranciers .
  3. Waar mogelijk dienen centraal mantelovereenkomsten te worden afgesloten.
  4. Er dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van bestaande inkoopdeskundigheid . Op deze wijze hoeft de specifieke inkoopdeskundigheid niet bij elke dienst- of bedrijfsonderdeel aanwezig te zijn.
  5. Beperking van de inhuur van externen : in principe worden externen alleen ingehuurd als het niet mogelijk en/of wenselijk is om intern hierin te voorzien.

De opzet van een inkoophandleiding

Wie, wat, waarom…

Voordat een inkoophandleiding wordt opgesteld dient duidelijk t ezijn wat het DOEL is, voor WIE het bestemd is, WAT zal worden vastgelegd en HOE de vorm van presentatie wordt.

De mogelijke inhoud van een inkoophandleiding is beschreven in de volgende paragraaf.

Flexibel…

De vorm van presentatie dient zowel te voldoen aan een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid als ook gemakkelijk te onderhouden zijn.In dit kader verdient een losbladige uitgave de voorkeur alsmede een digitale versie op het (interne)computernetwerk. De inhoud dient ook afgestemd te zijn op de gebruikers en kan variëren van veel tekst tot louter schema’s en afbeeldingen.

Projectmatig…

De opzet en invoering van een nieuwe inkoophandleiding dient projectmatig georganiseerd te worden.

Aan de acceptatie van de (nieuwe) inkoopprocedure dient ruime aandacht gegeven te worden. De handleiding dient aan te sluiten bij de doelstelling en de doelgroep. Gebruikers dienen in een vroegtijdig stadium te participeren in de opzet van de handleiding. Ruime aandacht, begeleiding en opvolging bij de implementatie van de handleiding is noodzakelijk voor het bereiken van de doelstellingen waarvoor de handleiding is opgesteld.

Contractdossiers…

De inkopers (iedereen die bevoegd is tot zelfstandig inkopen)dienen een aantal belangrijke stappen in het inkoopproces schriftelijk vast te leggen en op te bergen in een contractdossier . Op deze wijze is het voor een inkoper zelfs achteraf eenvoudig na te gaan hoe het inkoopproces is verlopen, hetgeen, bijv. in de contacten met leveranciers, van belang kan zijn. Tevens dienen de vastleggingen in het contractdossier als hulpmiddel voor de accountantsdienst om na te gaan of de inkoopprocedures zijn nageleefd.

Het contractdossier wordt periodiek op volledigheid gecontroleerd door de leidinggevende van de inkoper. Tevens wordt het contract geconfronteerd met de facturering en vindt er een bewaking plaats van opzegtermijnen en contract=afloop.

Naast de verplichte contractdossiers dienen er ook centrale bestanden bijgehouden te worden met: leveranciersgegevens, produktspecificaties en offertes.

Integriteit…

Bij het opstellen van een inkoophandleiding, met name noodzakelijk in de publieke sector, dienen de specifieke maatregelen ter waarborging van de integriteit voldoende aandacht te krijgen.

Ten aanzien hiervan zijn de volgende onderdelen in de inkoophandleiding opgenomen:

  • leveranciersbestand met als doel de objectivering van de keuze van leveranciers.
  • het aanvragen van meerdere offertes
  • het inschakelen van meerdere personen
  • een contractdossier voor het afleggen van verantwoording

Ook gedragscodes en richtlijnen spelen een rol bij de integriteitskwestie.

De onderdelen van een inkoopproces

De inkoop kan worden beschreven als een proces met een aantalonderling samenhangende procesfasen, ieder met een eigen output diedient als input voor de volgende fase. Het inkoopprocesmodel bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. specificeren,
  2. selecteren,
  3. contracteren,
  4. bestellen,
  5. bewaken ,
  6. nazorg.

Voor een gedetailleerde beschrijving van de onderdelen van de inkoopfasen en bijbehorende bijlagen met checklists verwijzen wij naar het artikel “Inkoop en uitbesteding in de publieke sector” zoals vermeld bij de bronvermelding.

Het inkoopprocesmodel

Stap

     Aktie

     Aktie zo ja

 Output in dossier

(bij de centrale afdeling
inkoop bestanden)

A

  Specificeren

1

  Budget (goedgekeurd)   Budget

2

 Specificaties  Produkt-specificaties

3

 Intern beschikbaar   Zoeken

4

  Europese aanbesteding  verplicht   Leveringen en diensten
[geldende drempelbedrag],
altijd via de centrale afdeling inkoop

5

  Mantelcontract  Zie procedure mantelcontract

6

 Herhalingsaankoop  Bestellen (specificatie bekend) Specificaties

B

 Selecteren

1

 Marktoriëntatie  Advisering door interne (staf)afdelingen documentatieleveranciersbestand  Leveranciers bestand

2

 Eén leverancier (gunning uit de hand)   Goede motivatie  Motivatie gunning u.d.h.

3

 Concurrentiestelling

4

 Leveranciersselectie   Bestand raadplegen

5

 Offerteaanvraag   Altijd schriftelijk  Offerteaanvraag
Offerteregister

6

 Offertebeoordeling  Motivatie vastleggen  Verslag offerte beoordeling

7

 Leverancierskeuze  Selectieresultaat

C

 Contracteren

1

Contract opstellen  Concept contract

2

Advisering (korrektie) juridische afdeling  Advies juridische afdeling e.a.

3

Ondertekening
 Contractregister
 Definitieve contract

D

Bestellen en bewaken

1

Boeking verplichting

2

 Bestelorder

3

 Keuring/controle (levering)   Ontvangstbon

4

 Prestatieverklaring (dienst)   Prestatieverklaring

5

 Factuur boeking en controle   Factuur

6

 Betaling

7

 Afstemming volume contract/geleverd  Bestelorder/controleverslagcontract

E

 Evaluatie / nazorg

1

  Evaluatie Evaluatieverslag

Bronvermelding

Een uitgebreide versie van dit artikel is verschenen in de losbladige uitgave “Inkoop en uitbesteding in de publieke sector” uitgegeven door Samsom H.D. Tjeenk Willink bv, juli 1997,Drs J.W.Stel en Drs D. van der Vuurst.

Inkoophandleiding Ministerie van Financiën, mede opgesteld door Drs Doron van der Vuurst, medewerker afdeling onderzoek en advies Departementale Accountantsdienst Ministerie van Financiën

Overheidsaanschafbeleid, Mr. H.J. van der Horst en Prof. Dr. A.J. van Weele

Inkoop in strategisch perspectief, prof. Dr. A.J. van Weele

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Ik vind het zeker een goed artikel, maar ik heb een vraagje. In het inkoopprocesmodel staat onder kopje A5 Mantelcontract? en daarachter staat zie procedure mantelcontract. Nu kan ik alleen nergens de procedure van een mantelcontract vinden. Misschien kunt u mij vertellen waar ik dit kan vinden?

Alvast hartelijk dank.

Met vriendelijke groet,

Claudia de Groot

Kort maar krachtig.! De rode draad is juist. Echter zou ik betreffende de keuzes, deze niet tot één beperken

Het in het artikelgestelde geeft een goede opsomming van de theorie , echter de praktijk is bij veel bedrijven anders.
Inkoop zogt voor de formele zaken, maar wat echt interesant is is vaak al geregeld. Niet negatief bedoeld maar zo werkt het vaak wel.
Oook al zullen we dit als inkopers zelf steeds ontkennen.

I.v.m. een stageopdracht ben ik op zoek naar karakteristieken van inkoop door de publieke sector en dan met name verschillen hierin met het bedrijfsleven.
Ik hoop dat iemand mij hier meer informatie over kan verschaffen.
Bij voorbaat hartelijk dank,

Pouwel Kingma
[email protected]

Het is een goed verhaal, maar het verteld eigenlijk niets nieuws.
Iedereen die zijn vakliteratuur leest kent dit natuurlijk al.
Score 7.

ik werk in een constructie bedrijf en ik ben in gehuurt voor administrie en logistiek.

Goed duidelijk, kort en krachtig verhaal met inhoud over de weg van inkopen. Bedankt

mijne heren,
ik zoek een artikel dat een leidraad zou kunnen zijn voor het kunnen effectueren van inkoopprocedures
hartelijk dank voor een reactie

Ik vroeg me af hoe een offertebeoordeling in zijn werk gaat, en dan met name bij de inkoop

Hoe evalueert u een offerte?

Allereerst is de evaluatie afhankelijk van de aanvraagprocedure. Er zijn enkele bekende procedures voor aanvragen van een offerte. De drie belangrijkste zijn:

– Onderhandse “open bid” procedure
– Onderhandse “sealed bid” procedure
– Europese Aanbesteding (volgens meerdere modellen)

Bij een onderhandse “open bid” procedure worden geen normen gesteld aan de openings- en evalutie procedure – anders dan de normen die u stelt. Bij een “sealed bid” procedure is het gangbaar dat alle aanbiedingen tegelijkertijd worden geopend in aanwezigheid van een derde persoon, waarbij eerste inventaris wordt opgemaakt van de compleetheid van de aanbieding en de prijs (soms nog enkele factoren zoals levertijd en geldigheid). De Europese aanbesteding (Richtlijnen) hebben een vast protocol behorend bij de gestarte procedure. Die laten we maar voor wat ie is.

Hoe evalueer je vervolgens (in het kort):
– Allereerst dient een offerte zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de aanvraag. In geval van productlevering is dit vaak eenvoudiger vast te stellen dan wanneer u een dienst of werk aanvraagt. Daarnaast heeft u vast omschreven wat voor u heel belangrijke commerciele elementen zijn, zoals spoedige levering, uw eigen voorwaarden, enz.
– Ten tweede zijn we altijd geinteresseerd in de meest voorname parameters van een offerte: prijs, geldigheid, levertijd, kwaliteit van het aangebodene en voorwaarden
– Meestal zijn meer offertes aangevraagd, en is het dus verstandig bijvoorbeeld de offertes eerst op de hoofdlijnen (voldoen aan vraag, prijs, levertijd) te evalueren en de beste drie te “shortlisten”. Met deze beste drie gaat u dan verder met een diepte evaluatie van het gebodene en kunt u bijvoorbeeld gaan onderhandelen over prijs en kwaliteit, of voorwaarden en levertijd.
– Let bij offertes altijd op geldigheid, toepasselijkheid van voorwaarden en recht en vrijblijvende geldigheid.
– Let bij grote opdrachten altijd op de geschiktheid van het bedrijf dat aanbiedt, hun financiele staat en status en referenties met vergelijkbare producten, werken of diensten.

Dit zijn zeer algemene richtlijnen, maar als u een voorbeeld heeft waaraan u denktt dan kunnen we gerichter antwoorden. Aangezien het enorm scheelt op welke wijze u aanbesteed (of uw inkoop verricht) en wat u aanbesteed (of inkoopt) kan het antwoord in deze heel eenvoudig respectievelijk complex zijn.

Toon alle 10 reacties
x
x