Toets voor de inkoop

• Inleiding
• De doelstelling van een inkoophandeling
• De opzet van een inkoophandleiding
• De onderdelen van een inkoopproces
• Bronvermelding

Inleiding

Binnen de overheid en het bedrijfsleven wordt zeer veel ingekocht. Toch krijgt de inkoop zowel in beleidsmatig als in beheersmatig opzicht vaak onvoldoende aandacht. In veel gevallen is er geen expliciet inkoopbeleid geformuleerd, zijn de inkoopprocedures gebrekkig, is er onvoldoende contractbeheer en ontbreekt er een professionele inkoopfunctie. Inkoop omvat zowel de inkopen voor het primaire proces als de facilitaire inkopen en de inhuur van extern advies en onderzoek.

De inkoophandleiding is een instrument om het inkoopbeleid gestalte te geven als tool of management.

Dit betekent echter wel dat er eerst een inkoopbeleid moet worden geformuleerd. Een formeel vastgestelde inkoophandleiding kan ook leiden tot een hogere status van de inkoopfunctie.

Zoals bij ieder instrument geldt gaat het uiteindelijk om de effectiviteit (=kwaliteit x acceptatie x management). Vormgeving en een zorgvuldige implementatie is van groot belang evenals de rol van het management om aansluiting te krijgen bij de bestaande cultuur in de organisatie.

Het inkoopproces kan worden onderverdeeld in een aantal logische stappen. De hierna beschreven handleiding is opgebouwd rondom deze onderdelen van het inkoopproces. Elke stap levert een bepaalde output, welke in het centrale contract-dossier wordt opgeslagen. Het contract-dossier wort benut om achteraf het verloop van het inkoopproces te kunnen beoordelen en verantwoording af te leggen.De maatregelen ter handhaving van de integriteit zijn in de procedure geïntegreerd.

De doelstelling van een inkoophandeling

Een inkoophandleiding is erop gericht om de inkoop effectief , d.w.z. gericht op het realiseren van de doelstellingen van het inkoopbeleid (het tijdig verkrijgen van zaken/diensten die aan de daaraan gestelde kwalitatieve en kwantitatieve eisen voldoen), efficiënt , zo zuinig mogelijk en rechtmatig te laten verlopen. Ook het integriteits vraagstuk speelt hierbij een belangrijke rol. De inkoop wordt in dit kader aangemerkt als een risicovol proces.In de inkoophandleiding dient hiertoe een gedragscode te zijn opgenomen.

Verschillende functies...

Het opstellen en hanteren van een inkoophandleiding kan een aantal functies hebben:

• de vastlegging van het inkoopproces
• een instrument om de doelstellingen van het inkoopbeleid te realiseren
• voorlichting en communicatie naar leveranciers en gebruikers
• voldoen aan de verantwoordingsplicht

De functie hangt nauw samen met het doel wat beoogd wordt met de inkoophandleiding en de doelgroep waar de handleiding zich op richt. Zeker bij de decentralisatie en de daarmee samengaande versnippering van inkoopactiviteiten kan een inkoophandleiding een belangrijke rol spelen.

Een voorbeeld van enkele functies en de bijbehorende doelgroep:

Er kunnen verschillende inkoophandleidingen bestaan, afhankelijk van de functie en de daarmee samenhangende doelgroep. Enerzijds vormt de inkoophandleiding een neerslag van wat er in andere documenten is opgenomen (inkoopbeleid en -organisatie), anderzijds heeft de inkoophandleiding een prescriptieve (instructies en procedures) en ondersteunende functie (opties, dos en donts).

In het prescriptieve gedeelte dienen ook wetten en andere regelgeving te zijn verwerkt. (voorbeelden Europese regelgeving en voor het rijk de Regeling Contractbeheer).

Uitgangspunten...

In veel gevallen vindt de inkoop van zaken en diensten centraal plaats. In de procedure dient vermeld te worden dat er uitsluitend in overleg met de centrale afdeling inkoop decentraal ingekocht kan worden indien dit voor de organisatie nuttig en wenselijk is. De inkoopprocedure dient wel gevolgd te worden.

De inkoophandleiding dient gebaseerd te zijn op het geldende beleid binnen de organisatie ten aanzien van de inkoop. Onderstaand enkele uitgangspunten die veelal de basis vormen voor het inkoopbeleid:

1. Eenheid van beleid : de organisatie treedt met één gezicht naar buiten.
2. Vraagaggregatie (vraagbundeling), standaardisatie en beperking van het aantal leveranciers .
3. Waar mogelijk dienen centraal mantelovereenkomsten te worden afgesloten.
4. Er dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van bestaande inkoopdeskundigheid . Op deze wijze hoeft de specifieke inkoopdeskundigheid niet bij elke dienst- of bedrijfsonderdeel aanwezig te zijn.
5. Beperking van de inhuur van externen : in principe worden externen alleen ingehuurd als het niet mogelijk en/of wenselijk is om intern hierin te voorzien.

De opzet van een inkoophandleiding

Wie, wat, waarom...

Voordat een inkoophandleiding wordt opgesteld dient duidelijk t ezijn wat het DOEL is, voor WIE het bestemd is, WAT zal worden vastgelegd en HOE de vorm van presentatie wordt.

De mogelijke inhoud van een inkoophandleiding is beschreven in de volgende paragraaf.

Flexibel...

De vorm van presentatie dient zowel te voldoen aan een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid als ook gemakkelijk te onderhouden zijn.In dit kader verdient een losbladige uitgave de voorkeur alsmede een digitale versie op het (interne)computernetwerk. De inhoud dient ook afgestemd te zijn op de gebruikers en kan variëren van veel tekst tot louter schema's en afbeeldingen.

Projectmatig...

De opzet en invoering van een nieuwe inkoophandleiding dient projectmatig georganiseerd te worden.

Aan de acceptatie van de (nieuwe) inkoopprocedure dient ruime aandacht gegeven te worden. De handleiding dient aan te sluiten bij de doelstelling en de doelgroep. Gebruikers dienen in een vroegtijdig stadium te participeren in de opzet van de handleiding. Ruime aandacht, begeleiding en opvolging bij de implementatie van de handleiding is noodzakelijk voor het bereiken van de doelstellingen waarvoor de handleiding is opgesteld.

Contractdossiers...

De inkopers (iedereen die bevoegd is tot zelfstandig inkopen)dienen een aantal belangrijke stappen in het inkoopproces schriftelijk vast te leggen en op te bergen in een contractdossier . Op deze wijze is het voor een inkoper zelfs achteraf eenvoudig na te gaan hoe het inkoopproces is verlopen, hetgeen, bijv. in de contacten met leveranciers, van belang kan zijn. Tevens dienen de vastleggingen in het contractdossier als hulpmiddel voor de accountantsdienst om na te gaan of de inkoopprocedures zijn nageleefd.

Het contractdossier wordt periodiek op volledigheid gecontroleerd door de leidinggevende van de inkoper. Tevens wordt het contract geconfronteerd met de facturering en vindt er een bewaking plaats van opzegtermijnen en contract=afloop.

Naast de verplichte contractdossiers dienen er ook centrale bestanden bijgehouden te worden met: leveranciersgegevens, produktspecificaties en offertes.

Integriteit...

Bij het opstellen van een inkoophandleiding, met name noodzakelijk in de publieke sector, dienen de specifieke maatregelen ter waarborging van de integriteit voldoende aandacht te krijgen.

Ten aanzien hiervan zijn de volgende onderdelen in de inkoophandleiding opgenomen:

• leveranciersbestand met als doel de objectivering van de keuze van leveranciers.
• het aanvragen van meerdere offertes
• het inschakelen van meerdere personen
• een contractdossier voor het afleggen van verantwoording

Ook gedragscodes en richtlijnen spelen een rol bij de integriteitskwestie.

De onderdelen van een inkoopproces

De inkoop kan worden beschreven als een proces met een aantalonderling samenhangende procesfasen, ieder met een eigen output diedient als input voor de volgende fase. Het inkoopprocesmodel bestaat uit de volgende onderdelen:

1. specificeren,
2. selecteren,
3. contracteren,
4. bestellen,
5. bewaken ,
6. nazorg.

Voor een gedetailleerde beschrijving van de onderdelen van de inkoopfasen en bijbehorende bijlagen met checklists verwijzen wij naar het artikel "Inkoop en uitbesteding in de publieke sector" zoals vermeld bij de bronvermelding.

Het inkoopprocesmodel

Bronvermelding

Een uitgebreide versie van dit artikel is verschenen in de losbladige uitgave "Inkoop en uitbesteding in de publieke sector" uitgegeven door Samsom H.D. Tjeenk Willink bv, juli 1997,Drs J.W.Stel en Drs D. van der Vuurst.

Inkoophandleiding Ministerie van Financiën, mede opgesteld door Drs Doron van der Vuurst, medewerker afdeling onderzoek en advies Departementale Accountantsdienst Ministerie van Financiën

Overheidsaanschafbeleid, Mr. H.J. van der Horst en Prof. Dr. A.J. van Weele

Inkoop in strategisch perspectief, prof. Dr. A.J. van Weele