Stop de chaos in je hoofd

Veel mensen worden overspoeld door enorme hoeveelheden informatie en zien door de bomen het bos niet meer. Daar is wat aan te doen door te werken aan je persoonlijke effectiviteit en jezelf neer te zetten als informatie-werker. Een (eigen) interne verandering doorvoeren in je informatiehuishouding hoort daar ook bij.

Het gevolg van een enorm aanbod aan informatie waar je ‘doorheen moet ‘ is het gevoel iets te missen dat van belang kan zijn, maar tevens dat je geen rust hebt om de knop even om te zetten en het aanbod te laten voor wat het is.

Ik geloof in de waarde en kracht van informatie maar ben me er tegelijkertijd van bewust wat informatie doet met de gemiddelde informatie-werker; informatie is de enige productiefactor die in omvang nog steeds groeit en een verhoogd rendement laat zien. Door het gebruik van informatiestromen beter op elkaar af te stemmen is de informatie-werker in staat overzicht te krijgen, beter besluiten te nemen en de kosten van het informatiebeheer te verlagen. Hiermee maakt de informatie-werker het verschil in een organisatie of markt.

Wat kan een informatie-werker doen om het aanbod van informatie en daarmee de chaos in zijn hoofd te stoppen?

• De informatie-werker kan afspraken maken met zijn omgeving over de informatie die hij wil ontvangen. In veel organisaties is het gewoon om elkaar te voorzien van alle informatie door middel van een cc-tje. Dit is een vorm van ‘cover your ass’-gedrag die duidt op onzekerheid over de eigen positie en handelingsbekwaamheid van de medewerkers. Geen goed teken, praat erover met elkaar en schaf het zo snel mogelijk af.

• Andere informatie-werkers vragen om een vaste vorm voor de onderwerpsbenaming in de e-mails. Dit helpt om snel te bekijken of informatie nu of later verwerkt moet worden. Door het aanbrengen van een structuur kan de informatie-werker nadenken over wat belangrijk en urgent is, waar de informatie voor gebruikt moet gaan worden en archivering kan plaatsvinden voor berichten die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld “20130102- Project XY – Plan van Aanpak”.

• Een andere vorm van beheersing van de chaos komt binnen bereik als de processen in kaart zijn gebracht. Achter elke processtap zit één of meerdere informatiestromen verstopt. Door deze stromen te benoemen binnen de opslagsystemen in de vorm van folders, kan snel en overzichtelijk een beeld ontstaan van de situatie binnen een proces. Door elkaar de informatie niet meer te sturen maar te verwijzen naar de folders wordt onnodige belasting voorkomen en kan op elk gewenst moment de informatie-werker geïnformeerd zijn; indien gewenst met alerts bij plaatsing van nieuwe informatie in de folders.

• Niet alles wat langskomt in de informatiestroom is even belangrijk. Gooi direct weg wat niet van belang is en markeer de informatie waarmee je nog wat moet doen in een to-do lijstje. Het markeren geeft je het gevoel dat je de activiteit die je nu niet direct kan/wilt uitvoeren op een later moment weer kunt herkennen of terugvinden. Bovendien heeft het leegmaken van je to-do-list een positieve werking, geeft rust en het gevoel van controle over de situatie.

• Waar veel informatie-werkers moeite mee hebben is met het loslaten van de onafgewerkte informatie uit de voorbije dag of periode. Bij een drukke dag zijn zij in de avond en soms nacht met de verwerking bezig. Mijn tip hiervoor is: ga in de avond iets totaal anders doen dat je lichaam en/of geest bezighoudt zodat je moe naar bed gaat en goed slaapt. Een goede informatie-werker heeft de volgende dag alle energie nodig om het nieuwe aanbod weer aan te kunnen; zorg dus dat je uitgerust bent.

• Verlang niet te veel van jezelf. Niemand kan alles onthouden en het is dan ook niet vreemd als je zegt niet volledig op de hoogte te zijn en graag in het kort bijgepraat wordt. Dat helpt ook de andere aanwezigen om de informatie nogmaals te horen/zien. Daarna komt de informatie-uitwisseling of besluitvorming meestal sneller tot stand omdat iedereen ‘op dezelfde paragraaf’ zit.

In het leven van een informatie-werker staat het nemen van besluiten en daarmee het omgaan met risico’s centraal. Om te voorkomen dat de chaos overheerst moet je het risico nemen om af en toe informatie te missen of onvoldoende tijd te hebben om op het juiste moment naar de informatie te kijken. In het merendeel van de gevallen is dat niet van doorslaggevend belang zolang je omringd bent met collega’s die voldoende inhoudelijk op de hoogte zijn.

Dus informatie-werker laat je niet gek maken, bepaal je eigen grenzen, maak afspraken met je omgeving en laat je door anderen helpen om de informatiestromen te kanaliseren, alleen dan zal je die almaar groeiende informatiestroom overleven.