Channels

Ons brein is niet ontworpen om te multi-tasken. Het werkt optimaal als een seriële processor en niet als een parallelle processor. Goed nieuws want het heeft met leeftijd of geslacht niets te maken.

Zelfs taken die weinig met elkaar te maken hebben kunnen wij slecht tegelijkertijd uitvoeren. Het gaat hierbij natuurlijk wel om cognitieve taken. Ademhalen en lezen gaat immers prima samen. Maar probeer maar eens al lopende 162 te delen door 18. Je staat dan geheid even stil! Eenvoudigere rekensommetjes kun je wel al lopende oplossen, maar als het ook maar iets ingewikkelder wordt dan stop de eerder voor waarheid aangenomen parallelle processing. De prijs voor het tegelijkertijd uitvoeren van meerdere taken? Je wordt langzamer, maakt fouten en het stressniveau neemt toe. Er blijkt dan ook echter helemaal geen sprake te zijn van multi-tasken, het brein switch gewoon supersnel en haast onwaarneembaar van de ene naar de andere taak. Bij relatief eenvoudige taken gaat dit ongemerkt maar wanneer er sprake is van ook maar iets toenemende complexiteit dan wordt dit overschakelen zeer tijdsintensief en wel duidelijk waarneembaar. Multitasken zorgt dan ook voor een fors verlies in aandacht, als je de aandacht verlegt van de ene naar de andere taak dan blijkt uit onderzoek dat er gemiddeld 20 minuten nodig is om weer op het oorspronkelijke niveau van aandacht te komen.

Mijn ervaring aan de gemiddelde managementtafel is dat veel managers tegelijkertijd vergaderen en ook nog even (stiekum) hun mail checken en afhandelen: het effect daarvan laat zich gemakkelijk raden. Focus je dus! Een simpele methodiek voor de voorzitter: zorg na elk blok (een aantal gelijksoortige agendapunten of een tijdsblok) voor een vaststaande mailpauze van 5 minuten.

Lees ook:

Productiever door multitasken en multi team membership!?

Een ander voorbeeld: de ‘mijn deur staat natuurlijk altijd open’ managementhouding heeft een hoge aaibaarheidsfactor en lijkt op het eerste gezicht dan ook op een prijzenswaardige basishouding maar is in de praktijk gewoon minder effectief en ook gewoon niet wenselijk: plan duidelijke tijdstippen wanneer de deur open staat en communiceer dit en wanneer je geconcentreerd wilt en moet werken aan dat memo of vraagstuk, sluiten maar die deur! Geen deur? Zoek een plek waar je niet onderbroken kunt worden.

Wel kan ons brein uitstekend switchen van taak naar taak: serieel dus en niet parallel. Prof. dr. Jan Theeuwes (hoogleraar cognitieve psychologie van de VU) noemt dit dan ook ‘Switchtasking’. Dit vormt de basis voor het volgende advies. Focus d.m.v. een rond de managementtafel in te zetten systematische denktechniek als managementteam expliciet op steeds één onderwerp en doe daarbij het volgende:

  • het expliciet van te voren vaststellen van het specifieke doel m.b.t. de noodzakelijke besluitvorming (visievormend en explorerend òf juist beslissend en convergerend).
  • het expliciet maken van een heldere keuze of het vraagstuk rationeel òf juist creatief/ intuïtief aangevlogen moet worden.
  • het gestructureerd en zeer vasthoudend doorlopen van de stappen van de te gebruiken denk- en besluitvormingsmethodiek.

Door dit van te voren helder met elkaar vast te stellen en aan de stappen vast te houden neemt de effectiviteit en de tevredenheid over de beslissing fors toe. Geen multi-tasken dus meer maar focussen op een bepaalde taak en onderwerp. Het resultaat: een hogere effectiviteit, minder tijdsbeslag, meer tevredenheid en minder onnodige ‘reparaties’ achteraf .

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Hallo Frank,

Zelf ben ik erg gecharmeerd van het houden van focus om effectief te werken.
In mijn werk merk ik dat mensen dat erg lastig vinden. Ik begeleid vooral managers om te groeien in hun rol en daarbij is het realiseren van doelstellingen heel belangrijk.

Graag deel ik hier 3 tips om je doelstellingen nog makkelijker te realiseren.

1. Hak je doel in kleine brokjes

Wanneer je doel te groot blijft, zoals het hebben van een betere balans tussen werk en privé, dan ligt uitstelgedrag op de loer. Misschien herken je dat wel. Je begint dan namelijk eerder aan zaken waar je wel van weet wat de eerstvolgende stap is. Om het bezoekersaantal als voorbeeld te blijven houden: wat moet je als eerste doen? Misschien moet je eerst eens op een rijtje zetten wat voor jou een goede balans is? Misschien helpt het jou om ‘gewoon’ tijden te blokken in je agenda of je deur wat vaker dicht te doen.
2. Maak een plaatje van het eindresultaat

Dit vind ik zelf altijd de leukste tip. Het helpt je brein om alvast een beeld te hebben van het eindresultaat. En het mooie is… in je hoofd kan alles. Maak een plaatje of filmpje in je hoofd van de situatie na de zomervakantie (het liefst per doel…). Hoe ziet het er dan uit? Wat doe jij dan? Hoe voel je je als je je doel bereikt hebt. Vul gerust details in… Het is als het ware je bouwtekening, je kunt er dus ook in gummen. Vervolgens zul je merken dat je meer gefocust bent en het makkelijker wordt voor je hele wezen om het doel te realiseren. Bovendien kun je het makkelijker aan een ander uitleggen en krijg je misschien ook nog wel hulp uit onverwachte hoek.

3. Plan van achter naar voren

Wat?! Van achter naar voren? Ja! Pak het plaatje van het eindresultaat er nog maar eens bij… Hierop staat eigenlijk alles wat je nodig hebt. Dan ga je terugredeneren wat je moet doen om daar te komen… Om maar weer het voorbeeld van de balans werk-prive te gebruiken: voor welke zaken wil je meer tijd hebben om die balans te herstellen? Wanneer kun je dat ook daadwerkelijk in je agenda opnemen? Als je daarvoor afspraken moet maken met anderen, wanneer ga je dat dan doen? Anders komt dat dineetje met vrienden er nooit van… om maar eens wat te noemen. Of, tot hoe laat ga je door met werken en wie of wat schakel je in om je aan die afspraak met jezelf te houden?


Heb je trouwens ook een leuke beloning voor jezelf bedacht als je je doelen bereikt hebt? Nog niet? Dan zou ik dat zeker doen, dat helpt ook als er iets leuks op de wacht aan de horizon. Dan weet je iedere dag weer waar je het voor doet, ook als je eens wat minder gemotiveerd bent om je doelen te halen!

Veel succes en ik ben benieuwd of je wat aan deze tips hebt gehad!



Marianne Eussen

## Ik leer managers te groeien in hun rol, om een gewaardeerd manager met gemotiveerde medewerkers te zijn ##

x
x