Multi-tasken? Niet doen! Focus!

Ons brein is niet ontworpen om te multi-tasken. Het werkt optimaal als een seriële processor en niet als een parallelle processor. Goed nieuws want het heeft met leeftijd of geslacht niets te maken.

Zelfs taken die weinig met elkaar te maken hebben kunnen wij slecht tegelijkertijd uitvoeren. Het gaat hierbij natuurlijk wel om cognitieve taken. Ademhalen en lezen gaat immers prima samen. Maar probeer maar eens al lopende 162 te delen door 18. Je staat dan geheid even stil! Eenvoudigere rekensommetjes kun je wel al lopende oplossen, maar als het ook maar iets ingewikkelder wordt dan stop de eerder voor waarheid aangenomen parallelle processing. De prijs voor het tegelijkertijd uitvoeren van meerdere taken? Je wordt langzamer, maakt fouten en het stressniveau neemt toe. Er blijkt dan ook echter helemaal geen sprake te zijn van multi-tasken, het brein switch gewoon supersnel en haast onwaarneembaar van de ene naar de andere taak. Bij relatief eenvoudige taken gaat dit ongemerkt maar wanneer er sprake is van ook maar iets toenemende complexiteit dan wordt dit overschakelen zeer tijdsintensief en wel duidelijk waarneembaar. Multitasken zorgt dan ook voor een fors verlies in aandacht, als je de aandacht verlegt van de ene naar de andere taak dan blijkt uit onderzoek dat er gemiddeld 20 minuten nodig is om weer op het oorspronkelijke niveau van aandacht te komen.

Mijn ervaring aan de gemiddelde managementtafel is dat veel managers tegelijkertijd vergaderen en ook nog even (stiekum) hun mail checken en afhandelen: het effect daarvan laat zich gemakkelijk raden. Focus je dus! Een simpele methodiek voor de voorzitter: zorg na elk blok (een aantal gelijksoortige agendapunten of een tijdsblok) voor een vaststaande mailpauze van 5 minuten.

Een ander voorbeeld: de ‘mijn deur staat natuurlijk altijd open’ managementhouding heeft een hoge aaibaarheidsfactor en lijkt op het eerste gezicht dan ook op een prijzenswaardige basishouding maar is in de praktijk gewoon minder effectief en ook gewoon niet wenselijk: plan duidelijke tijdstippen wanneer de deur open staat en communiceer dit en wanneer je geconcentreerd wilt en moet werken aan dat memo of vraagstuk, sluiten maar die deur! Geen deur? Zoek een plek waar je niet onderbroken kunt worden.

Wel kan ons brein uitstekend switchen van taak naar taak: serieel dus en niet parallel. Prof. dr. Jan Theeuwes (hoogleraar cognitieve psychologie van de VU) noemt dit dan ook ‘Switchtasking’. Dit vormt de basis voor het volgende advies. Focus d.m.v. een rond de managementtafel in te zetten systematische denktechniek als managementteam expliciet op steeds één onderwerp en doe daarbij het volgende:

• het expliciet van te voren vaststellen van het specifieke doel m.b.t. de noodzakelijke besluitvorming (visievormend en explorerend òf juist beslissend en convergerend).
• het expliciet maken van een heldere keuze of het vraagstuk rationeel òf juist creatief/ intuïtief aangevlogen moet worden.
• het gestructureerd en zeer vasthoudend doorlopen van de stappen van de te gebruiken denk- en besluitvormingsmethodiek.

Door dit van te voren helder met elkaar vast te stellen en aan de stappen vast te houden neemt de effectiviteit en de tevredenheid over de beslissing fors toe. Geen multi-tasken dus meer maar focussen op een bepaalde taak en onderwerp. Het resultaat: een hogere effectiviteit, minder tijdsbeslag, meer tevredenheid en minder onnodige 'reparaties' achteraf .