Productiever door multitasken en multi team membership!?

Meer output met minder mensen tegen lagere kosten. Dat is het adagium in de meeste organisaties op dit moment. Dit is te begrijpen vanuit ondernemersperspectief en de huidige economische situatie maar ik vraag me af hoe slim de middelen die we ervoor inzetten zijn.
Hand in eigen boezem; terwijl ik deze column schrijf ligt er links van mij een tablet, rechts een smartphone en ik werk op een pc. Zojuist ging de vaste telefoon en die heb ik nog opgenomen ook. Resultaat, een bureau vol bright and shiny objects die met piepjes, belletjes en pop-upjes om mijn aandacht schreeuwen. We proberen onze productiviteit te verhogen door onszelf te omringen met smart IT producten. Bij juiste toepassing ervan helpen ze ons er daadwerkelijk maar bij de toepassing zit nu de crux.

Multitasking

Wij denken nog steeds dat we kunnen multitasken en daardoor missen we ongelofelijk veel kansen. Als internationaal spreker over samenwerken ben ik veel op congressen. Wat mij opvalt is dat een steeds groter deel van de deelnemers tijdens de pauzes druk in de weer is met hun bright and shiny objects (dus ergens anders zijn) in plaats van contact te maken met andere deelnemers die hun netwerk kunnen vergroten. Uit de onderzoeken van de Amerikaanse psychologen David Strayer en Jason Watson van de universiteit van Utah, die al jaren onderzoek doen naar multitasken, komt naar voren dat ons brein daar nauwelijks voor geschikt is. We denken dat we productiever zijn als we multitasken maar in werkelijkheid kost het enorm veel energie en zijn we minder productief dan wanneer we minder taken met meer focus afhandelen. De generatie Einstein waarvan gezegd wordt dat ze als multitaskers geboren zijn hebben al meer last van burn-out vóór hun 30ste omdat de druk om via Fakebook de beste te zijn te groot voor ze is!
Ik ben het volledig eens met Niels Taatgen, hoogleraar cognitive modelling aan de universiteit van Groningen, als hij zegt dat onze hersens multitasking heerlijk vinden. Maar om onszelf in bescherming te nemen moeten we keuzes maken. Er zijn eenvoudig weg te veel bright and shiny objects die om onze aandacht vragen. Ik zou dan ook willen pleiten voor mindfull multitasken; bewust, bekwaam en met aandacht taken afhandelen.

Multi team membership

Omdat we met steeds minder mensen hetzelfde of liever meer werk moeten afleveren is multi team membership in opkomst. In de wetenschap is het aantal artikelen en patenten dat op naam van meerdere mensen staat inmiddels rond de 80% gekomen. Volgens de onderzoeken van Peter Essens van TNO is 80% van de medewerkers in organisaties in Nederland in meer dan 1 team actief. In 60% van de gevallen zelfs meer dan 3 teams!
Het is absoluut verrijkend om in meerdere teams en verschillende contexten met andere mensen samen te werken. Helaas moesten Essens en zijn collega’s in de praktijk vaststellen dat de productiviteit van teamleden daalde naarmate ze in meerdere teams actief zijn. Medewerkers ervaren dat hun toegevoegde waarde afneemt, ze te veel moeten (daar is ie weer) multitasken en ze overvolle agenda’s hebben. Mensen zijn sociale wezens die graag ergens bij horen en graag iets bijdragen. In de praktijk is tijds-en prestatiedruk in teams enorm hoog en ligt de nadruk op het bereiken van de gestelde doelen. De vraag, waar doen we het voor? Wordt nauwelijks meer gesteld en dat leidt tot frustratie van teamleden. Daarnaast wordt de levensduur van teams alleen maar korter waardoor teamleden nauwelijks de tijd hebben om elkaar te leren kennen en elkaars talenten te ontdekken. Over ontwikkelen zullen we het maar niet hebben.

Mindfull multitasken en mindfull multi team membership.

De snelheid waarmee IT producten op de markt zijn gekomen en de enorme druk op organisaties (o.a. door de economische crisis) hebben er voor gezorgd dat we deze hulpmiddelen (IT producten en multi team membership) nog niet effectief inzetten. Volgens mij moeten we even back to basics. Bright shiny objects moeten we vervangen door effectief ondersteunende objects.

Leiders van teams zouden zich vooral bezig moeten zijn met het scheppen van een helder teamkader. Waar doen we het voor? Voor wie doen we het? Daarnaast zouden zij teamleden moeten behoeden voor te veel fragmentarisch werken en zorgen dat basale zaken zoals effectief vergaderen nu eens wel worden toe gepast. Iedereen kent de lijstjes met effectief communiceren of feedback geven helaas gebruiken we ze niet. Ik zie veel mensen die precies weten wat ze moeten doen ik zie er veel minder die doen wat ze weten!

Multitasken vervangen door mindfull multitasken

Er is ook de individuele verantwoordelijkheid om jezelf af te vragen: wat is mijn toegevoegde waarde, wat kan ik verbeteren, wat kan ik aan mijzelf verbeteren. Zelf werk ik veel met de teamrollen van Belbin. Ik vergelijk deze met muziekinstrumenten. Als individu ben je in staat 2 tot maximaal 3 van deze instrumenten (of Belbin teamrollen) te bespelen. Ik daag iedereen uit om zijn of haar sterke punten en talenten te ontwikkelen, kortom virtuoos te worden. Dat betekent voldoen aan de 10.000 uren norm (M. Gladwell, A. Ericsson) jezelf tijd gunnen om te oefenen en te ontwikkelen. Ik ben er van overtuigd dat organisaties die erin slagen om medewerkers te voorzien van instrumenten die ze tot in de puntjes leren beheersen (mindfull multitasken) en medewerkers die werken aan hun talenten zodat zij communicatieve virtuozen (mindfull multi membership) worden, de organisaties van de toekomst zijn. Let’s rock!